2022 Budget (PDF)

Approved 2022 Operating & Capital Budget   I  II  INSTRUCTIONS FOR NAVIGATING THE ANNUAL BUDGET PDF DOCUMENT The Table of Contents is hyperlinked.  To Jump to a specific page or subsection from the Table of Contents, hover  the pointer finger on the title or page number and click the mouse.    Click the Page # and Footer located at the bottom corner of any page to return to the Table of Contents at any  time.    DOCUMENT STYLE Purpose  The content of this publication follows the Associated Press (AP) Stylebook.  AP Style provides consistent guidelines  for publications in terms of grammar, spelling, punctuation, and language usage.  Some guiding principles behind  the AP style are:   Consistency   Clarity   Accuracy   Brevity  AP style also aims to avoid stereotypes and unintentionally offensive language.    Common Style Guidelines  The AP Stylebook provides an A‐Z guide to issues such as capitalization, abbreviation, punctuation, spelling,  numerals, and many other questions of language usage.  As it relates to the publication of this document, what  follows are summaries of some of the most common style rules.    States and Cities  When the name of a state name appears in the body of a text, spell it out.  When the name of a city and state are  used together, the name of the state should be abbreviated (except for Alaska, Hawaii, Idaho, Iowa, Maine, Ohio,  Texas, and Utah).    States should also be abbreviated when used as part of a short‐form political affiliation.  Examples: He was  travelling to Nashville, Tenn.  The peace accord was signed in Dayton, Ohio.  The Storm began in Indiana and  moved west toward Milwaukee, Wis.    Governmental Bodies  Capitalize references to specific bodies, even without the locality or state name: the Virginia General Assembly, the  General Assembly.    Lowercase short forms and generic references: Republicans control the assembly.  The council voted to raise  parking fines.    Government Buildings  Capitalize Capitol  and City Hall when referring to a specific building: the U.S. Capitol, the Capitol, the Virginia  Capitol, the state Capitol, Richmond City Hall, City Hall.    Lowercase general references: You can’t fight city hall.    Capital, Capitol  The city where a set of government is located is the “capital”.  Do not capitalize.  Do capitalize “U.S. Capitol” and  “the Capitol” when referring to the building in Washington D.C. , or in a state capital: “The Texas Capitol is in the  state’s capital city, Austin.”    Cities  Spell out names of cities unless in direct quotes.  Do not capitalize the word “city” when it is not used as a proper  noun (city government, the city of Chicago, but “the City gave out several citizens’ awards”).    Source: Purdue Online Writing Lab       TABLE OF CONTENTS   III  INTRODUCTION  1    Distinguished Budget Presentation Award  1    Message from the Mayor  3    Mayor & City Council  11    Directory of Staff  13    Organizational Chart  14    Personnel Summary  15    About Sun Prairie  16    Community Profile & Comparisons  19       BUDGET OVERVIEW  21    Budget Process  21    Financial Structure & Organization  25    Funds & Functional Areas  28    Funds by Type  29    Budget Initiatives Overview  31    Summary of Budget Amendments  32    Budget Initiatives Summary  33       FINANCIAL SUMMARIES  35    Comprehensive Financial Plan  35    2022 Fund Balance Summary  39    Budget Comparison by Fund  40    2022 Approved Budget Summary  41    Transfer Schedule  42    Revenue Summary & Details  43    Function Summary  44    Expense Summary & Details  47    Division Summary  48    Property Values & Tax Rate  49       DEPARTMENT BUDGET SUMMARY  51    General Government  51     Mayor  51     City Council  52     Municipal Court  55     City Attorney  57     City Administrator  61     Administrative Services  63     City Clerk’s Office  65     Human Resources  69     Finance  73     Assessing  77     Information Technology  81     Building Maintenance  85     Healthcare In‐Service  89     TABLE OF CONTENTS   IV    Public Safety  91     Police  91     Fire  95     Emergency Medical Services  97     Emergency Management  101     Building Inspection  103          Public Works  107     Public Services  107     Public Works  109     Engineering  111     GIS  115     Transportation  117     Refuse & Recycling  119     Wastewater Treatment Plant  121     Stormwater Utility  125     Fleet In‐Service  129     Sun Prairie Utilities  133          Health & Human Services  139     Senior Citizen Center/Colonial Club  139     Youth & Family Commission  141     YMCA  143     Community Schools  145     Human Services  149     Cemetery  151          Culture & Recreation  153     Public Library  153     Historical Museum  159     Recreation  163     Family Aquatic Center  167     Parks Maintenance  171     Sun Prairie Media Center  175     Park Fund  179     Tourism Commission  181          Conservation & Development  185     Community Development  185     Planning  187     Economic Development  191     Forestry  195     Traffic Impact Fee  199     Tree Fund  201     Affordable Housing Fund  203           TABLE OF CONTENTS   V    Other Financing Uses  205     Transfers  205          Debt Service Fund  207     General Debt Service Fund  207          Capital Projects Fund  211     Capital Improvement Plan  211     TID 8 – Downtown  213     TID 9 – Westside Neighborhood  217     TID 11 – Central Main Street  221     TID 12 – Business Park  225     TID 13 – Business /Industrial Park  229     TID 14 – Sun Prairie Stronger Rehabilitation & Conservation Project  231          Component Units  235     Business Improvement District  235     Community Development Authority  239          Agency Fund  243     MPSIS  243        APPENDIX  245    Appendix A – Resolutions  245    Appendix B – Budget Initiatives  249    Appendix C – Financial Policies  305    Appendix D – Capital Improvement Plan  333    Appendix E – Long Term Debt  339    Appendix F – Forecast of Revenue & Expenditures  343    Appendix G – Three‐Year Work Plan  347    Appendix H – Glossary  375    Appendix I ‐ Acronyms  381                                           GOVERNMENT FINANCE OFFICERS ASSOCIATION Distinguished Budget Presentation Award PRESENTED TO      City of Sun Prairie  Wisconsin   For the Fiscal Year Beginning  January 01, 2021         Executive Director          MESSAGE FROM THE MAYOR       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     3  Dear Honorable City Council Members and Residents of the City of Sun Prairie,  BUDGET SUMMARY  I am pleased to present the 2022 Approved Budget.  I am recommending a tax increase of 3.37% on the average  home.  This equals a $72 increase on the average home in the City Sun Prairie, which is in line with previous year  increases.  The approved annual budget of $109.0 million (excluding transfers and internal service funds) represents a 11.8  percent decrease in expenditures over 2021.  This is primarily due to the substantial completion of the wastewater  treatment plant in 2022.    2021 2022 Revised Budget Approved  Budget General Fund 26,609,379          32,084,816                            Special Revenue Funds 9,593,781            4,614,029                              Debt Service Funds 7,298,173            6,826,812                              Capital Projects  17,836,608          18,408,529                            Enterprise Funds 61,442,165          46,181,755                            Agency Fund 605,716                 661,715                                  Permanent Funds 16,002                   2                                               Component Units 265,367                258,288                                  123,667,191        109,035,946                                      Note: Excludes Transfers and Fund Balance Applied accounts    COUNCIL PRIORITIES The Common Council underwent a strategic plan process in the spring of 2019.  Eight themes or focus areas came  out  of  this  process.   They  include  human  services,  complete  transportation  network,  sustainable  Sun  Prairie,  dynamic economy, employer of choice, quality city services, downtown & central corridor vibrancy, and housing  & neighborhoods.    The  2022  budget  includes  an  emphasis  on  complete  transportation  network,  human  services,  sustainable  Sun  Prairie, quality city services, and employer of choice.  HUMAN SERVICES  The Common Council expects that the City will provide a wide range of human services to assist residents to live  to their full potential.  Service partners funded in the 2022 Approved Budget include the Sun Prairie Public Library,  the YMCA, Community Schools, and the Colonial Club.   The 2022 Approved Budget also includes funds for our  Emergency Medical Services department to combat the opioid epidemic by providing funding for Nitrous Oxide,  which offers alternative pain management options to patients.  COMPLETE TRANSPORTATION NETWORK  The community has multiple modes of transportation, ensuring the entire population has options for safe and  efficient  travel.   These  include  roads,  pedestrian  walkways,  bike  lanes,  and  mass  transit.   The  2022  Approved  Budget  includes  investments  in  all  modes  of  transportation  through  our  continued  funding  of  street  reconstruction and rehabilitation, funding for the Madison Metro express bus route, share‐ride taxi, multi‐use  MESSAGE FROM THE MAYOR   4     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       path replacement, and painting of on‐street bike lanes.   The 2022 Approved Budget also allocates funds for a  Bike/Pedestrian Plan.   This plan will assist the City in identifying and prioritizing gaps within our transportation  network.  SUSTAINABLE SUN PRAIRIE  The City continues its commitment to sustainability by reducing our carbon footprint through the use of renewable  energy and the reduction of non‐green consumer practices such as the use of gas instead of electricity to fuel  vehicles.  The City has reinforced this commitment in recent years through the installation of solar panels on public  buildings as roofs are replaced, the purchase of hybrid squad cars, and updates to bathroom and lighting fixtures  which include energy efficient components.  The 2022 budget includes the purchase of six hybrid police vehicles,  the purchase of an electric truck for Wastewater, and high volume scanning of documents to continue an ongoing  digitization project.  DYNAMIC ECONOMY  Sun Prairie is the home of many cutting‐edge businesses applying innovative practices and technology to bring  new and exciting products to the market every day.   The robust nature of the Sun Prairie business community  allows our local economy to thrive.  The City continues to be interested in diversifying its tax base by encouraging  redevelopment  of  existing  areas  as  well  as  investing  in  new  sections  of  the  city  through  annexation  and  the  creation of Tax Increment Financing Districts.  The City actively markets development opportunities through direct  contacts with professional real estate networks, advertising and sponsoring of targeted events, and responding  to site searches from regional and State economic development agencies.  EMPLOYER OF CHOICE  The City provides excellent public services, which can only be made available by dedicated and talented staff.  Our  community benefits from employees who have an amazing workplace culture where people work together toward  common goals.  As the city’s population and boundary grows, additional staff are needed to continue to provide  the same level of service our community expects.  The Common Council has been proactive in providing a modest  increase in staffing each year.   In 2021, Alders approved 3.00 additional FTE through the budget process.   The  2022 Approved budget includes funding for 8.63 FTE of additional staff.  Additionally, the 2022 Approved Budget  includes investment in our current staff by providing educational training opportunities, and certification pay to  solidify our commitment to retain quality employees.    QUALITY CITY SERVICES  City services are efficient, friendly, and accessible.  The Common Council has displayed their commitment to this  by funding initiatives that have expanded the number of polling locations and accessibility to vote during elections  as well as funding additional public safety personnel to keep our residents safe and well served.  Additionally, the  City has invested in OpenGov, which provides our community members with access to apply and pay for building  permits and licenses online.  This software has allowed the City to provide services without having to physically  enter a building.  The 2022 Approved budget continues to allocate resources to maintain current services while  also anticipating future needs through investments in the replacement of equipment and maintaining facilities  and park lands.  The City is committed to following our guiding principles of advancing equity, honoring our diverse  identity,  and  creating  an  inclusive  culture.   A  city‐wide  Equity  Audit  has  been  included  in  the  2022  Approved  MESSAGE FROM THE MAYOR       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     5  Budget to facilitate this important work to build a more diverse and inclusive organization for our employees and  the community we serve.  DOWNTOWN & CERNTAL CORRIDOR VIBRANCY  The City’s downtown area is easy to get to by bike, car, foot, or taxi.  The breadth of retail and personal services  offer great options for people visiting and living in Sun Prairie.  The downtown area, including the Bank of Sun  Prairie at Ashley Field, host a wide variety of community, cultural, sports, and entertainment events.  After the  explosion in July 2018, the Common Council provided a promise to be #SunPrairieStrong by allocating funds to  be used as a donation to the disaster relief program as well as by hiring a consultant to assist the City in a  visioning and redevelopment plan for the Main and Bristol Street intersection area.  Since the completion of the  visioning and redevelopment plan, the City has started to move forward with the recommendations that have  come out of this plan.  TID 14, created in 2021, will provide the ability to use tax incremental financing to  facilitate redevelopment.   HOUSINNG & NEIGHBORHOODS  Through the comprehensive planning process, the community has voiced the desire to have housing options in all  price ranges for those that desire to rent or own.  This affords people who come to our community the ability to  put down roots, grow with us, and allows current residents the options to stay in Sun Prairie when their housing  needs change.   Neighborhood associations provide residents opportunities to connect with neighbors  and the  greater city.  The City’s Housing Needs Assessment project will be completed in late 2021.  The deliverables defined  in the assessment will be prioritized with some projects being implemented in 2022.    ECONOMY AND REVENUES VALUATION  The approved budget balances community needs and priorities with the current economic uncertainty and  modest growth of the city.  Local government finances are subject to levy limits.  The City is currently within the  levy limit restrictions imposed by the State, however, the City is forecasting that they will be feeling the pressure  of these levy limits within the next five years.  PROPOSED PROPERTY TAX LEVY 2020 2021 General  Fund 16,543,343 $   19,736,363$   Grants Fund 18,709                 19,528                Library Fund 1,669,236          ‐                          Transportation  Fund 350,640             350,640             Recreation  Fund 37,617                 ‐                          Debt Service Fund 6,618,831         6,469,805         Fleet In‐Service Fund 20,500               ‐                          25,258,876$   26,576,336$     The City of Sun Prairie realized net new construction totaling $149.7 million, which is an increase of 285% over  last year.  The City’s equalized value (market value) increased by $312.0 million in 2021 for a total value of $4.18  billion.    MESSAGE FROM THE MAYOR   6     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       The 2022 Approved Budget includes a modest increase in the tax levy of 5.2% which is a 3.37% tax increase on the  average home. This equals a $72 increase on the average home in the City Sun Prairie, compared to 2021’s tax  increase of $31 on the average home.  STATE SHARED REVENUES & EXPENDITURE RESTRAINT PROGRAM  The Expenditure Restraint program is a challenge for the City in that the City’s expenditures for the general fund  must not increase greater than a maximum of 2% of net new construction plus the CPI.  For a growing city, it can  be difficult to continue to meet this limit each year.  The  2021  revised  budget  met  the  Expenditure  Restraint  program  limits,  while  the  2022  Approved  Budget  strategically and purposefully does not.  This means that the City will not receive the grant monies in 2023.  The  City does not use monies from the Expenditure Restraint program to balance the general fund budget.  By doing  this, the City has eliminated the reliance of these funds for operations.  The City will be directly allocating these  resources  to  the  capital  projects  fund.   Expenditure  restraint  dollars  are  being  used  to  fund  one‐time  budget  initiatives  in  the  2022  Approved  Budget.   Some  of  these  initiatives  include  FAC  pool  starting  blocks,  EMS  equipment replacement plan, and a salary study for all non‐union positions.  The City receives personal property aid that replaced the tax exemption approved by the legislature in 2017.  The  City  no  longer  receives  property  taxes  from  class  2  personal  property  (machinery,  tools  and  patterns).   Additionally, the state aid does not increase in the future years.  For a city that is growing rapidly, this translates  into a continued loss of future revenue.  TRANSPORTATION AIDS  The 2022 transportation aids are slightly less than our 2021 aids. The City did not need to increase the tax levy to  cover a loss in state funding.  SANITATION FUND  The sanitation fund charges annual fees for recycling and refuse collection to residential properties.  The annual  fees were increased in 2017 to $48 for recycling and $75 for refuse collection.  The fees were intended to cover  the cost of the residential contract for the collection of waste to residential properties.  No increase is projected  for the contracted costs in 2022.  WATER POLLUTION CONTROL FUND  The water pollution control facility (plant) is in the process of a facility expansion to meet the statutory required  reduction  of  phosphorous  and  to  meet  future  growth.   This  will  incorporate  the  projected  costs  of  the  plant  upgrade,  which  began  design  in  2019  and  construction  in  2020.   The  2019  and  2020  budgets  included  rate  increases of 9.3% and 11.5% respectively in anticipation of this project.  A rate increase of 3.7% is needed to cover  the operational needs of the facility.  This equates to approximately $10 annually on the average home.  STORM WATER FUND  The storm water utility is in the process of constructing a regional storm water facility on the west side.  The land  was acquired in 2017 and construction is expected to be completed in late 2021.  No increase is required to cover  the budgetary needs of the fund in 2022.  MESSAGE FROM THE MAYOR       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     7  SUN PRAIRIE UTILITIES  Sun Prairie Utilities manages the City’s Electric and Water System. In 2022, the electric utility will begin several  long‐range system plan initiatives ‐‐ a Business Park Substation expansion project due for 2023 completion, and  installation of three (3) distribution circuit upgrades.  After extensive development, it will also continue  implementation of an outage management system.  The water utility, following successful test well drilling in  2021, is collaborating with the Sun Prairie Area School District on design and construction of new Well #10, a  permanent well house/outdoor classroom pavilion at the east High School site to be completed in 2023.  The  water utility is also replacing aging water main in several areas (some with City street reconstruction projects;  some believed to be lead), and administering grants and loans to customers for replacement of private lead  service lines.  The water utility filed for a rate increase in May 2021, and expects to have Public Service  Commission of WI approval on the new rates by early 2022.  In addition, Sun Prairie Utilities as a whole will  begin the design and possible construction of a new main operations facility, continue deployment of advanced  metering infrastructure, and convert to new financial and document management software.       COMPENSATION, BENEFITS AND STAFFING COMPENSATION & BENEFITS  The City has two bargaining units which represents police officers and paramedics.  All other employees are non‐ represented.  The two largest monetary challenges the City has are salaries and healthcare.  The 2022   Approved Budget includes a cost of living increase of 1.5% as well as a performance based step increase on their  anniversary for all non‐union employees.  The increase is based on where the employees wage rate falls on the  range for  the position.   Union represented police officers will receive a 1.5%  increase  both on  the first pay in  January and the first pay in July.  This contractual increase has been included in the 2022 Approved Budget.  The  union represented paramedics approved the 2022‐2024 contract in December 2021.  This contract did not include  wage increases for the paramedics as they shift to a new rotation that will reduce total annual hours.  The City continues to experience significant increases in healthcare costs and this will be a challenge that the City  faces in the future.  The City converted to a high‐deductible healthcare plan in 2016 to reduce the rising cost of  healthcare benefits.  The City has historically experienced 8‐10% increases annually.  Due to an increase in costs  exceeding 10%, the City elected to change providers in 2019.  This change capped the 2019 increase to 8.7% with  increases  for  the  next  two  years  not  to  exceed  6.9%  in  2020,  8.9%  in  2021,  and  7.9%  in  2022.   Through  negotiations, the City was able to obtain a 5.0% increase in healthcare premiums for 2022, instead of the 7.9%  cap.   The  City  should  maintain  the  reduction  based  upon  utilization  and  the  employee  wellness  clinic.   The  approved budget does not include any plan changes including the City’s contribution to the HSA/HRA for the high‐ deductible plan.  The City entered the Wisconsin Retirement System on January 1, 2017.  This system requires that the employees  share in the required pension contribution.  Employees hired on or before January 1, 2017 were allowed the choice  of converting to WRS or remaining with the City’s 401a plan.  By resolution, the City indicated that the 401a plan  would mirror the WRS employer contributions. The contribution rate employees pay decreased from 6.75% in  2021 to 6.50% for 2022.  The city contribution for public safety employees (police and paramedics) will increase  to 12.04% in 2022 from 11.84% in 2021. For all other employees, the city is required to pay 6.50% in 2022.   MESSAGE FROM THE MAYOR   8     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       STAFFING  The 2022 Approved Budget includes additions to staffing to strengthen service to the community as described  below:  Description  Budgetary Cost  w/ Benefits  FTE  Funding  Source  Start  Date  LTE Museum Registrar  8,883  0.00  General Fund  1/1/2022  IT System Administrator  133,908  1.00  General Fund,  Media Center,  Stormwater,  Wastewater  1/1/2022  2 Police Officers  214,599  2.00  General Fund/ERP  8/1/2022  Social Worker  125,130  1.00  ARPA Grant  1/1/2022  Paramedic  68,574  1.00  General Fund  5/1/2022  Neighborhood Service Specialist  95,429  1.00  General Fund/Borrow  3/1/2022  LTE Office Assistant  16,171  0.00  General Fund  1/1/2022  Production Manager  8,872  0.13  Media Center  1/1/2022  WW Collections Systems Tech  171,759  2.00  Wastewater Fund  1/1/2022    CAPITAL IMPROVEMENT PLAN The  City  Council  approved  a  Ten‐Year  Capital  Improvement  Plan  (CIP)  for  the  years  2022‐2031.   The  2022  CIP  projects have been included in the 2022 Approved Budget.  Please see appendix B for a list of these projects.  The  CIP includes projects for infrastructure, equipment and vehicles.    FUNDING SOURCES  Various funding sources are used for capital projects.  The primary funding source is capital borrowing.  The  City’s funding sources include general obligation debt (36%), general obligation debt abated by enterprise funds  (4%), grants and donations (11%), traffic impact fees (4%), park impact fees (2%), and fund balance or prior  borrowed funds (43%).    36% 4% 11% 43% 4% 2%2022 Capital Funding General Obligation Debt 2022 Enterprise General Obligation Debt Grants and Donations Fund Balance/Prior Borrowed Funds Traffic Impact Fees MESSAGE FROM THE MAYOR       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     9  TRANSFERS AND REPAYMENTS TO GENERAL FUND FROM OTHER FUNDS  REPLACEMENT FUNDS / DESIGNATED FUND BALANCE   The City levies for the Building Maintenance Fund (assigned general fund balance) each year to assist in the repairs  and maintenance of the City’s buildings.  The 2022 budget includes $45,000 for this purpose.      TAX INCREMENT DISTRICTS (TIDS) The availability of tax increment financing is one of the major tools used for economic development.  As the City  expands  and  establishes  more  tax  increment  districts,  it  becomes  imperative  to  closely  monitor  and  plan  the  development of each district.   The City currently has six active tax increment districts.  Four of the six districts have advances from the general  fund.  One of the districts have begun to pay back the advances but the remaining districts will continue to  require funding from the general fund for several years.  For details on the tax increment financing districts  please visit the district operating budgets.    TAX  INCREMENT FINANCING DISTRICT #8 (TID8) – Currently this district has a general fund advance of approximately  $1.8 million.  The City anticipates that this will be paid back to the general fund in 2024 upon retirement of the  majority of the debt in TID 8.   The project period for TID 8 closes in 2024, and the TID is anticipated to close in  2025.  TAX INCREMENT FINANCING DISTRICT #9 (TID9) – Currently this district has a general fund advance of approximately  $170,600.  The project period for TID 9 closes in 2022.  The 2022 budget includes the debt payment for the taxable  general  obligation  borrowing  in  2019  of  $4.2  million  to  pay  an  economic  incentive  payment  due  for  the  construction of a hotel in the district.   It also includes an economic incentive payment for Iowa Machine Shed  based upon the approved development agreement.  This district continues to see new development.  The TID is  anticipated to remain open until 2026.  TAX INCREMENT FINANCING DISTRICT #11 (TID11) – TID 11 currently does not receive assistance from the general  fund.  The fund continues to see new development and the 2022 budget includes economic incentive payments  for five separate development agreements.   TID 11 project period ends in 2031.   The City does not anticipate  closing the TID until after the close of the project period.  TAX INCREMENT FINANCING DISTRICT #12 (TID12) – TID 12 has a general fund advance of approximately $452,700.   New development is needed in the district before the district can start repaying back the general fund advance.   The TID is not anticipated to close until the mandatory termination in 2036.  TAX INCREMENT FINANCING DISTRICT #13 (TID13) – TID 13 has a general fund advance of approximately $885,000  which the City expects will be repaid by 2022 or 2023.  The City has seen continued development in this district,  which has significantly increased the value of the area.  The project period for this TID ends in 2032, but the district  could close as early as 2026.    TAX INCREMENT FINANCING DISTRICT #14 (TID14) – TID 14 was created in 2020 as a rehabilitation and conservation  district and overlays with many parcels included in TID 8.  Projects within this district include the construction of  the Bougie building and the restoration of the bell tower on Old City Hall.  MESSAGE FROM THE MAYOR   10     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget         LOOKING AHEAD On March 11, 2021, President Biden signed the American Rescue Plan Act (ARPA) of 2021 into law.  This funding  package  is  intended  to  combat  the  COVID‐19  pandemic.   Sun  Prairie  is  to  receive  $3.6  million  between  two  tranches.   In  July  of  2021,  City  Council  approved  a  first  phase  of  projects  that  support  the  urgent  COVID‐19  response efforts, support immediate economic stabilization for households and businesses, and address systemic  public health and economic challenges.  In the coming months, and over the next year, additional funding requests  for ARPA monies will be brought forward for City Council to review and act upon.    The City’s Financial Management Plan indicates that within the next four to five years we could be constrained by  state levy limits.  As a result of the restrictions caused by levy limits and challenging economic conditions, the City  most likely will not have the capacity to provide departments with resources to pursue new priorities.   Should  departments wish to introduce new priorities in future years, department leaders will have to fund these priorities  by using monies that are already allocated within their existing budgets.    CONCLUSION I am pleased to present a budget that reinforces the priorities of our Common Council while being sensitive to the  resources our residents contribute so that we can provide the services they desire and expect.  I believe the 2022  Approved  Budget  maintains  investment  in  our  existing  infrastructure  as  well  as  provides  a  similar  level  of  municipal service as in previous years.    Paul T. Esser   Mayor     MAYOR & CITY COUNCIL       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     11             Paul T. Esser  Mayor                                      Theresa McIlroy  Aldermanic District 1    Bob Jokish  Aldermanic District 2    Maureen Crombie  Aldermanic District 3    Faustina Bohling  Aldermanic District 4                             Steve Stocker  Aldermanic District 1     Teresa Stevens  Aldermanic District 2    Michael Jacobs  Aldermanic District 3    Mary Polenske  Aldermanic District 4      DIRECTORY OF STAFF       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     13  Aaron Oppenheimer  City Administrator    Jeffrey Robbins  Sun Prairie Media Center Director    Svetha Hetzler  Library Director           Caitlin Stene  Director of Administrative  Services    Brian Flannery  Director of Building Inspection    Kristin Grissom  Parks & Recreation Director           Kristin Vander Kooi  Finance Director    Benjamin John  Public Works Operations Manager    Joshua Clements  Planning Director           Peter Krystowiak  City Assessor    Taylor Brown  Economic Development Director    Mike Steffes  Chief of Police           Elena Hilby  City Clerk    Brian Goff  EMS Chief    Christopher Garrison  Fire Chief           Adam Schleicher  Director of Public Services    Tom Veith  Engineering Director    Jeremy Cramer  Wastewater Treatment Plant  Superintendent           Stafford and Rosenbaum  City Attorney (contracted)    Brenda Sukenik  Human Resources Director    Rick Wicklund  Sun Prairie Utilities Manager           Scott Kugler  Director of Community  Development    Donald McDermott  Information Technology Director    Ryan Swantz  Controller          MISSION STATEMENT To provide valuable, responsive, and cost‐effective services that enable residents to enjoy a high quality of life.    VISION STATEMENT We want to coordinate the development of a modern community that understands and has pride in its roots to  the past. We want to help develop “homes” for the residents that live here, through the creation and maintenance  of neighborhoods. Each neighborhood will be equal in importance but separate in its identity. Our school system  will play a major factor in the development of the neighborhoods and will serve as the community center.  We want to help create harmony amongst all residents, where race and socio‐economic differences play no factor.  We want everyone to feel that their personal safety is not at risk, whether they are at home or walking down the  street.  ORGANIZATIONAL CHART 14     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget    Citizens of Sun  Prairie Municipal Judge Mayor City Council Sun Prairie Utilities City Administrator* Administrative  Services* Finance* City Clerk* City Assessor* Information  Technology Human Resources City Attorney* Community  Development* Planning Building  Inspection* Economic  Development Tourism & BIDPolice EMS* Library Public Services* Public Works Fleet Building  MaintenanceWastewater  Treatment Plant Engineering GIS Transportation Parks, Recreation,  & Forestry* Museum Fire Department Media Center Sustainability Diversity, Equity,  and Inclusion See Page 95 for a full description  of the City’s relationship to the Sun  Prairie Fire Department  * Denotes positions appointed by the Common Council CITY OF SUN PRAIRIE PERSONNEL SUMMARY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     15  2021  to 2022 2022  FTE Change Ma yor & Council 1 ***** Municipal  Court 1.00 1.00 1.00 1.00 0.00 City Attorney 2.00 2.00 2.00 2.00 0.00 City Clerk & Elections 4.56 4.56 4.56 3.00 ‐1.56 Administration 3.00 3.00 3.00 4.00 1.00 Administrative  Services n/a 1.00 1.00 1.00 0.00 Human Resources 3.50 4.00 4.00 4.00 0.00 Finance 6.00 4.63 5.63 6.19 0.57 Assessing 4.00 2.00 4.00 4.00 0.00 Information Technology 5.00 5.00 5.00 6.00 1.00 Building Maintenance 3.00 3.00 3.00 3.00 0.00 Police Department 2 76.00 76.00 77.00 80.00 3.00 Emergency Medica l Services 14.00 14.00 14.00 15.00 1.00 Building Inspection 6.00 6.00 6.00 7.00 1.00 Public Services n/a 3.00 3.00 3.00 0.00 Public Works 13.00 10.00 10.00 10.00 0.00 Engineering 7.00 6.00 6.00 6.00 0.00 GIS 2.00 2.00 2.00 2.00 0.00 Transportation 0.00 0.00 1.00 1.00 0.00 Sanitation 2 seasonal seasonal seasonal seasonal Wastewater  Utility 10.00 11.00 12.00 14.00 2.00 Stormwater  Utility 5.00 5.00 5.00 5.00 0.00 Fleet In‐Service Fund 4.00 4.00 4.00 4.00 0.00 Museum 1.00 1.00 1.00 1.00 0.00 Recreation  Programs 3.50 3.70 3.70 3.70 0.00 Family Aquatic Center 2 seasonal seasonal seasonal seasonal Parks Maintenance 8.00 8.00 8.00 8.00 0.00 Sun Prairie  Media Center 5.00 3.88 3.88 4.00 0.13 Sun Prairie  Public Library 24.10 19.60 19.60 19.60 0.00 Community Development n/a 1.00 1.00 1.00 0.00 Planning 5.00 4.00 4.00 4.00 0.00 Economic Development 3.00 3.00 3.00 3.00 0.00 Forestry 1.00 1.00 1.00 1.00 0.00 Sun Prairie  Utilities 32.90 32.90 33.90 34.00 0.10 252.56 245.26 252.26 260.49 8.23 1The City M ayor and City Council members are elected positions. 2LTE and seasonal positions are not included in the FTE count. NOTE: The table above does not reflect interdepartmental allocations. FTE allocations are referenced in the Department Budget Summa ry reports. Total All Funds 2019  FTE 2020  FTE SUN PRAIRIE UTILITIES Personnel  by Division GENERAL GOVERNMENT PUBLIC SAFETY PUBLIC WORKS CULTURE & RECREATION COMMUNITY DEVELOPMENT 2021  FTE ABOUT SUN PRAIRIE 16     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget    SUN PRAIRIE, WI  POPULATION  MEDIAN AGE  MEDIAN HOUSEHOLD INCOME  35,694  34  $78,792  0.7% GROWTH  UNEMPLOYMENT RATE  NUMBER OF BUSINESSES  MEDIAN HOME VALUE  3.80%  374*  $286,400  4.3% DECREASE  * Number reflects member businesses of the Sun Prairie Chamber of Commerce located within 25 miles of Sun Prairie  GROWING COMMUNITY Sun Prairie is a vibrant and thriving community; known in  the region for its high quality of life, its excellent parks and  recreation  programs,  historic  downtown,  its  exceptional  public  school  system,  and  progressive  approach  to  the  development and redevelopment of the community.  As the City continues to grow, the need and de mand  for  city  services  will  also  increase.  Documents  such  as  this  report  are  important  tools  to  communicate  the  state  of  the  City’s  finances  with  the  public.   It  demonstrates  the  City is responsibly managing public funds to ensure it can  continue  to  provide  a  high  level  of  service  to  the  commu nity.  28000 30000 32000 34000 36000 38000 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 City of Sun Prairie Population Over the  last ten years, Sun Prairie’s population  has increased 19.4 percent.   As a  percentage of the state of  Wisconsin population, Sun Prairie is one of the fastest‐growing municipalities in the State. This is also reflected in  the  fact  that  the  Sun  Prairie  Area  School  District  is  the  fastest growing school district in Wisconsin.   Source: U.S. Census Bureau ABOUT SUN PRAIRIE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     17  ECONOMY Sun Prairie also benefits from a strong and diverse local  economy.    The  City’s  2021‐unemployment  rate  of  3.8  percent,  was  lower than the State of Wisconsin as a whole (3.9 percent)  and significantly lower than that United States as a whole  (5.4 percent).  Employers within the City represent a variety of different  industries  with  positions  of  varying  skills  and  education  levels.  Some  of  the  industries  include  advanced  manufacturing,  finance  and  insurance,  agricultural  technology,  retail,  customized  product  design,  printing,  publishing  and  graphics,  warehousing  and  distribution,  and others.    Sun Prairie’s Top Ten Employers account for nearly twenty‐five percent of the city’s total employment:    Table 5: Top Ten Employers    Employer    Employees    Sun Prairie School District    1,501      City of Sun Prairie    755      Colony Brands    505      QBE Insurance    490      Costco Wholesale    419      Prairie Athletic Club    330      Royal Printing    313      Wisconsin Distributors    310      Target    274      Continental Conti Tech    264        Source: City Economic Development Division              Over the last ten years, the City has seen significant increases  in its equalized value.  Equalized value increased by 8.1  percent in 2021.  This is the eight year in a row that the City’s  tax base has increased.  The City has regained the losses  sustained during the great recession.  Over the long term, the  City is likely to continue to experience significant residential  and commercial growth due to its proximity to the city of  Madison.    In 2020, the City had net new construction growth of 3.88  percent or $149.7 million.        2.00% 4.00% 6.00% 8.00% 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Unemployment Rate Sun Prairie Wisconsin Source: US Bureau of Labor Statistics   $2.0  $2.5  $3.0  $3.5  $4.0  $4.5 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Sun Prairie Equalized Value ($ in billions) Source: Wisconsin Department of Revenue  ABOUT SUN PRAIRIE   18     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       Additionally, personal income within the City of Sn Prairie continues to grow.  Per capita personal income has  risen over $8,100 since 2009 to $36,190.  This continues to exceed the per capita personal income of the State  of Wisconsin as a whole.    EDUCATION   The majority of Sun Prairie residents are in the Sun Prairie School District, with a small percentage of residents in  the DeForest School District.  Nearly 45 percent of the working population (residents 25 years or older) have a  Bachelor’s degree or higher.  Of this working population, residents aged 25 to 44 years, 50.5 percent have a  Bachelor’s degree or higher.    GOVERNMENT AND ORGANIZATION The City operates under a Mayor – Council form of government.  The Mayor is elected for two years and eight  council members representing four districts are elected for staggered two‐year terms.  The City Council appoints  the City Administrator to carry out council priorities and administer  City operations.  The City Council appoints  city department heads as specified in city ordinances.    HISTORY OF SUN PRAIRIE Sun Prairie’s history dates back to 1837 when President Van Buren commissioned a party of 45 men, including  August Bird, to build a state capitol in Madison.  The group of men left Milwaukee on May  26, 1837 and  travelled multiple days in the rain.  On June 9, the group emerged at the edge of the prairie and with the sun  shining, carved the words Sun Prairie into a tree.  The Town of Sun Prairie was created on February 2, 1846 and  the City of Sun Prairie, which grew from the town, was incorporated in 1958.    The City of Sun Prairie is located 20 minutes from downtown Madison.  Its downtown is a unique community  gathering place with a growing commercial center.  The City has residential options ranging from affordable,  higher density rental housing to executive‐level single ‐family homes.  A successful business park created in 1983  has grown to 345 acres with over 40 businesses and 1,300 employees.  The City has a community park system  with 45 facilities on more than 425 acres, an aquatic center and ice arena, public library, and growing retail  areas.      Figure 6: Sun Prairie’s location in Wisconsin    COMMUNITY PROFILE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     19  DANE COUNTY, WISCONSIN Located in Dane County, Sun Prairie is part of the Madison, Wisconsin Metropolitan Statistical Area (MSA), the  political center of the state, and second largest economic and populous MSA in Wisconsin.    Dane County was formed in 1836 as a territorial county and organized in 1839.  It was named after Nathan   Dane, a Massachusetts delegate to the Congress of the Confederation who helped carve Wisconsin out of the  Northwest Territory.  Dane County was settled in the 1840s by settlers from New England.    GOVERNMENT Dane County is governed by a county executive and a County Board of Supervisors.  The County Executive is  elected in a countywide vote.  The Board of Supervisors consists of 37 members, each elected from single  member districts.  As the policy‐making body of the county government, the Board of Supervisors enacts county  ordinances, levies taxes, and appropriates money for services.    POLITICS Dane County has supported the Democratic nominee for President all but five times since 1912, and in every  election since 1960.  Dane County was one of the few counties in the United States to elect a member of the  Green Party into county‐level office; that official was Leland Pan.    EDUCATION Dane County’s school districts approved significant increases in their 2019‐2020 levies.  Statewide, total school  district levies rose 3.7%, according to the Wisconsin Department of Public Instruction.  One district in Dane  County has a double‐digit ley increase: Wisconsin Heights at 14.2%.  Four more – Belleville, Middleton‐Cross  Plains, Oregon, and Madison – had increases between 6% and 10 %.  Madison, by far the largest district in the  county, increased its levy by 6.0%, or $19.9 million, to $350.0 million.    COMMUNITY PROFILE   20     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       COMMUNITY COMPARISONS   Popularly referred to as the Greater Madison Area (GMA), this area includes several adjacent communities with  distinct municipal jurisdictions.  The following section provides a perspective on the relative populations of the  largest cities in the GMA.     This information was obtained from city Budget Offices, as well as printed and online  budget documents    City Population City Square Miles           $ in millions City of Madison 269,942 City of Madison 82.60 City of Fitchburg 41,946 City of Fitchburg 35.21 City of Sun Prairie 35,967 City of Sun Prairie 12.93 City of Middleton 21,934 City of Middleton 9.07 City of Verona 14,030 City of Verona 6.36 City of Stoughton 13,078 City of Stoughton 5.09 City of Monona 8,451 City of Monona 3.35 City Equalized Value City Mill Rate    $ in millions       $ per $1,000 assessed value City of Madison $32,940.4 City of Verona $23.50 City of Middleton $4,263.3 City of Sun Prairie $21.77 City of Sun Prairie $4,176.1 City of Middleton $21.64 City of Fitchburg $4,100.3 City of Madison $20.95 City of Verona $3,199.9 City of Fitchburg $20.49 City of Monona $1,538.7 City of Monona $20.28 City of Stoughton $1,341.3 City of Stoughton $19.24 Figure 7: Greater Madison Area BUDGET PROCESS       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     21  BUDGET DEVELOPMENT The City of Sun Prairie employs three primary  financial tools to make informed financial  decisions.  The tools are:  1. The Ten‐Year Capital Improvement  Plan (CIP) 2. The Five‐Year Financial Management  Plan (FMP) 3. The Annual Budget BUDGET CALENDAR FIRST QUARTER SECOND QUARTER THIRD QUARTER FOURTH QUARTER MARCH MAY JULY OCTOBER Departments update the Ten‐ Year Capital Improvement Plan. Finance Department  prepares the Ten‐Year  Capital Improvement Plan  document. Departments start entering  cost‐to‐continue estimates.  Finance Department  updates personnel budgets. Budget presentation to the  Council.  Council debates the budget  during work sessions.           JUNE  AUGUST  NOVEMBER 9, 2021    Presentation of the Ten‐ Year Capital Improvement  Plan to the Committee of  the Whole.  Finance Department begins  working on the revenue and  expenditure forecast and  five‐year request for service  changes. Council approves the Ten‐ Year Capital Improvement  Plan.  The first year of the  plan is incorporated into the  budget.  Committee of the Whole  reviews the Financial  Management Plan and sets  priorities. Public hearing regarding the  budget document.  NOVEMBER 16, 2021  Council approves the budget.              SEPTEMBER        City Administrator meets  with Department Directors  to review budget change  requests (initiatives).  Finance Department  completes the draft budget  document.  City Administrator and the  Mayor review the budget  document.  The Mayor  selects the initiatives to  include in the budget by  ordinance.   BUDGET PROCESS 22     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget    TEN-YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PLAN The budget cycle begins in March with the development of the ten‐year Capital Improvement Plan (CIP).  The CIP  focuses on City assets with a value greater than $25,000 and an expected life of more than 10 years.  It includes  road projects, facility improvements, equipment needs, and other capital asset maintenance and needs.  The  Capital Improvement Policy and the Debt Management Policy outline the structure to which the Ten‐Year  Capital Improvement Plan must adhere.  The cost of the capital expense and an estimated cost of the asset’s operating budget are included in the  preparation of the plan.  Departments propose projects based on the direction of the City’s development, the  Westside Traffic Impact Fee Plan, the Parks and Open Space Plan, the Long‐Range Electric System Plan, and the  Long‐Range Water System Plan.  The CIP Committee reviews all projects and tanks them according to priorities established by the City Council  and defined in the Capital Improvement Policy.  In June, the draft CIP is submitted to the Committee of the  Whole and published on the City’s website and in hard copy for public review.  The Committee of the Whole  holds several work sessions and a public hearing for citizens to provide input on the proposed projects.  The  Committee of the Whole votes for its approval of the CIP and forwards the document to the City Council for a  final vote and approval.  The Council approves the CIP by July.  The first year of the CIP is incorporated into the  Annual Budget that is presented to Council in October.  FIVE-YEAR FINANCIAL MANAGEMENT PLAN The second phase of budget development is the creation of the Five‐Year Financial Management Plan (FMP).   City departments articulate significant operational needs that may not be included in a traditional forecast of  revenues and expenditures.  Examples include:   a change in service of service delivery  a need for additional personnel or equipment due to the growth of the city ANNUAL CITY BUDGET The last phase of budget development is the operating budget.  During the budget preparation, city  departments have four tasks:  1. Complete the cost to continue budget for current operation service levels 2. Identify goals and initiatives for the coming year (including those identified in the FMP) 3. Project current year end expenditures 4. Forecast revenues The Finance Department updates revenues and expenditures in August following the release of the State of  Wisconsin’s Equalized Property Values on August 15th.  The City Council holds several work sessions to provide  staff with guidelines for developing the City’s Annual Budget.  The Mayor and City Administrator review departmental budget requests and determine which goals and  initiatives will be included in the Recommended Budget.  The Recommended Budget and the Budget approved  by Council must be in balance: General Fund revenues must be equal to General Fund expenditures.  BUDGET PROCESS City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     23  The Mayor presents the Recommended Budget to the City Council on or before October 20, in accordance with  State Statute.  The Recommended Budget is simultaneously made available to the public and the Council.  The  public can view a printed copy at the City Clerk’s office or the Sun Prairie Public Library.  The public can also view  and download the document from the City’s website.  The City Council reviews the Recommended Budget and makes desired modifications.  A public hearing provides  residents with the opportunity to present input concerning the budget.  The City Council must approve the final  budget by a three‐fourths supermajority vote on or before December 8, per State Statute.  Once the budget is  finalized, the tax levy rate is calculated and property tax bill distribution begins.  The budget takes effect January 1 of each year.  BUDGET MONITORING The budget is monitored throughout the year to ensure city departments remain within budget and complete  planned activities.  City Council receives monthly updates and a full financial report each quarter.  If  unanticipated expenses occur, the budget can be amended during the last six months of the year in accordance  with the City’s Budget Management and Amendment Policy.  BUDGET AMENDMENTS Budget amendments may be required over the course of the year due to unanticipated revenues, expenditures,  or a decision by elected officials to modify the services and programs provided by the City.  An amendment is  required to transfer funds between departments, to increase total expenditures within a fund, to utilize  contingency funds, or to transfer budget funds between capital projects.  Budget amendments are completed in  the last half of the year; ensuring adequate information related to revenue and expenditure trends,  performance, and other factors prior to the passage of a budget amendment.  BUDGET BASIS The City of Sun Prairie adopts an annual budget using the modified accrual basis, which is consistent with  Generally Accepted Accounting Principles (GAAP).  Revenues are recorded when they are both measurable and  available, while expenditures are recorded when the related fund liability is incurred.  Fund statements in the  Annual Comprehensive Financial Report (ACFR) are modified accrual basis for the governmental funds: General  Fund, Special Revenue Funds, Debt Service Funds, and Capital Projects Funds; and accrual basis for the  Proprietary Funds.  The major differences between the adopted budget and the GAAP for Governmental Funds are:  1. Encumbrances are recorded as the equivalent of expenditures (budget) as opposed to a reservation of fund balance (GAAP). 2. Certain revenues and expenditures are not recognized for budgetary purposes are accrued (GAAP). The major differences for Enterprise Funds are:  1. Encumbrances are recorded as the equivalent of expenses (budget basis) as opposed to an expense of the following accounting period (GAAP). 2. Certain items, such as principal expense and capital outlay, are recorded as expenditures for budgetary purposes as opposed to adjustments of the appropriate balance sheet accounts (GAAP). BUDGET PROCESS 24     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget    BUDGET POLICIES Financial Policies are located in Appendix C  The City of Sun Prairie has adopted financial policies that align with State of Wisconsin Statutes and provide city‐ directed guidelines to manage City finances.  Below are highlights of the financial policies of the City of Sun  Prairie:  OPERATING BUDGET POLICIES  Current revenue will be sufficient to support current operating expenditures.  In the event that recurring expenditures exceed recurring revenues, non‐recurring draw‐downs of unassigned general fund balance is permitted to the extent that they are done in compliance with the Fund Balance Policy and the Budget Management and Amendment Policy.  Operating budgets are established at the department and fund level.  The City Administrator may approve transfers within departments. Transfers between departments or funds require City Council approval with a three‐fourths supermajority vote.  A contingency account in the annual operating budget provides for unanticipated expenditures of a non‐ recurring nature.  Transfers from the contingency account will require City Council approval with a two‐ thirds vote.  Financial systems will be maintained to monitor expenditures, revenue, and function performance on an ongoing basis.  Revenue and expenditures will be projected for the next five years and will be updated biannually. DEBT MANAGEMENT POLICY  Long‐term debt will not be issued to finance current operations.  Capital projects financed through the issuance of bonds will be financed for a period not to exceed the expected useful life of the asset/project.  The total direct debt principal outstanding at the end of each budget year will not exceed 1.75% of the City’s total equalized value for that year.  The portion of the City’s total tax levy used for payment of general obligation debt will not exceed 27.5% of the total levy amount. CAPITAL IMPROVEMENT POLICY  Adopting an annual capital improvement budget based upon a ten‐year capital improvement plan that is updated annually.  Coordinating development and approval of the annual capital improvement budget with the development of the operating budget, and considering future operating costs associated with new capital improvements. FINANCIAL STRUCTURE & ORGANIZATION       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     25  FUND DESCRIPTIONS The City records its financial transactions in individual funds.  A fund is a grouping of related accounts used to  maintain control over resources that have been designated for specific activities or objectives.  The City uses  fund accounting to ensure compliance with finance‐related legal requirements, as well as for managerial control  in order to demonstrate fiduciary responsibility over the assets of the City.  Types of funds used by the City  include governmental funds, proprietary funds, and fiduciary funds/      City of Sun Prairie’s Funds  1. Governmental Funds 2. Proprietary Funds 3. Component Funds 4. Permanent Funds 5. Agency Funds GOVERNMENTAL FUNDS GENERAL FUND The General Fund is the primary operating fund of the City; it accounts for the revenues and expenditures  necessary to carry out basic governmental activities, except those required to be accounted for in another fund.   The General Fund is a major fund.    DEBT SERVICE FUND Debt service funds are used to accumulate funds for general long‐term debt principal and interest costs.  The  City of Sun Prairie has two debt service funds:    Debt Service Fund The Debt Service Fund is a major fund used to account for the accumulation of resources for, and the  payment of, general obligation long‐term debt principal, interest, and related costs not abated by the  proprietary fund operations.    TIF District #6 Fund Tax Increment Financing District #6 (TIF 6) completed its expenditure period as defined by Wisconsin  State Statutes.  The TIF remains open to accumulate funds to pay remaining principal, interest, and  related debt service costs.  TIF 6 is expected to close at the end of its life in 2020.    CAPITAL PROJECTS FUNDS Capital project funds are used to account for capital acquisition, construction, and rehabilitation of assets.  This  includes land, equipment, and infrastructure.    Capital Projects Fund The Capital Projects Fund is a major fund that accounts for the acquisition, construction, and  rehabilitation of city‐owned assets that are funded by the General Fund, Obligation Debt, and Grants &  Donations.    Development Projects Fund This fund accounts for the flow‐through of engineering costs for infrastructure constructions completed  by a developer and later dedicated and accepted by the City.  This is a non‐major fund.         FINANCIAL STRUCTU RE & ORGANIZATION 26     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget    Tax Increment Financing District Funds The City has five active Tax Increment Financing (TIF) Districts currently classified as capital project  funds.  None of these funds have reached the end of the expenditure period as defined by  Wisconsin State Statutes.  TIF 8 is the only TIF fund classified as a major fund.  SPECIAL REVENUE FUNDS Non‐major special revenue funds are designated to a specific purpose.  All of the City’s Special Revenue Funds  are non‐major funds.  The City of Sun Prairie has the following Special Revenue Funds:  Grants and Donations Fund This fund received grants and donations, which are used for the purpose received.  Transportation Impact Fee Fund This fund received revenue from the Transportation Impact Fee.  The fee is paid at the time a new  building permit is issued for development within the boundaries on the City’s west side.  Fund  expenditures must relate to transportation improvements determined to be necessary and as presented  in the Westside Traffic Impact Fee Report.  This fund is governed by Wisconsin State Statutes and City  ordinances.  Sun Prairie Media Center Fund This fund receives revenues from franchise fees and accounts for expenditures related to the Sun Prairie  Media Center.  Refuse and Recycle Fund Revenues from refuse and recycling special charges are deposited in this fund.  The proceeds are used to  pay the contract for City Refuse and Recycling residential collection services.  Park Fund This fund received revenue from the Park Impact Fee; the fee is paid by the developer at the time new  construction occurs.  Fund expenditures are allowed for purchasing, developing, and improving park  land and facilities required as a result of land development.  The fund is governed by Wisconsin State  Statute and City Ordinances.  Street Tree Fund Fees for the installation of trees are collected at the time a building permit is issued.  Fund expenditures  are allowed for the installation of trees along City streets.  Tourism Fund Seventy percent of revenues generated from the local Hotel Tax are deposited into this account; the  remainder of Hotel Tax revenues are deposited into the General Fund.  This fund accounts for fund  expenditures used to support activities designed to promote Sun Prairie tourism.  Transit Fund This fund accounts for revenues received from intergovernmental grants and aids, transfers, donations,  and transportation program fares.  Expenditures for transit services, including share‐ride taxi services  and metro bus services are recorded here.  PROPRIETARY FUNDS ENTERPRISE FUNDS Enterprise funds are established to account for operations that are similar to those of a private business.  User  fees are established and revised to ensure that revenues are adequate to meet all necessary expenses.  All  enterprise funds are considered major funds.  The City of Sun Prairie has the following enterprise funds:  Water Pollution Control Facility This fund accounts for costs associated with the management and operations of the City’s wastewater  treatment plant.  FINANCIAL STRUCTURE & ORGANIZATION       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     27    Stormwater Utility The Stormwater Utility is responsible for meeting federal and state watershed requirements and  maintain stormwater detention ponds and conveyances.  The Engineering and Public Works  Departments jointly administer the Utility.    Sun Prairie Utility Sun Prairie Utilities provides water and electric services within the City.  In 2017, Sun Prairie Utilities sold  its fiber optic internes assets and responsibilities to a private internet provider, TDS.    INTERNAL SERVICE FUNDS Fleet In-Service Fund The Fleet In‐Service Fund is an internal service fund.  The fund accounts for goods and services related  to fleet operations provided to other departments or agencies of the City on a cost reimbursement  basis.    Health In-Service Fund This  fund accounts for Health Savings Account payments to employees.  It also accounts for health care  and dental premiums.    COMPONENT UNITS The City acts as the fiduciary for two component units that are included in the annual budget.  Component units  are legally separate from the City while the City remains financially accountable for the entities:    The Community Development Authority (CDA) The Community Development Authority (CDA) leases select TIF property and improvements to the City.   Currently the CDA is leasing improvements to TIF 8.    The Business Improvement District The Business Improvement District is a separate district with boundaries that include downtown Sun  Prairie.  The District is authorized to levy special assessments to fund its operations.  Separate financial  statements are issued for the Business Improvement District.    PERMANENT FUNDS The City of Sun Prairie is the fiscal agent for:    The Ashley Trust Fund The Charles David Ashley Foundation made a contribution to the City of Sun Prairie in 1976.  The fund  was created with the requirement for the principal to remain invested.  The fund’s income is awarded  each year to a Sun Prairie resident who has done the most good for the City during the year.    AGENCY FUND Multijurisdictional Public Safety Information System (MPSISC) The City of Sun Prairie is the fiscal agent for the MPSISC, which is a joint venture between five cities for  the management of public safety information system infrastructure.    Tax Agency Fund This fund is used to account for all taxes the municipality is responsible for collecting.  It is for both the  City’s taxes and for other governments. FUNDS & FUNCTIONAL AREAS   28     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       Funds and Functional  Area General   Fund Grants &  Donations Sun Prairie   Media  Center Sanitation   Fund Street Tree  Fund Touris m  Fund Transit  Fund Wastewater Stormwater Fleet In‐ Service  Fund Sun Prairie   Utilities General Government Ma yor & Council X Municipal  Court X City Attorney X X X X City Clerk & Elections X City Administra tor X X X X Administra tive Services XX X X Human Resources X X X X Finance XX X X Risk Ma na gement X Assessing X Information Technology X X X X Building Maintenance X Public  Safety Police Department XX Fire Department XX Eme rge ncy Medica l Services  XX Building Inspection X Eme rge ncy Management X Public  Works Public Services XX X X Public Works X XX X Engine ering X X X GIS X XX Refuse and Recycling X Transportation  Fund XX Wastewater  Treatment Plant X Stormwater Utility X Fleet Maintenance X Health & Human Services Colonial  Club X Youth & Family X YMCA & Community Schools X Cemetery X Culture  & Recreation Sun Prairie  Media Center X Recreation XX Family Aquatic Center X Parks Maintenance X Mus eum XX Touris m xX Sun Prairie  Public Library X Conservation & Development Community Development X Planning X Economic Development X Forestry XX Sun Prairie Utilities X FUNDS BY TYPE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     29  GENERAL FUND GENERAL GOVERNMENT HEALTH & HUMAN SERVICES SPECIAL REVENUE FUNDS DEPT # DEPARTMENT DIV # DIVISION FUND # FUND 110  Mayor    541  Colonial Club    200  Grants & Donations  115  City Council    542  Youth & Families    210  Transportation Impact Fee  Fund  120  Municipal Court    545  YMCA / Community  Schools    220  Sun Prairie Media Center  130  City Attorney    549  Cemetery    230  Refuse & Recycling  140  City Clerk         250  Park Fund  150  Administration    CULTURE & RECREATION    251  Street Tree Fund  151  Administrative Services    DIV #  DIVISION    270  Tourism Fund  155  Human Resources    255  Family Aquatic Center    275  Transportation Fund  160  Finance    530  Historical Museum       165  Risk Management    550  Recreation       170  Assessing    590  Parks Maintenance       180  Information Technology         CAPITAL PROJECT FUNDS  185  Building Maintenance    COMMUNITY DEVELOPMENT    FUND #  FUND       DIV #  DIVISION    400  Capital Projects Fund  PUBLIC SAFETY    600  Community Development    490  Developmental Projects Fund  DEPT #  DEPARTMENT    610  Planning    508  TIF District No. 8 Fund  210  Police Department    620  Economic Development    509  TIF District No. 9 Fund  220  Fire Department    650  Forestry    511  TIF District No. 11 Fund  230  Emergency Medical  Services         512  TIF District No. 12 Fund  240  Building Inspection    OTHER FINANCING USES    513  TIF District No. 13 Fund  250  Emergency Management    DEPT #  DEPARTMENT    514  TIF District No. 14 Fund       690  Transfers       PUBLIC WORKS         DEBT SERVICE FUNDS  DIV #  DIVISION         FUND #  FUND  300  Public Services         300  Debt Service Fund  310  Public Works            330  Engineering            340  GIS            PERMANENT FUNDS ENTERPRISE FUNDS COMPONENT FUNDS AGENCY FUNDS FUND # FUND FUND # FUND FUND # FUND FUND # FUND   Ashley Trust Fund  610  Wastewater Utility  810  BID  900  MPSISC     650  Stormwater Utility  850  CDA  910  Tax Agency  Fund       Sun Prairie Utilities           700  Fleet In‐Service Fund           750  Health In‐Service  Fund            BUDGET INITIATIVES OVERVIEW       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     31  REQUESTED CHANGES FROM THE BASE BUDGET If additional expenditures are needed to expand services, Department Managers submit a formal Budget  Initiative Request detailing the justification for the additional funding.    Examples of Budget Initiative Requests include:   Funding for new full‐time or part‐time staff and non‐salary operational costs related to new staff such as  travel, training, and supplies.   Proposed reductions or elimination of services.   Relocation of existing expenditures from one funding source to another (e.g. conversion of a grant‐funded  activity to property tax levy funding).   Proposed increases in existing fees or creation of new fees.    The Budget Initiative request justifies the proposal in terms of how the initiative will advance the City’s ability to  improve services or enhance administrative efficiencies.  The description and justification includes information  on all items related to the proposal including personnel  costs, operational expenditures, and capital equipment.   Given the City’s limited resources, Department Managers provide a thorough description and justification of the  proposal.  These detailed proposals greatly improve the decision making process for Administration and the  Mayor in making final determinations and, eventually, provide adequate information to the Council Members.    Examples of items addressed in the justification section of the budget requests are:   Is the proposal needed to support current activities or new activities?  If current activities, how is the work  currently accomplished?   If the funding request is to allow for new activities, what new activities will the City be able to accomplish?   How will funding the request improve service to citizens or improve operational efficiencies?   How will funding of the proposal improve current operations or conversely, what are the service or  administrative consequences if funding for the proposal is not approved?    SUMMARY OF BUDGET AMENDMENTS   32     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       Summary of Budget Amendments  Increase /  (Decrease)  Expenditures Revenues Fund  Balance Borrowing Tax Levy Notes Amendment 1  1,452,000  850,000  - 602,000  - Add fire truck, ARPA Grant  Administration, FAC Slide, Update  Wetmore Park  Amendment 2 60,132  - - 60,132  Add a second Police Officer, August  1st start  Amendment 3 (444)  - - - (444)  Remove Elected Official Stipend  Amendment 4 31,502  - - - 31,502  Change start date of Neighborhood  Service Specialist from August to  March  Amendment 5 1,796  - - - 1,796  Increase Neighborhood Navigators  wage from $0.50 to $0.75/hour  Total  Amendments $  1,544,986 $  850,000 $  - $  602,000 $  92,986 BUDGET INITIATIVES SUMMARY     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     33  BUDGET INITIATIVES SUMMARY FTE Total Revenues Tax  Levy Downtown & Central Corridor Vibrancy Initiatives LTE Mus eum Registrar ‐                     8,883                     8,883                     ‐                       Subtotal ‐                     8,883                     8,883                     ‐                       Complete  Transportation Network Initiatives Bike/Pedestrian  Plan ‐                     90,000                  90,000                  ‐                       Subtotal ‐                     90,000                  90,000                  ‐                       Sustainable Sun Prairie Initiatives ‐                      Document Management ‐                     25,000                  25,000                  ‐                       EV Truck ‐                     65,250                  65,250                  ‐                       Subtotal ‐                     90,250                  90,250                  ‐                       Human Services Initiatives ‐                     Colonial  Club Contribution ‐                     20,000                  ‐                            20,000             Nitrous Oxide ‐                     12,250                  11,349                  901                     Dream Bus ‐                     8,000                     ‐                            8,000                Community Outrea ch ‐                     16,733                  16,733                  ‐                       Subtotal ‐                     56,983                  28,082                  28,901             ‐                      Quality City Services Initiatives ‐                      Equity Audit ‐                     250,000               250,000               ‐                       IT Systems Adminis tra tor ‐                     133,400               6,672                     126,728          Back‐Up System Refresh Lease ‐                     12,000                  12,000                  ‐                       Security Camera Replacement ‐                     37,500                  37,500                  ‐                       Externa l Cybersecurity  Audit ‐                     25,000                  25,000                  ‐                       WSCB Ta bles and Chairs Replacement ‐                     40,000                  40,000                  ‐                       2 Police Officers ‐ August 1 Start 2.00                   214,599               87,835                  126,764          Social Worker 1.00                   125,130               125,130               ‐                       Ballistic  Helments ‐                     24,360                  24,360                  ‐                       FT Paramedic  ‐ Ma y 1 Start 1.00                   71,688                  10,142                  61,546             Equipment Replacement  Plan ‐                     45,000                  45,000                  ‐                       Neighborhood Services  Specialist  ‐ Ma rch 1 Start 1.00                   95,429                  30,000                  65,429             Vehicle ‐                     17,000                  17,000                  ‐                       Streaming Upgrades ‐                     4,500                     4,500                     ‐                       Radio Automation Software ‐                     3,295                     3,295                     ‐                       Strategic  Plan ‐                     5,000                     5,000                     ‐                       LTE Office A ssistant 1.00                   16,171                  1,671                     14,500             Inclusive  Aquatic Fitness ‐                     13,758                  13,758                  ‐                       FAC Lane Lines, Flag Pole, and Flags ‐                     11,000                  11,000                  ‐                       Pool Starting Blocks ‐                     24,000                  24,000                  ‐                       PT Parks Maintenance  Worker 0.50                   14,937                  14,937                  ‐                       Parks Encroa chment Program ‐                     16,250                  16,250                  ‐                       Cross Country Ski Tra il Wayfinding Signs ‐                     8,500                     8,500                     ‐                       Universal  Acces s Picnic Ta bles ‐                     47,700                  47,700                  ‐                       Distribution  Line Clearance ‐                     60,000                  60,000                  ‐                       Phasing Study ‐ Electric ‐                     20,000                  20,000                  ‐                       Computer Refresh 2022 ‐                     8,960                     8,960                     ‐                       Acronis Cybersecurity  2022 ‐                     8,922                     8,922                     ‐                       AP Replacements  2022 ‐                     1,600                     1,600                     ‐                       Security Camera Upgrades ‐                     34,050                  34,050                  ‐                       Corrison Control Study ‐                     25,000                  25,000                  ‐                       Paving Ma intena nce ‐                     8,000                     8,000                     ‐                       Well 8 Scale Replace  ‐ Cl ‐                     6,708                     6,708                     ‐                       Well 9 Scale Replace  ‐ Cl ‐                     6,708                     6,708                     ‐                       Well 8 Scale Replace  Fl ‐                     6,498                     6,498                     ‐                       Well 9 Scale Replace  ‐ Fl ‐                     6,498                     6,498                     ‐                       Battery Tools ‐ Water ‐                     5,000                     5,000                     ‐                       Subtotal 6.50                   1,454,161          1,059,194          394,967          Employer of Choice  Initiatives Salary Study ‐                     50,000                  50,000                  ‐                       Maintenance  Technician  II ‐                     5,860                     ‐                            5,860                CAAS Accreditation ‐                     8,900                     8,500                     400                     Increase  Pager Pay ‐                     62,625                  42,351                  20,274             Increase  Boot Allowance ‐                     1,500                     550                         950                     Production  Ma na ger 0.13                   8,872                     8,872                     ‐                       Collections  Systems Techs (2) 2.00                   171,444               171,444               ‐                       City HR Fee ‐                     31,675                  31,675                  ‐                       Communications  and Marketing Specialist 1.00                   96,087                  96,087                  ‐                       Subtotal 3.13                   436,963               409,479               27,484             GRAND TOTAL ‐ ALL INITIATIVES 9.63                   2,137,240          1,685,888          451,352          Description     COMPREHENSIVE FINANCIAL PLAN City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     35  OVERVIEW: REVENUES & EXPENDITURES MISSION  The primary factors that impact the City’s revenue and expenditures are city growth, levy limits, state aids, and  expenditure restraint.  Total revenue for 2022 is $111.2 million of which $79.7 million will be used to fund operations. Funding sources  include fees, utility rates, and intergovernmental funds. The City’s larg est  operating revenue source is property  taxes; 2022 property taxes will provide $20.1 million in revenue. The state of Wisconsin restricts property tax  levies through levy limits. Currently the city is well within the state imposed levy limit, however, it expects to  meet this limit as early as 2026. The levy limi t  can be increased by net new construction and non‐recurring  adjustments, such as a tax increment district closure.  The city of Sun Prairie continues to grow; this growth impacts both revenues and expenditures. The net new  construction increase for 2021 (budget year 2022) was 3.88%. The city does not expect to ma intain historical  levels of new growth and is forecasting a five‐year average future increase of 1.43%. We use a conservative  estimate of 50% of the prior five year average. This reduction in new construction will have an effect in various  ways. In addition to net new construction, the ci ty  is experiencing appreciation of existing properties. Total  property values increased, on average, 2.7% in 2021, 17.1% in 2020, and 4.2% in 2019.  NE T NEW CONSTRUCTION AS A PERCENT OF EQUALIZED VALUE  Dollars in Millions  Year  Net New Construction  Total Equalized  Value  Net New Construction  as a percent of  Equalized Value  2015  82.7  2,413.5  3.43%  2016  75.3  2,556.2  2.93%  2017  63.6  2,772.2  2.29%  2018  144.2  2,984.7  4.83%  2019  172.8  3,310.1  5.22%  2020  52.6  3,634.1  1.45%  2021  149.8  3,864.1  3.88%  *Source: State of Wisconsin Department of Revenue’s Net New Construction Reports  INTERGOVERNMENTAL REVENUE  The State provides the City with funding through shared revenue, state aid, and expenditure restraint programs.  In addition, it provides aids funding specific to roads and periodically provides grant funding opportunities.  State shared revenue has remained consistent for the past several years and is expected to continue into the  future. Sta te shared revenues are distributed based on population, property values, and other factors. The City’s  increasing property values would reduce state shared revenues; however, the city is also seeing a growth in  population that is offsetting the property value increase.  The State provides funds to compensate for the loss of property tax es on computer related equipment.  The  State previously used equipment market value to calculate the payment. During the 2017‐19 State Budget, this  program was changed; the 2019 payment was calculated using an inflationary factor on the 2018 aid amount.  Future payments will be frozen at the 2018 amount.  COMPREHENSIVE FINANCIAL PLAN 36     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget    The City receives monies through the expenditure restraint program based on a formula that restricts the  General Fund expenditure growth rate. This limit is calculated using 60% of net new construction capped at 2%  plus a CPI factor.   STATE SHARED REVENUE  Dollars in Thousands  2022  2021  2020  2019  2019  State Shared Revenue  618.7  691.0  692.0  695.0  698.0  State Aid – Exem pt Computers  291.0  291.0  291.0  291.0  285.0  State Aid – Personal Property  106.7  88.4  103.2  118.0   ‐ Total State Shared Revenue  1,016.4  1,070.4  1,086.2  1,104.0  983.0  Percent Change ‐5.8% ‐ 1.5% ‐ 1.2%  12.3%  4.6%  State Expenditure Restraint  494.8  514.3  531.9  0  557.3  Percent Change ‐3.8% ‐ 3.3%  N/A  N/A ‐ 4.4%  The State provides a financial incentive, called the expenditure restraint payment, to municipalities that limit  growth in spending. The incentive payment is received the year after a city expends less than the restraint limit.  The 2018 budgeted general fund expenditures exceeded the limit imposed by expenditure restraint, which  disqualified the city for these funds ($550,000) in the 2019 budget. The city was able to compensate for the loss  of these funds from the closure of Tax Increment Financing District 7 (TID7) in 2017. (Closing a tax increment  district has the effect of increasing the amount of property tax levy available to the city, as the property tax is no  longer restricted to use within the district and is instead available for any city need.) The city received $347,000  that was set aside for the purpose of exceeding the expenditure restraint limit and resetting the base calculation  of general fund expenditures. In 2019, 2020, and 2021, the City qualified for expenditure restraint funds which  were/will be received in 2020, 2021, and 2022.  The 2022 Approved Budget does not qualify for the expenditure  restraint payment, which means that the City will not receive the payment in 2023.  The City also receives Franchise Fee aid in the form of Video Service Provider Aid (VSPA).  VSPA is intended to  reimburse municipalities for the mandated reduction in each communities’ video service provider (cable  franchise) fee of .5% in 2020 and another .5% in 2021. The aid is based on the amounts reported to the  Department of Revenue (DOR) on Form SL‐310: Video Service Provider Report. The VSPA is distributed to each  municipality imposing the video service provider (cable franchise) fee under sec. 66.0420(7), Wis. Stats. The aid  equals 1.0% percent of the gross receipts used to calculate the actual 2019 fee revenues received by the  municipality (sec. 79.097(1)(a), Wis. Stats.)  The state will distribute this aid to each municipality on or before  the fourth Monday in July (sec. 79.097(3)(b), Wis. Stats.). Starting on January 1, 2021, the video service fee  (percentage) imposed by a municipality must equal the percentage applied on December 31, 2019 less 1.0  percent (sec. 66.0420(7)(b)2m., Wis. Stats.). UTILITY REVENUE  The City reviews the rates for utility charges annually to assure that the rates create a sustainable environment  for the utility funds. The 2018, 2019, 2020, and 2022 budgets included rate increases for the Water Pollution  Control Facility. The rate increases were driven by Wastewater Utility’s plant expansion. Sun Prairie Utilities  manages the City’s Electric and Water System.  In 2022, the electric utility will focus on implementing an Outage  Management System and installation of 3‐distribution circuit upgrades from the long‐range system plan.  Along  with implementing new water rates filed for in May 2021, the water utility plans to design and construct Well  #10 on the agreed upon school district site, which will be completed in 2023.  The water utility is also replacing  aging water main in several areas, and administering grants and loans to customers for replacement of private  COMPREHENSIVE FINANCIAL PLAN City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     37  lead service lines.  In addition, both the electric and water utilities will continue implementation of the  Honeywell advanced metering system.      2022 FUND BALANCE SUMMARY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     39  2022  Fund Balance Summary Projected Projected Property   2022  Beginning 2022  Ending Tax  Levy FUND TYPE Fund  Balance Revenues Expenditures Fund  Balance Contribution GENERAL FUND 12,685,082 $                       33,404,110$                    33,404,110$                   12,685,082$                     20,106,531$                   SPECIAL REVENUE FUNDS Park Improvement  Fund 1,514,405                              457,971                               447,100                              1,525,276                           ‐                                          Street Tree Fund 258,987                                   101,500                               154,875                              205,612                                ‐                                          Grants and Donations  Fund 1,861,380                              951,320                               1,168,275                         1,644,425                           ‐                                          Sun Prairie  Media Fund 93,817                                      386,434                               470,082                              10,169                                   ‐                                          Westside  Tra ffic Impact Fee 2,148,466                              400,000                               802,980                              1,745,486                           ‐                                          Sanitation  Fund 168,953                                   1,405,402                          1,479,158                         95,197                                   ‐                                          Touris m Fund 418,868                                   164,343                               203,642                              379,569                                ‐                                          Transportation  Fund 259,996                                   1,510,402                          1,583,325                         187,073                                ‐                                          Housing Fund 163,237                                   ‐                                            163,237                              ‐                                             ‐                                          Total Special Revenue  Funds 6,888,109                              5,377,372                          6,472,674                         5,792,807                           ‐                                          CAPITAL PROJECTS FUNDS Capital  Projects 4,426,727                              11,150,084                       11,427,643                      4,149,168                           ‐                                          TIF No. 8 (1,949,546)                             2,491,050                          2,343,402                         (1,801,898)                          ‐                                          TIF No. 9 (91,176)                                    2,040,303                          2,485,059                         (535,932)                              ‐                                          TIF No. 11 539,245                                   1,179,220                          777,765                              940,700                                ‐                                          TIF No. 12 (1,569,738)                             979,683                               1,089,299                         (1,679,354)                          ‐                                          TIF No. 13 (616,242)                                 229,596                               341,219                              (727,865)                              ‐                                          TIF No. 14 (263,257)                                 ‐                                            42,493                                 (305,750)                              Development  Projects 18,463                                      450,000                               450,000                              18,463                                   ‐                                          Total Capital Projects  Funds 494,476                                   18,519,936                       18,956,880                      57,532                                   ‐                                          DEBT SERVICE FUNDS Debt Service Fund 704,500                                   6,594,787                          6,826,812                         472,475                                6,469,805                         Total Debt Service  Funds 704,500                                   6,594,787                          6,826,812                         472,475                                6,469,805                         PERMANENT FUNDS Ashley Trus t Fund 1,000                                         2                                               2                                              1,000                                      ‐                                          Total Permanent  Funds 1,000                                         2                                               2                                              1,000                                      ‐                                          ENTERPRISE FUNDS Fleet Inservice 928,600                                   3,071,954                          3,705,883                         294,671                                ‐                                          Healthcare  Inservice  Fund 431,106                                   3,475,109                          3,576,595                         329,620                                ‐                                          Water Pollution  Control 34,401,517                           6,491,162                          8,865,475                         32,027,204                        ‐                                          Stormwater  Utility 13,230,648                           3,442,172                          3,686,764                         12,986,056                        ‐                                          Water & Light 88,110,609                           37,060,815                       33,629,516                      91,541,908                        ‐                                          Total Enterprise Funds 137,102,480                        53,541,212                       53,464,233                      137,179,459                     ‐                                          AGENCY FUNDS MPSISC 314,767                                   661,715                               661,715                              314,767                                ‐                                          Total Agency Funds 314,767                                   661,715                               661,715                              314,767                                ‐                                          COMPONENT UNITS Business  Improvement  District 52,583                                      137,000                               159,220                              30,363                                   ‐                                          Community Development  Authority 62,889                                      99,068                                  99,068                                 62,889                                   ‐                                          Total Component  Units 115,472                                   236,068                               258,288                              93,252                                   ‐                                          Grand Total 158,305,886 $                    118,335,202$                 120,044,714$                156,596,373$                  26,576,336$                   Note: Includes Transfers. General Fund includes Fund Balance Applied, all other funds exclude Fund Balance Applied. 26,576,336$            2022  Approved Budget TOTAL CITY PROPERTY TAX LEVY CONTRIBUTION BUDGET COMPARISON   40     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       2020 2021 %  vs. '20 2021 %  vs. '21 2022 %  vs. '21 REVENUE Actual Org.  Budget Actual Rev.  Budget Org.  Budget Org.  Budget Rev.  Budget General Fund 25,080,714                  25,763,095                 2.7% 26,833,126                 4.2% 29,967,173                 11.7% Special  Revenue Funds 4,222,681                     5,377,346                    27.3% 4,415,926                    ‐ 17.9% 4,213,454                    ‐ 4.6% Debt Service Funds 6,809,913                     6,905,301                    1.4% 6,905,301                    0.0% 6,518,073                    ‐ 5.6% Capital  Projects  Funds 15,720,855                 16,544,668                 5.2% 17,966,821                 8.6% 16,711,475                 ‐ 7.0% Permanent  Funds 2                                         24,002                           1200000.0% 24,002                           0.0% 2                                         ‐ 100.0% Enterpris e Funds 53,197,229                 59,030,733                 11.0% 59,341,105                 0.5% 52,866,542                 ‐ 10.9% Component Units 262,679                        259,773                        ‐ 1.1% 259,773                        0.0% 236,068                        ‐ 9.1% Agency Funds 858,996                        605,716                        ‐ 29.5% 605,716                        0.0% 661,715                        9.2% Total Revenues/Resources 106,153,069 $           114,510,634$           7.9% 116,351,769$           1.6% 111,174,502$           ‐ 4.4% Excludes 48621 0 - Econ Dev Chargebacks, 4921 00 - Transfer In, 4921 99 - Transfer In - W&L Pilot, and 499000 - Fund Balance Applied Excludes 48621 0 - Econ Dev Chargebacks, 4921 00 - Transfer In, 4921 99 - Transfer In - W&L Pilot, and 499000 - Fund Balance Applied 2020 2021 %  vs. '20 2021 %  vs. '21 2022 %  vs. '21 EXPENDITURES Actual Org.  Budget Actual Rev.  Budget Org.  Budget Org.  Budget Rev.  Budget General  Fund 26,216,531          26,021,039          ‐ 0.7% 29,193,394         12.2% 32,484,816          11.3% Special  Revenue Funds 5, 131,411            8,275,601             61.3% 6,217,989            ‐ 24.9% 4,614,029             ‐ 25.8% Debt Service Funds 7, 206,641            7,082,398             ‐ 1.7% 7,083,653            0.0% 6,826,812             ‐ 3.6% Capital  Projects  Funds 12,417,738         14,119,679          13.7% 17,389,664         23.2% 18,408,529          5.9% Permanent  Funds 2                                 16,002                     800000.0% 2                                  ‐ 100.0% 2                                  0.0% Enterprise  Funds 42,212,558         57,367,328          35.9% 66,278,159         15.5% 52,862,233          ‐ 20.2% Component Units 309,966                265,367                  ‐ 14.4% 265,367                 0.0% 258,288                  ‐ 2.7% Agency Funds 777,887                605,716                  ‐ 22.1% 605,716                 0.0% 661,715                  9.2% Total Expenditures/Uses 94,272,734 $      113,753,130$    20.7% 127,033,944$   11.7% 116,116,424$    ‐ 8.6% Excludes 572000 - Transfer Out Excludes 572000 - Transfer Out 2022 APPROVED BUDGET SUMMARY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     41  2022 Approved Budget Summary REVENUES Taxes 20,122,931                  ‐                          6,469,805         6,080,319         ‐                    ‐                                ‐                   ‐                         Special Assessments 500                                    1,400                   ‐                          ‐                          ‐                    500,000                   112,000       ‐                         Intergovernmental  Revenues 4,416,871                     976,313             ‐                          2,115,843         ‐                    100,000                   ‐                    ‐                         Licenses  and Permits 1,025,035                     308,796             ‐                          ‐                          ‐                    945,000                   ‐                    ‐                         Fines and Forfeitures 209,900                         ‐                          ‐                          ‐                          ‐                    ‐                                ‐                   ‐                         Charges for Services 2,449,185                     2,502,040         ‐                          471,831             ‐                    45,338,469           ‐                    661,715            Investment  Income 36,000                            12,200                500                        ‐                          ‐                    5,179,505              99,068          ‐                         Interdepartmental  Charges ‐                                    ‐                         ‐                          ‐                          ‐                    ‐                                ‐                   ‐                         Mis c. Revenues 691,015                         248,862             47,768                1,292,000         ‐                    129,468                   25,000          ‐                         Other Financing Sources ‐                                    ‐                         ‐                          6,751,482         ‐                    674,100                   ‐                    ‐                         Other 80,718                            163,843             ‐                          ‐                          2                       ‐                               ‐                   ‐                         General Obligation  Debt ‐                                    ‐                         ‐                          ‐                          ‐                    ‐                                ‐                   ‐                         Sub‐Total Revenues 29,032,155                  4,213,454         6,518,073         16,711,475      2                       52,866,542           236,068       661,715            Tra ns fers In 3,436,937                     371,964             76,714                1,808,461         ‐                    93,835                      ‐                    ‐                         Fund Balance  Applied/Cash  Reserves 935,018                         1,858,233         232,025             1,335,828         ‐                    4,227,969              22,220          ‐                         Less: Tra ns fers Out (919,294)                        (1,858,645)       ‐                          (526,520)            ‐                    ‐                                ‐                   ‐                         Sub‐Total Transfers and Applied  Balance 3,452,661                     371,552             308,739             2,617,769         ‐                    4,321,804              22,220          ‐                         Total Funding Sources 32,484,816 $              4,585,006$      6,826,812$      19,329,244$   2$                    57,188,346$        258,288$    661,715$         EXPENDITURES General Government 6,325,410                     7,785                   ‐                          ‐                          ‐                    ‐                                ‐                   ‐                         Public Safety 15,398,085                  13,000                ‐                          ‐                          ‐                    ‐                                ‐                   661,715            Public Works 3,637,430                     1,489,158         ‐                          ‐                          ‐                    ‐                                ‐                   ‐                         Health & Human Services 362,997                         ‐                          ‐                          ‐                          ‐                    ‐                                ‐                   ‐                         Culture, Recreation,  and Education 5,126,509                     992,792             ‐                          ‐                          2                       ‐                               ‐                   ‐                         Conservation  and Development 1,234,385                     2,105,079         ‐                          ‐                          ‐                    ‐                                99,068          ‐                         Water Pollution  Control Facility ‐                                    ‐                         ‐                          ‐                          ‐                    8,865,475              ‐                    ‐                         Stormwater Facility ‐                                    ‐                         ‐                          ‐                          ‐                    3,686,764              ‐                    ‐                         Sun Prairie  Utilities ‐                                    ‐                         ‐                          ‐                          ‐                    33,629,516           ‐                    ‐                         Fleet In‐Service Fund ‐                                    ‐                         ‐                          ‐                          ‐                    3,103,883              ‐                    ‐                         Health In‐Service Fund ‐                                    ‐                         ‐                          ‐                          ‐                    3,576,595              ‐                    ‐                         Business  Improvement  District  (BID) ‐                                    ‐                         ‐                          ‐                          ‐                    ‐                                159,220       ‐                         Capital  Outla y ‐                                    ‐                         ‐                          14,255,600      ‐                    ‐                                ‐                   ‐                         Debt Service ‐                                    ‐                         6,826,812         4,152,929         ‐                    ‐                                ‐                   ‐                         Contingency 400,000                         6,215                   ‐                          ‐                          ‐                    ‐                                ‐                   ‐                         Total Expenditures 32,484,816 $              4,614,029$      6,826,812$      18,408,529$   2$                    52,862,233$        258,288$    661,715$         Component   Units Agency  FundsGeneral Fund Special  Revenue   Funds Debt Service   Funds Capital  Projects  Funds Permanent   Funds Enterprise Funds TRANSFER SCHEDULE   42     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       Transfer In Transfer  Out General  Fund 549,665                   Special Revenue Fund 549,665                   General  Fund 403,820                   Capital  Projects  Fund 403,820                   Special  Revenue Fund 21,324                      General Fund 21,324                      Transportation  Fund 350,640                   General Fund 350,640                   Debt Service Fund 64,714                      General Fund 64,714                      Debt Service Fund 12,000                      Capital  Projects  Fund 12,000                      Capital  Projects  Fund 802,980                   Westside  Tra ffic Impact Fee Fu 802,980                  Capital  Projects  Fund 394,781                   General Fund 394,781                   Capital  Projects  Fund 500,000                   Special Revenue Fund 500,000                   Capital  Projects  Fund 110,700                   TIF 9 110,700                   Fleet Fund 87,835                      General Fund 87,835                      Fleet Fund 6,000                         Special Revenue Fund 6,000                         Total Transfer In 3,304,459 $          Total Transfer Out 3,304,459 $          REVENUE SUMMARY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     43  General Fund Revenue  Summary 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Taxes (excluding Levy) 177,381                115,312               130,507               107,250               86,841                  80,718                  (6,123)                    Special  Assessments (85,372)                  22,914                  (60,187)                 (423)                        500                          16,900                  16,400                  Licenses  and Permits 811,200                972,552               682,008               1,015,825           782,368               1,025,035           242,667               Fines, Foreits & Penalities 232,798                194,162               167,311               188,150               191,000               209,900               18,900                  Public Charges for Services 2,122,615            1,638,248           1,470,837           2,166,916           1,963,964           2,449,185           485,221               Investment  Income 342,454                148,584               6,969                     7,025                     100,000               36,000                  (64,000)                 Mis cella neous Revenue 621,784                362,215               128,789               251,180               290,977               373,281               82,304                  Other Financing Sources 2,785,908            3,395,624           25,000                  2,485,249           2,496,836           3,429,971           933,135               Sub‐Total Local Revenues 7,008,769            6,849,609           2,551,234           6,221,172           5,912,486           7,620,990           1,708,504           Intergovernmental  Revenue 2,815,133            2,750,288           2,397,327           3,074,066           3,076,406           4,416,871           1,340,465           Total Revenues 9,823,902            9,599,897           4,948,562           9,295,238           8,988,892           12,037,861        3,048,969           Use of Fund Balance ‐                           ‐                            ‐                            ‐                            539,157               1,259,718           720,561               Total Revenue  & Fund Balance 9,823,902            9,599,897           4,948,562           9,295,238           9,528,049           13,297,579        3,769,530           General  Property Ta x Levy 16,911,464         17,979,980        18,638,111        18,640,045        18,640,045        20,106,531        1,466,486           Total Sources 26,735,366 $     27,579,877$     23,586,673$     27,935,283$     28,168,094$     33,404,110$     5,236,016$        2022 Budget integrates  the Library and Recreation  Funds back into the General  Fund General  Property Tax $20.1  60% Local  Revenues $7.6  23% Intergovernmental  Revenue $4.4  13% Use of Fund  Balance $1.3  4% 2022 General Fund Revenues (in millions) FUNCTION SUMMARY   44     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       FUNCTION SUMMARY Function  Summary 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) PROPERTY TAXES General  Property Taxes 16,911,464      17,979,980     18,638,111     18,640,045     18,640,045     20,106,531     1,466,486          Illegal  Taxes (87,412)               (5,102)                 (69,098)              (9,841)                 ‐                         ‐                         ‐                            Omitted Property Ta xes ‐                        ‐                         4.5 6.0 ‐                        ‐                         ‐                            Property Tax Chargebacks ‐                        27,857               3,888                  2,868                  ‐                         16,400               16,400                  Sub‐Total Property Taxes 16,824,051      18,002,734     18,577,394     18,639,072     18,640,045     20,122,931     1,482,886          OTHER TAXES Public Accomodation  Tax 108,338             46,788               91,032               67,725               18,541               70,218               51,677                  Payments  In Lieu Of Ta xes 66,950                67,489               38,025               38,025               66,500               8,700                  (57,800)                Interest  And Penalty On Taxes 2,094                   1,035                  1,450                  1,500                  1,800                  1,800                  ‐                            Sub‐Total Other Taxes 177,381             115,312            130,507            107,250            86,841               80,718               (6,123)                   SPECIAL ASSESSMENTS Interest  Special  As s es s ments 480                        159                       115                       50                          500                       500                       ‐                            Delq Sa Revenue 1,561                   ‐                         416                       500                       ‐                         ‐                         ‐                            Sub‐Total Special Assessments 2,041                   159                       531                       550                       500                       500                       ‐                            INTERGOVERNMENTAL REVENUE State Shared Revenue 695,442             693,749            103,631            690,875            690,875            688,485            (2,390)                   State Expenditure  Restraint ‐                        ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         494,833            494,833               State Aid ‐ Exempt Computers 291,415             291,415            291,415            291,415            291,415            291,415            ‐                            State Fire Insurance  Tax 139,736             ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         160,000            160,000               State Aid‐ Personal  Property 118,006             103,223            88,440               88,440               88,440               106,709            18,269                  State Grants ‐ General ‐                        ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         25,000               25,000                  State Grants ‐ Police 10,663                9,008                  1,460                  12,400               12,240               13,600               1,360                     State Grants ‐ Library ‐                        ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         2,200                  2,200                     State Aid ‐ Road Allotment 1,360,615         1,564,707        1,777,575        1,779,908        1,779,908        1,750,068        (29,840)                State Aid ‐ Connecting Streets 54,939                54,802               55,040               55,040               55,040               62,588               7,548                     County Aid ‐ Library ‐                        ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         649,625            649,625               School District  ‐ Pd Liasion 144,317             33,384               79,766               155,988            155,988            172,348            16,360                  Mis c.Gra nts ‐                        ‐                         ‐                         ‐                         2,500                  ‐                         (2,500)                   Sub‐Total Intergovernmental  Revenue 2,815,133         2,750,288        2,397,327        3,074,066        3,076,406        4,416,871        1,340,465          LICENSES AND PERMITS Liquor & Ma lt Bev. Licenses 44,819                38,831               60,197               59,900               57,000               70,000               13,000                  Bartender  Licenses 25,084                12,100               11,155               20,000               25,500               25,500               ‐                            Cigarette  Licenses 2,725                   3,775                  2,700                  3,000                  3,000                  3,000                  ‐                            Other Business  Licenses 10,175                4,738                  7,445                  10,000               10,000               10,000               ‐                            Dog Licenses 11,917                8,396                  3,798                  21,000               19,000               21,000               2,000                     Chicken Keeping License 115                        ‐                         ‐                         85                          85                          85                          ‐                           Building Permits 171,583             229,507            146,850            252,458            185,000            255,000            70,000                  Occupancy Permits 15,500                19,300               18,000               33,850               16,250               25,000               8,750                     Plumbing Permits 138,224             216,336            125,696            166,069            140,500            177,414            36,914                  Electrica l Permits 106,798             148,663            90,387               148,430            100,000            138,000            38,000                  Hvac Permits 137,902             178,285            117,192            182,833            119,833            162,336            42,503                  Street Opening Permits 21,480                24,251               18,584               15,000               15,000               21,000               6,000                     Stormwater  Eros ion Cont Fee 23,363                36,170               16,572               25,000               25,000               35,000               10,000                  Zoning And Plat Approva l Fees 48,775                38,445               32,365               36,000               31,000               40,000               9,000                     Other Permits  And Fees 47,366                7,677                  29,293               35,000               28,000               34,500               6,500                     Weights & Mea s ures 5,374                   6,080                  1,774                  7,200                  7,200                  7,200                  ‐                            Sub‐Total Licenses  And Permits 811,200             972,552            682,008            1,015,825        782,368            1,025,035        242,667               FINES, FORFEITS AND PENALTIES Court Penalties  And Costs 164,283             135,110            113,188            126,150            138,000            140,000            2,000                     Parking Violations 68,516                58,567               54,123               62,000               53,000               65,000               12,000                  Other Violations ‐                        485                       ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         ‐                            Library Fines ‐                        ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         4,900                  4,900                     Sub‐Total Fines, Forfeits And Penalties 232,798             194,162            167,311            188,150            191,000            209,900            18,900                  FUNCTION SUMMARY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     45  Function  Summary, continued 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) PUBLIC CHARGES FOR SERVICES Clerk Fees 41,628                45,100               39,470               42,000               55,000               55,000               ‐                            Police Department  Fees 27,297                9,389                  10,525               14,500               18,310               18,000               (310)                        Police Anima l Pound Fees 120                        90                          ‐                        ‐                         ‐                         ‐                         ‐                            Ambulance Fees 1,473,012         1,317,576        1,006,618        1,512,663        1,400,000        1,555,000        155,000               Ems Towns hips Charges 70,304                71,915               76,692               76,692               81,454               101,435            19,981                  Building Inspection  Charges 1,875                   (296)                     297                       ‐                         ‐                         ‐                         ‐                            Sewer Inspection  Charges 4,170                   6,650                  3,990                  5,880                  4,000                  7,000                  3,000                     Hvac Plan Review 21,420                21,600               11,950               10,800               13,000               20,350               7,350                     Building Plan Review 41,295                58,735               51,149               57,925               37,000               71,100               34,100                  Fire Ala rm Plan Review 8,280                   6,620                  1,850                  1,500                  1,500                  2,000                  500                         Fire Supp Plan Review 7,380                   9,060                  1,710                  5,420                  6,500                  7,000                  500                         Plumbing Plan Reivew 37,248                22,410               12,455               15,515               21,000               23,000               2,000                     Public Works Mis c Charges 10,424                3,805                  49,020               35,000               23,700               35,000               11,300                  Engineering Review Fees 16,356                25,564               14,771               20,000               41,500               30,000               (11,500)                Parks Mis cella neous Charges 36,655                14,395               39,294               36,200               46,000               47,000               1,000                     Library Mis c Charges ‐                        ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         4,300                  4,300                     Winter Program Fees (25)                         ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         ‐                            Dog Park Use Fees 24,881                22,720               20,502               23,000               23,000               23,000               ‐                            Adult Program Fees 48,749                ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         36,500               36,500                  Preschool  Program Fees 23,167                ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         43,000               43,000                  Youth Program Fees 35,293                ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         113,500            113,500               Teen Program Fees 9,840                   ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         13,800               13,800                  Family & Misc Program Fees 1,663                   ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         12,000               12,000                  Special  Event Program Fees 4,050                   ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         40,000               40,000                  Family Aqua tic Center Fees 177,534             2,917                  130,544            130,544            192,000            191,200            (800)                        Sub‐Total Public  Charges For Services 2,122,615         1,638,248        1,470,837        2,166,916        1,963,964        2,449,185        485,221               INVESTMENT INCOME General  Fund 342,454             148,584            6,969                  7,000                  100,000            36,000               (64,000)                Sub‐Total Investment Income 342,454             148,584            6,969                  7,025                  100,000            36,000               (64,000)                MISCELLANEOUS REVENUE Bid Chargebacks 58,386                ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         ‐                            Miscellaneous  Rents 10,222                4,731                  6,367                  6,500                  7,058                  10,400               3,342                     Police Auction 5,084                   2,151                  ‐                         ‐                         ‐                         ‐                         ‐                            Sale Of Ma teria l And Equipment 51,861                35,927               19,544               37,100               50,000               52,000               2,000                     Insurance  Dividend & Recovery 151,004             62,244               16,490               52,324               52,324               52,535               211                         Miscellaneous  Revenues 290,283             195,470            75,814               105,000            137,149            197,424            60,275                  Ag Use Penalties 32,943                28,340               9,575                  18,000               10,683               15,000               4,317                     City Attorney Chargebacks ‐                        5,950                  ‐                         2,906                  5,813                  6,347                  534                         Human Resources  Chargebakcs 20,000                25,196               ‐                         25,950               25,950               31,675               5,725                     Finance Chargebacks 2,000                   2,000                  ‐                         2,400                  2,000                  2,400                  400                         Miscellaneous  Revenues ‐                        206                       999                       1,000                  ‐                         5,500                  5,500                     Sub‐Total Miscellaneous  Revenue 621,784             362,215            128,789            251,180            290,977            373,281            82,304                  OTHER FINANCING SOURCES Tra ns fer In 349,116             1,134,667        25,000               31,700               6,700                  953,485            946,785               Tra ns fer In ‐ W&L Pilot 2,007,112         2,061,098        ‐                         2,242,040        2,286,437        2,483,452        197,015               Econ Dev Chargebacks 55,680                ‐                         ‐                         61,509               61,509               161,734            100,225               Engineering Chargebacks 374,000             199,859            ‐                         150,000            142,190            156,000            13,810                  Fund Balance  Applied ‐                        ‐                         ‐                         ‐                         539,157            935,018            395,861               Sub‐Total Other Financing Sources 2,785,908         3,395,624        25,000               2,485,249        3,035,993        4,689,689        1,653,696          Total Revenues 26,735,366 $  27,579,877$  23,586,673$  27,935,283$  28,168,094$  33,404,110$  5,236,016$       Includes: Fund 100 ‐ General  Fund and 255 ‐ Family      EXPENDITURE SUMMARY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     47  General Fund Expense Summary 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) General  Government 4,548,293            4,786,941           4,122,865           5,043,439           5,101,249           6,325,410           1,224,161           Public Safety 12,925,993         13,285,026        11,054,664        14,033,430        14,172,014        15,398,085        1,226,071           Public Works 3,419,887            3,043,700           2,902,790           3,582,423           3,566,064           3,637,430           71,367                  Health & Human Services 323,703                413,468               405,416               470,963               483,357               362,997               (120,360)              Culture, Recreation  and Education 2,006,593           1,671,283           1,561,666           1,877,943           1,955,680           5,128,305           3,172,625           Conservation  & Development 929,308                877,803               656,374               896,143               973,470               1,234,385           260,916               Sub‐Total 24,153,776         24,078,221        20,703,775        25,904,342        26,251,834        32,086,612        5,834,778           Contingency/Fund  Balance ‐                           ‐                            ‐                            ‐                            264,650               400,000               135,350               Transfers 2,007,896            2,147,775           2,096,702           2,096,702           2,096,702           917,498               (1,179,204)         Sub‐Total 2,007,896            2,147,775           2,096,702           2,096,702           2,361,352           1,317,498           (1,043,854)         Total General Expenditures 26,161,672 $     26,225,996$     22,800,477$     28,001,044$     28,613,186$     33,404,110$     4,790,924$        General  Government $6.3  20% Public  Safety $15.4  47% Public Works $3.6  11% Health & Human Services $0.4  1% Culture, Recreation and  Education $5.1  16% Conservation &  Development $1.2  4% Contingency/Fund  Balance $0.4  1% 2022 General Fund Expenditures (in millions) DIVISION SUMMARY   48     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       DIVISION SUMMARY Division Summary 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) GENERAL GOVERNMENT Mayor 40,812                   41,448                  39,040                  43,248                  44,263                  44,475                  212                          Council 68,115                   68,382                  56,763                  69,387                  72,849                  72,849                  ‐                            Municipal  Court 107,833                115,267               94,045                  121,112               137,260               123,408               (13,852)                 City Attorney 238,784                306,596               323,102               413,911               277,481               273,563               (3,918)                    City Clerk 381,142                404,410               326,721               418,095               421,518               371,280               (50,238)                 Elections 61,866                   211,348               96,706                  98,948                  128,984               201,288               72,304                  Administration 326,999                320,845               262,466               337,000               371,511               697,191               325,681               Adminis tra tive Services ‐                           141,224               105,630               129,604               156,786               509,606               352,820               Human Resources 350,960                325,516               307,651               467,923               476,579               506,149               29,571                  Finance 599,049                493,636               556,323               564,793               544,983               639,036               94,053                  Risk Management 163,541                163,048               173,033               183,596               190,254               208,375               18,121                  Assessing 321,295                388,179               237,120               337,377               354,253               548,232               193,980               Information Technology 1,165,110            1,207,474           1,071,369           1,204,734           1,198,353           1,380,214           181,861               Building Maintenance 722,787                599,566               472,896               653,712               726,178               749,744               23,566                  Sub‐Total General Government 4,548,293            4,786,941           4,122,865           5,043,439           5,101,249           6,325,410           1,224,161           PUBLIC SAFETY Police Department 8,718,085            8,898,620           7,240,383           9,238,480           9,351,837           10,005,656        653,819               Fire Protection 1,437,557            1,513,203           1,200,232           1,604,095           1,602,495           1,920,846           318,351               Emergency Medica l Service 2,125,184            2,215,991           1,999,226           2,420,603           2,459,424           2,668,850           209,426               Building Inspection 642,485                656,145               614,823               768,952               748,259               792,733               44,475                  Emergency Management 2,682                      1,067                     ‐                            1,300                     10,000                  10,000                  ‐                            Sub‐Total Public  Safety 12,925,993         13,285,026        11,054,664        14,033,430        14,172,014        15,398,085        1,226,071           PUBLIC WORKS_ Public Services 2                                 177,843               152,521               206,468               205,236               212,139               6,903                     Public Works 2,659,873            2,188,195           2,230,998           2,725,589           2,685,272           2,536,386           (148,886)              Engineering 653,706                560,133               407,945               494,257               519,762               522,874               3,113                     GIS 106,306                117,529               101,606               122,179               126,794               125,994               (800)                        Tra ns pora tion ‐                           ‐                            9,720                     33,930                  29,000                  240,037               211,037               Sub‐Total Public  Works 3,419,887            3,043,700           2,902,790           3,582,423           3,566,064           3,637,430           71,367                  HEALTH & HUMAN SERVICES Colonial  Club 200,000                210,000               195,000               260,000               260,000               230,000               (30,000)                 Youth & Families 8,153                      8,468                     4,416                     4,963                     8,357                     7,997                     (360)                        YMCA & Community Schools 106,050                145,000               115,000               115,000               115,000               115,000               ‐                            Human Services ‐                           40,000                  81,000                  81,000                  90,000                  ‐                            (90,000)                 Cemetery 9,500                      10,000                  10,000                  10,000                  10,000                  10,000                  ‐                            Sub‐Total Health & Human Services 323,703                413,468               405,416               470,963               483,357               362,997               (120,360)              CULTURE, RECREATION, AND EDUCATION Library ‐                           ‐                            ‐                            ‐                            ‐                            2,721,873           2,721,873           Historical  Museum 107,931                87,473                  90,155                  116,102               125,461               121,874               (3,587)                    Parks Maintenance 922,183                1,106,008           875,035               1,052,246           1,073,461           1,152,697           79,236                  Recreation 648,657                421,317               357,976               467,493               430,846               776,558               345,712               Family Aqua tic Center 327,823                56,484                  238,500               242,102               325,912               355,303               29,391                  Sub‐Total Culture,  Recreation,  and Education 2,006,593           1,671,283           1,561,666           1,877,943           1,955,680           5,128,305           3,172,625           CONSERVATION AND DEVELOPMENT Community Development ‐                           160,464               127,690               166,827               165,374               175,679               10,305                  Planning 526,414                363,314               285,539               370,570               416,809               459,921               43,113                  Economic Development 321,073                234,049               150,494               231,538               240,656               363,353               122,697               Forestry 81,821                   119,977               92,651                  127,208               150,631               235,432               84,801                  Sub‐Total Conservation and Development 929,308               877,803               656,374               896,143               973,470               1,234,385           260,916                  Transfers 2,007,896            2,147,775           2,096,702           2,096,702           2,096,702           917,498               (1,179,204)            Personnel  Contingency ‐                           ‐                            ‐                            ‐                            ‐                            ‐                            ‐                               General  Contingency ‐                           ‐                            ‐                            ‐                            264,650               400,000               ‐                            Sub‐Total Transfers & Contingency 2,007,896            2,147,775           2,096,702           2,096,702           2,361,352           1,317,498           (1,179,204)         Total 26,161,672 $     26,225,996$     22,800,477$     28,001,044$     28,613,186$     33,404,110$     4,790,924$        Includes: Fund 100 ‐ General  Fund and 255 ‐ Family Aqua tic Center 2021 PROPERTY VALUES & TAX RATE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     49  ASSESSED VALUE BY CLASS 2017 2018 2019 2020 2021 Increase  (Decrease) Percent   Change Residential 2,102,247,000 $           2,168,954,100$           2,237,893,900$           2,643,212,500$   2,708,137,200$   64,924,700$           2.5% Commercial 782,142,800                   839,488,600                  903,958,600                  1,028,578,200      1,064,893,600      36,315,400              3.5% Agricultural 195,900                              130,000                             98,500                                131,800                     126,300                     (5,500)                          ‐ 4.2% Other 209,100                              381,500                             162,900                             441,600                     441,600                     ‐                                  0.0% Personal  Property 62,906,900                      41,727,000                     41,147,700                     46,500,600             44,657,300             (1,843,300)               ‐ 4.0% Manufacturing 62,174,100                      55,891,500                     57,170,100                     74,066,700             71,790,600             (2,276,100)               ‐ 3.1%   Total Assessed Value 3,009,875,800 $           3,106,572,700$           3,240,431,700$           3,792,931,400$   3,890,046,600$   97,115,200$           2.6% EQUALIZED VALUE 2017 2018 2019 2020 2021 Increase  (Decrease) Percent   Change Equa lized Va lue ‐ TID Out 2,849,663,600              3,132,843,000              3,404,540,900              3,610,664,700      3,896,106,100      285,441,400           7.9% Equa lized Va lue ‐ TID In 2,984,707,700              3,310,111,700              3,634,094,300              3,864,128,900      4,176,130,900      312,002,000           8.1%   Difference  ‐ Total Increment 135,044,100$               177,268,700$               229,553,400$               253,464,200$       280,024,800$       26,560,600$           10.5% TAX INCREMENT BY DISTRICT 2017  Increment 2018  Increment 2019  Increment 2020  Increment 2021  Increment (Decrease) Net  % Change TIF District  No. 65 , 5 6 3 , 7 0 0 $                     5,730,600$                     6,891,800$                     6,953,700$             ‐ $                              (6,953,700)$            ‐ 100.0% TIF District  No. 8 78,239,500                      84,530,100                     92,472,900                     88,497,300             112,401,800          23,904,500              27.0% TIF District  No. 9 44,051,200                      55,373,700                     79,126,900                     85,205,100             90,687,300             5,482,200                 6.4% TIF District  No. 11 4,984,500                         16,331,000                     24,352,500                     37,114,800             53,661,700             16,546,900              44.6% TIF District  No. 12 2,205,200                         12,759,500                     9,727,500                        9,935,300                12,700,100             2,764,800                 27.8% TIF District  No. 13 ‐                                         2,543,800                        16,981,800                     25,758,000             10,573,900             (15,184,100)            ‐ 58.9% TIF District  No. 14 ‐                                         ‐                                         ‐                                         ‐                                 ‐                                 ‐                                   Total Increment 135,044,100 $               177,268,700$               229,553,400$               253,464,200$       280,024,800$       26,560,600$           10.5% CITY TAX RATE 2017 2018 2019 2020 2021 Increase  (Decrease) Percent   Change Operating Levy 15,715,348                      16,911,461                     17,979,981                     18,640,045             20,106,531             1,466,486                 7.9% Debt Service Levy 6,460,924                         6,449,889                        6,567,043                        6,618,831                6,469,805                (149,026)                    ‐2.3% Total Levy 22,176,272                      23,361,350                     24,547,024                     25,258,876             26,576,336             1,317,460                 5.2% Mill Rate 7.7170                                 7.9455                                8.0860                                7.1248                        7.3229                        0.1981                        2.8% Average Home Value 256,000                              258,000                             260,000                             299,400                     301,200                     1,800                           0.6% City Tax on Average Home 1,976                                    2,050                                   2,102                                   2,134                           2,206                           72                                   3.37% Media n Home Value 242,900                              244,600                             246,500                             275,000                     286,400                     11,400                        4.1% City Tax on Median Home 1,874                                    1,943                                   1,993                                   1,960                           2,097                           137                                7.0%     GENERAL GOVERNMENT Mayor MAYOR       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     51  MISSION Provide quality leadership and executive oversight to City Officers, boards, and commissions.  Provide Sun  Prairie residents and businesses with a high level of city services and quality infrastructure while maintaining  fiscal responsibility.  Balance the representation of the citizens of the City of Sun Prairie as divided by  Aldermanic districts and as an entire municipality.    DESCRIPTION The Mayor serves as the Chief Executive Officer of the City of Sun Prairie and provides general supervision to the  City Administrator.  The Mayor is elected by the registered voters of the city in odd‐numbered years and serves  a two‐year term.    The Mayor  appoints representatives to various committees, boards, and commissions and ensures that the city  ordinances and State Statutes are observed and enforced.  Annually, the Mayor presents a balanced budget  outlining the mission for the future.  The Mayor also serves as a voting chairperson of the Plan Commission, and  chairs and represents the City on the Community Development Authority.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o There are no notable changes in the budget. 2021 BUDGET OVERVIEW  There are no notable changes. GENERAL GOVERNMENT City Council CITY COUNCIL   52     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       MISSION Represent the citizens of the City of Sun Prairie and exercise legislative powers convenient and necessary for the  governance of the City.    DESCRIPTION The City is divided into four aldermanic districts, each with two alderpersons who serve two‐year terms.  The  Common Council has the responsibility for the management and  control of City property, finances, highways,  navigable waters, and public services; and has the power to act for the government and the good order of the  City, for its commercial benefit, and for the health, safety, and welfare of the public.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o There are no notable changes in the budget. 2021 BUDGET OVERVIEW  There are no notable changes. GENERAL GOVERNMENT City Council MAYOR and CITY COUNCIL       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     53  2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Ma yor & C o u n c i l * **** * Total P e r s o n n e l * **** * *The M ayor and Council are elected officials and not included in the FTE count. 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Mayor 40.8 41.4 35.2 43.2 44.3 44.5 0.2 Council 68.1 68.4 46.0 69.4 72.8 72.8 ‐                      Total Expenditures $   108.9 $   109.8 $   81.2 $   112.6 $   117.1 $   117.3 $   0.2 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Personnel 82.3 86.3 58.0 87.0 87.0 87.0 ‐                      Ma teria ls & Supplies 0.9 1.0 1.0 1.2 1.8 2.5 0.7 Contractual  Services 7.7 4.6 3.3 5.2 7.4 6.5 (0.9) Professional  Development 17.3 18.0 18.9 19.2 20.9 21.4 0.4 Total Expenditures $   108.2 $   109.8 $   81.2 $   112.6 $   117.1 $   117.3 $   0.2 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Tota l Revenues ‐              ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                              ‐                      Tota l Expenditures 108.2 109.8 81.2 112.6 117.1 117.3 0.2 Net Operating Result $   (108.2) $   (109.8) $   (81.2) $   (112.6) $   (117.1) $   (117.3) $   (0.2) PERSONNEL BY DIVISION EXPENDITURES BY DIVISION $ in '000s EXPENDITURES BY CATEGORY $ in '000s OPERATING RESULTS $ in '000s     GENERAL GOVERNMENT Municipal Court MUNICIPAL COURT       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     55  MISSION Provide fair and impartial administration of justice for those accused of violating City of Sun Prairie ordinances.   Provide timely resolution of citizen concerns, safeguard the rights of individuals, protect the public interest, and  enhance public safety.    DESCRIPTION Municipal Court presides over matters that originate when a City of Sun Prairie public safety personnel issues a  citation charging a person or entity with violating a city ordinance.  The Municipal Court Judge adjudicates guilt  and innocence during court proceedings and educates staff regarding changes in appropriate law.    The citizens of Sun Prairie elect the Municipal Court Judge for a term of four years.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o There are no notable changes in the budget. 2021 BUDGET OVERVIEW  The pandemic presented a new virtual process for Municipal Court proceedings, which was a success in  protecting the public’s best interest.  COVID‐19 has been a factor in reducing the caseload during this time  period. PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    Adjudicate city ordinance violations.  Measure      2016     2017   2018  2019       2020  2021*  Traffic Citations Processed   1,701  1,359   1,075  1,145     865   488  Ordinance Citations   788  561   534  485     424   220  Court Trials   20  21      17   10       13        2                  GENERAL GOVERNMENT Municipal Court MUNICIPAL COURT   56     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       GENERAL GOVERNMENT City Attorney CITY ATTORNEY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     57  MISSION Provide accurate, complete legal advice and defense on matters affecting the City of Sun Prairie.  The primary  responsibility of the City Attorney is to provide legal advice to the Common Council, the City Administrator, and  Department Managers,    DESCRIPTION The legal department assists with implementation of policy and addresses a myriad of legal issues.  The staff of  two individuals provides legal services for all of the other departments, boards, City Council, and the Mayor.   The department provides collection services for municipal violations.  The City Attorney drafts and reviews  resolutions, ordinances, contracts, pleadings, and other legal documents.  The City Attorney prosecutes all  ordinance violations and defends the City and its officers if sued.    Full‐time in‐house counsel and additional expertise of outside contractual legal services provide the legal  services required under the City Charter.  This ensures that the office is able to effectively anticipate and avoid  risk and actionable legal problems.   The augmentation of in‐house counsel with external attorneys most  effectively promotes avoidance of City liability thereby reducing the overarching costs for legal services.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o There are no notable changes in the budget. 2021 BUDGET OVERVIEW  The office continued to utilize outside legal counsel as necessary for the volume and  complexity of City legal  services. GENERAL GOVERNMENT City Attorney CITY ATTORNEY   58     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021  Provide legal analysis and advice to City Departments and Council.  Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Development Agreements  8  17  13  14  9  6  Ordinance Amendments  18  21  10  15  25  6      Prosecute and collect forfeitures imposed by the court.    Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  OWI  87  106  74  95  96  33  Retail Theft  137  104  119  77  57  17  THC  100  73  87  64  64  23  Other Municipal Citations  1,713  1,633  1,391  1511  992  603      Refine legal issues and insure conservation of scarce judicial resources while deterring continued illegal behavior.    Measure  2016  2017  2018 2019   2020  2021*  Pretrial Conferences  238 139 96 73 82 37   Forfeitures from Pretrial Stage  $62,651 $34,820 $25,734 $27,139 $29,695 $11,195   $    Collect delinquent EMS fees and Municipal Court forfeitures.    Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  EMS Fees  $35,732  $18,865  $28,900  n/a  n/a  n/a  Forfeitures  $97,479  $89,221  $69,458  $170,333  $142,988  $99,719  Note: EMS Fees transitioned to the Finance Department in 2019   Monitor and maintain an appropriate risk program to ensure the long‐ term financial stability of the City.    GENERAL LIABILITY LOSS REPORT    Year  Total  Claims    Reserve    Paid    Collection    Incurred  2009  25  $ ‐  $  13,157  $ ‐  $ 13,157  2010  17 ‐   18,568 ‐   18,568  2011  19 ‐   7,736 ‐   7,736  2012  11 ‐   1,469 ‐   1,469  2013  18 ‐   359,735 ‐   359,735  2014  16 ‐   16,639 ‐   16,639  2015  8  20,320  12,616 ‐   32,936  2016  9  30,000  4,903 ‐   34,903  2017  6 ‐   ‐   ‐   ‐   2018  13  32,227  613 ‐   32,840  2019  8 ‐   9,503 ‐   9,503  2020  5   18,000   18,000  2021  4   2,722   2,722  Total  159  $ 82,547  $ 465,661  $ ‐  $ 548,208  GENERAL GOVERNMENT City Attorney CITY ATTORNEY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     59  2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) City Attorney 2.00             2.00                   2.00                   2.00                   2.00                   2.00                   ‐                       Alloca ted FTE (0.16)           (0.28)                  (0.28)                  (0.28)                  (0.28)                  (0.28)                  ‐                       Total Personnel 1.84             1.72                   1.72                   1.72                   1.72                   1.72                   ‐                       2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) City Attorney 258.5 306.9 222.3 413.9 277.5 273.6 (3.9) Total Expenditures $   258.5 $   306.9 $   222.3 $   413.9 $   277.5 $   273.6 $   (3.9) 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Personnel 181.4 197.7 124.6 201.5 201.3 221.3 19.9 Ma teria ls & Supplies 1.1 0.2 0.1 1.6 1.6 1.6 ‐                      Contractual  Services 66.4 101.9 92.6 204.5 65.0 39.5 (25.5) Professional  Development 9.6 7.0 5.0 6.2 9.5 11.2 1.6 Total Expenditures $   258.5 $   306.9 $   222.3 $   413.9 $   277.5 $   273.6 $   (3.9) 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Tota l Revenues ‐               ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       Tota l Expenditures 258.5 306.9 222.3 413.9 277.5 273.6 (3.9) Net Operating Result $   (258.5) $   (306.9) $   (222.3) $   (413.9) $   (277.5) $   (273.6) $   3.9 PERSONNEL BY DIVISION EXPENDITURES BY DIVISION $ in '000s EXPENDITURES BY CATEGORY $ in '000s OPERATING RESULTS $ in '000s     GENERAL GOVERNMENT Administration CITY ADMINISTRATOR       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     61  MISSION Implement to policies and goals of the Mayor and City Council.  Manage the day‐to‐day operations of the City to  ensure the organization is providing effective and economical services to citizens.  Communicate City services,  policies, priorities, and programs to the public.    DESCRIPTION The City Administrator is responsible for the day‐to‐day operations of the City and ensures City departments are  providing services effectively and efficiently.  The City Administrator facilitates communication between the City  Council and City staff and communicates the City’s programs, priorities, and services to the public.    Additionally, the City Administrator provides policy recommendations to the Mayor and City Council and works  with elected officials, the public, and the staff to implement the City Council’s policy decisions.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Contract with an outside professional consulting services firm to conduct an equity audit which will assist  the City in identifying shortcomings and solutions to build a  more diverse and inclusive organization for both  employees and the community. 2021 BUDGET OVERVIEW  Administration and Finance Collectively introduced a budget initiative creating a Sustainability Coordinator  position.  The Sustainability Coordinator started on July 1, 2021 and is tasked with developing, coordinating,  and promoting sustainability programs and policies to advance sustainability in Sun  Prairie.  The Community Mental Health Initiative provides additional training for Navigators and community partners  in the recognition of trauma and anxiety and where/how to make referrals.  The Navigator role is to triage  and assist in the referral of individuals to proper support systems and treatment.  The initiative also includes  a series of presentations by local mental health professionals to provide educational training opportunities  to the public.  Staff anticipate to roll out the program in the fall. GENERAL GOVERNMENT Administration CITY ADMINISTRATOR   62     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       GENERAL GOVERNMENT Administrative Services ADMINISTRATIVE SERVICES       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     63  MISSION The Administrative Services Department is committed to providing excellent customer service to the Citizens,  Mayor, City Council, and Departments of the City.  The department will provide timely, accurate, and concise  information to those that we serve.    DESCRIPTION The Administrative Services Department develops administrative strategies for assigned areas of responsibility  to ensure and maintain an efficient and fiscally sound and responsible status, while meeting the needs of the  City.   Services provided by the Finance Division include accounting, cash management, purchasing, payroll, risk  management, and property tax collection.  The Human Resources Division is responsible for administration, classification and compensation,  recruitment and testing, and employee benefit services.  The Information Technology Division coordinates the City’s information technology and telecommunications  systems needs.  The Assessing Division assesses taxable residential and commercial real and personal property and  maintains property information/ownership records.  The City Clerk Division conducts fair and open municipal elections, manages the City’s records management  program and accessibility to public records, and manages the issuance of various licenses. 2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Continue to expand automation and efficient workflow of the City’s record management systems. o Strengthen the City’s information system infrastructure and cyber security. o Coordinate the City’s  risk management program, reviewing trends and guiding departments in the  identification of risk and risk transfer opportunities. o Ensure the Administrative Services Departments have updated succession and contingency plans. 2021 BUDGET OVERVIEW  Completed a comprehensive update to the multi‐year, city‐wide staffing plan.  Internal service departments provided support to others  and accomplished essential processes during the  COVID‐19 pandemic.  Improvements made to IT systems and security to allow City workforce to complete work and training  remotely. GENERAL GOVERNMENT Administrative Services ADMINISTRATIVE SERVICES   64     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       GENERAL GOVERNMENT Administrative Services CITY CLERK’S OFFICE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     65  MISSION The City Clerk’s Office serves as the gateway to open and transparent government while acting as stewards in  fostering relationships with elected officials, City staff, and the community. The Clerk’s Office is dedicated to  providing equitable, efficient, and impartial access to open meetings and public records, license administration,  and elections.    DESCRIPTION The City Clerk’s Office serves as the first point of contact for individuals seeking information about the City of  Sun Prairie, Dane County, or the State of Wisconsin.  The City Clerk’s Office processes over 20 types of license  applications for the City of Sun Prairie,  issuing over 2,500 licenses and permits a year.  The City Clerk’s Office  provides the public with notice of all city meetings in accordance with the State’s open meetings law and serves  as the custodian of official records.    The City Clerk’s Office impartially oversees all elections held in the  City of Sun Prairie, ensuring every eligible  voter has the opportunity to cast a ballot and have their ballot counted.  The City Clerk’s Office achieves this goal  by educating voters and providing comprehensive training for over 390 election officials.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Continue efforts to expand our plans to digitize  and catalogue all records kept by the City into OnBase. o Update the City’s Record Retention schedule. o Continue to develop the ECM system (OnBase) with IT. o Continue to develop and expand OpenGov, the cloud‐based software for citizen services. o Establish a partnership with an outside contractor to digitize historical paper records for electronic storage  and retention. 2021 BUDGET OVERVIEW  Implemented emergency plans to consolidate polling places for the elections in response to the pandemic.  Special elections held in Jun, July, and August.  Implemented an online permitting and licensing program for Alcohol Licenses, Entertainment Devices  Licenses, Cigarette and Tobacco Licenses, Nightclub Licenses, Operator Licenses, Dog Licenses, and Dog Park  Permits.  Streamlines the Special Assessment Process to increase efficiency and accessibility to this service.  Continued to convert over 65,000 paper documents to digital form to improve access to City records. GENERAL GOVERNMENT Administrative Services CITY CLERK’S OFFICE   66     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    Provide access to local government through accurate and timely access to  agendas and minutes.          Provide equitable access to licenses and permits available through the City  Clerk’s Office.    Measure  2017  2018     2019     2020   2021*  Special Event Permit  1  4  2  0  2  Tobacco Retail License  26  24  25  23  25  Dog License  1,185  1,238  1,309  1,164  1,252  Dog Park Permit  984  701  780  622  741  Liquor Establishment License  51  56  58  57  63  Operator License  331  471  337  268  284  Temporary Nightclub License  0  0  0  0  0  Nightclub License  9  8  10  9  9  Secondhand Dealer License  8  4  3  3  3  Solicitor’s Permit  27  41  45  15  27  Temporary Beer/Wine License  15  16  10  1  7  Street Use Permit  19  23  21  5  13  Taxi Cab Driver License  22  26  22  19  13  Amusement Device License  142  143  131  131  117  Blasting Permit  2  1  0  0  0  Chicken License  3  4  6  3  3  Mobile Food Cart  1  1  0  0  0  Mobile Food Vendor  5  4  0  0  0  TOTAL  2,831  2,765  2,759  2,312  2,559        Conduct fair, open, and transparent elections. Ensure every eligible voter is  able to cast a ballot and have that ballot counted.    Measure  2017  2018  2019  2020  2021*  Number of Elections  2  4  1  4  5  Average Election Officials  82  68  64  97  45  Average Voted at the Polls  2,731  5,369  6,064  2,351  1,255  Average Voted In‐Person Absentee  244  1,623  2,148  1,903  121  Average Voted Absentee by Mail/SVD  223  452  391  7,087  1,443  Measure  2017  2018  2019  2020  2021*  Council & Special Meetings  27  26  25  25  24  Committee of the Whole  34  23  25  28  27  Board of Review  7  4  3  5  6  Alcohol License Review Board  2  3  6  4  1  TOTAL  70  56  59  34  58  GENERAL GOVERNMENT Administrative Services CITY CLERK’S OFFICE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     67      GENERAL GOVERNMENT Administrative Services HUMAN RESOURCES       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     69  MISSION Employ and retain well‐qualified, productive, and engaged employees; enhance diversity; maintain a positive  and effective labor relations atmosphere; and achieve compliance with State and Federal laws.    DESCRIPTION Personnel costs including wages, benefits, and liability insurance coverage comprise approximately 60% of the  City’s budget.  It is this division’s  responsibility to administer the full range of Human Resources activities  including policy development, salary administration, recruitment, selection, employee evaluation, training and  development, personnel record retention and automation, benefit administration, coordination of diversity  initiatives, labor/employee relations, evaluation of risk, and improving employee safety and wellness.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o The 2022 Budget reflects  the staffing level of the HR Director, Benefits Coordinator, and two HR Generalists. o Continue to work on Equity Audit to identify and implement best management practices in relation to  diversity, equity, and inclusion activities. o Identify long‐term goals for benefits and compensation through strategic planning activities. o Contracting with an outside consultant to perform a comparative analysis salary study and use these results  to develop pay plan strategies. 2021 BUDGET OVERVIEW  Continued to provide support to all departments during staffing changes related to the COVID‐19 pandemic.   Extended paid leave for COVID‐related needs.  Celebrated the one‐year anniversary  of the Employee Wellness Clinic.  Utilization is currently at 30% with  the goal of attaining 60% within the first three years of operation.  Issued Request for Proposal (RFP) for an organizational Equity Audit in two parts (internal/external).  Orientation of two new staff members in the department.  Three teams from across the organization participated in the first Lean Six Sigma training and presented  process improvement recommendations in April. GENERAL GOVERNMENT Administrative Services HUMAN RESOURCES   70     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Employer of Choice  *2020 data reflects information through July 31, 2021    Improve recruitment efforts and fill vacancies in a timely manner.    Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Positions filled (PT/FT)  37  45  31  39  30  26  Average number of days to fill  positions  46  42  51  48  32  54  Applications received  1,548  1,848  2,209 2,049   1, 221  1,096  % minority new hires (FT)  12%  14%  15%  12%  17%  16%        Promote safety and wellness in the workplace.    Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Worker’s compensation claims  26  16  22  39  29  8  Worker’s compensation cost  $247,306  $59,449  $54,748  $309,160  $143,810  $78.300  Lost days due to Workers  Compensation injuries/illnesses  251  25    34    85    46    42  Biometric testing participation  91%  85%  94%  95%  89%  96%  Percentage of employees who  rate their general health as Good, Very Good, or Excellent  93%  95%    93%    90%    91%    88%      Retain well‐qualified and productive employees by providing essential  benefits in a fiscally responsible manner.    Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Annual Turnover rate non‐seasonal  (FT Turnover rate)  14%  (14%)  11%  (8.6%)  10%  (8.4%)  11%  (9.6%)  11%  (9.4%)  11%  (10%)  FMLA Requests  (hours used)  47  (4,094)  46  (5,842)  58  (6,933)  48  (6,205)  47  (6,227)  20  (4,586)  Paid Parent/Caregiver Requests  n/a  n/a  5  5  21  13  Increase in Health Plan Cost  4%  14%  8.8%  7.9%  6.9%  Cap 7.9%  Health Plan Medical Loss Ratio (MLR) ‐ ‐   158%  132%  147%  106%  89%  Authorized FT positions  180  185  190  196  202  207  Authorized PT positions  37  31  33  38  33  33  GENERAL GOVERNMENT Administrative Services HUMAN RESOURCES       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     71      GENERAL GOVERNMENT Administrative Services FINANCE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     73  MISSION Ensure the City’s long‐term fiscal sustainability by implementing sound budgetary and accounting practices in  accordance with Generally Accepted Accounting Standards.  Promote financial stewardship and safekeeping of  assets and provide a comprehensive risk management program to minimize the City’s property and casualty  liabilities.  Continually provide excellent financial support and consultant services to City departments.    DESCRIPTION The Finance Department is under the directions of the Administrative Services Department and provides  financial management and operational support to the Mayor, City Council, City Administrator, and City  departments.  Services provided by the Finance Department include accounting, cash management, purchasing  review, payroll, tax  collection, capital and asset management, annual budget and financial statement  presentation, and administration of general liability, auto liability, and property insurance.  The City  Treasurer/Finance Director resides in the Finance Department and is an appointed position.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Increase in seasonal wages to correspond with the oversight of the first floor front counter. 2021 BUDGET OVERVIEW  Transitioned to a new CIP software.  Created a Controller position from the Budget Analyst vacancy.  Transition the oversight of the first floor front counter from the City Clerk to the Finance Department. GENERAL GOVERNMENT Administrative Services FINANCE   74     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    Process payment transactions more efficiently by creating electronic payment options for both the  stakeholders and employees of the City promoting the long‐term financial stability of the City.  Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021  Payments by ETF  2,876,627  4,507,406  18,556,766  18,156,564  18,396,271  18,780,823  Payments by procurement card  4,106,642  2,499,935  3,784,384  4,599,448  3,977,362  2,198,293  Collections by credit card/e‐check  239,111  156,165  142,512  126,747  649,184  489,552  Tax collections by credit card/e‐check  925,584  995,113  1,094,498  1,783,305  3,529,642  1,676,194        Monitor and maintain an appropriate risk program to ensure the long‐ term  financial stability of the City.    AUTO PHYSICAL DAMAGE LOSS REPORT    Year  Total  Claims    Reserve    Paid    Collection    Incurred  2009  16 ‐   $ 59,016  $ 12,769  $ 46,246  2010  3 ‐   8,818 ‐   8,818  2011  3 ‐   19,434  14,211  5,223  2012  5 ‐   3,787  3,499  288  2013  4 ‐   8,523 ‐   8,523  2014  2 ‐   4,579  2,147  2,432  2015  3 ‐   9,212 ‐   9,212  2016  9 ‐   37,045 ‐   39,300  2017  2 ‐   3,127  2,838  289  2018  18 ‐   23,575  4,114  27,689  2019  9 ‐   4,609  3,154  7,763  2020  10  37,050  43,722  8,773  52,495  2021*  1  2,740  240  2,500  2,740  Total  74 ‐   $ 181,725  $ 42,732  $ 155,784  GENERAL GOVERNMENT Administrative Services FINANCE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     75      GENERAL GOVERNMENT Administrative Services ASSESSING       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     77  MISSION To assess taxable residential and commercial real and personal property fairly and accurately in accordance with  Wisconsin State Statutes and the Wisconsin Property Assessment Manual; the Wisconsin Department of  Revenue (DOR) assesses all manufacturing real and personal property.  It is our duty to be ambassadors of the  City; we will treat everyone we encounter with courtesy and respect.  Furthermore, it is our responsibility to  provide valuable, responsive, and cost‐effective services to the citizens of Sun Prairie.    DESCRIPTION It is the assessor’s duty to discover, list, and value all taxable real and personal property within the taxation  district.  The  values are reported annually in an assessment roll for the City.  The assessor’s office is also charged  with explaining and defending assessments and reporting assessment results to the City and the Department of  Revenue (DOR).  This is accomplished following guidelines in the Wisconsin Property Assessment Manual and  Chapter 70 of the Wisconsin State Statutes.    The office discovers and lists properties by reviewing permits, sales, and conducting interior and/or exterior  inspections of properties to ensure property data is current.  The office performs statistical analysis of data on a  mass appraisal basis after consideration of market conditions, neighborhood analysis, physical, economic,  governmental,  and social factors to determine current valuation amounts.  If citizens disagree with the  assessor’s valuation, they can review records during the Open Book period, conducted immediately following  the publishing of the initial annual Assessment Roll.  During the Open Book period, the assessor dedicates times  to meet with property owners to explain valuation methods and listen to their concerns regarding property  valuation.  The Board of Review follows with official hearings where the assessor formally defends a property’s  assessment.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o 2022 Assessment Roll will include revaluation year and complete data conversion along with setting up new  modeling. o Identify appropriate staffing levels and any need to supplement with contracted expertise. o Maintain a reliable Computer Assisted Mass Appraisal (CAMA) software system. 2021 BUDGET OVERVIEW  Annual maintenance of records conducted by two full‐time professional staff and contracted services.  Accomplished work remotely during the COVID‐19 pandemic with virtual meetings and  closely monitoring  data collected by other field personnel including Building Inspectors. GENERAL GOVERNMENT Administrative Services ASSESSING   78     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    The Level of Assessment measures how close the total assessed value of the city is to market value. The goal in a revaluation year is to be  as close to 100% as possible. If the Level of Assessment is above 100%, the assessments as a whole are greater than market value. If the  Level of Assessment is below 100%, the assessments as a whole are less than market value. While individual properties will vary, they typically  fall within a reasonable range of the Level of Assessment. An acceptable Level of Assessment is 90% ‐ 110% for any given year.      Measure  2016  Non‐Reval  2017  Reval  2018  Non‐Reval  2019  Non‐Reval  2020  Reval  2021*  Non‐Reval  Level of Assessment  92.40%  100.00%  94.28%  89.33%  96.06%  94%    Annually maintain Real Estate parcels and Personal Property accounts for accuracy.      Measure  2016  Non‐Reval  2017  Reval  2018  Non‐Reval  2019  Non‐Reval  2020  Reval  2021*  Non‐Reval  Total Real Estate Parcels  11,422  11,452  11,764  11,797  12,137  12,273  Total Personal Property Accounts  1,201  1,108  999  982  887  868    Update real estate parcels and personal property accounts to reflect physical and valuation changes      Measure  2016  Non‐Reval  2017  Reval  2018  Non‐Reval  2019  Non‐Reval  2020  Reval  2021*  Non‐Reval  Interior Inspections  636  651  465  437  221  7  Exterior Inspections  522  396  290  283  97  61  Other On‐site Visits  557  18  9  0  1  0  Drive‐by Reviews  162  1,885  1,430  1,322  679  435  Ag Reviews  433  648  553  448  392  381  Office Reviews  784  1,235  306  165  492  619  Real Estate Transfers Reviewed  1,156  1,417  1,235  1,436  1,211  1,347  Permits Reviewed  1,445  1,412  1,789  1,929  1,945  1,978  Personal Property Accounts Assessed  1,113  1,027  1,000  982  805  843      Annually conduct Open Book conferences with property owners to discuss valuation concerns and explain value development. This is an  opportunity  to  correct  records  and  possibly  resolve  valuation  issues  reducing  the  need  for  many  property  owners  to  appeal  their  assessments.    Measure  2016  Non‐ Reval  2017  Reval  2018  Non‐ Reval  2019  Non‐ Reval  2020  Reval  2021*  Non‐Reval  Parcels Reviewed  22  262  113  65  626  25     Number of Adjustments  20  162  111  64  510  10     Net $ Adjustments (‐) or (+) ‐ $313,700 ‐ $6,458,000 ‐ $5,725,700 ‐ $14,438,700 ‐ $22,904,300 ‐ $160,900         Annually present defenses for assessment appealed to the Board of Review.    Measure  2016  Non‐ Reval  2017  Reval  2018  Non‐Reval  2019  Non‐Reval  2020  Reval  2021*  Non‐Reval  Parcels Reviewed  9  29  1  2  13  5  Number of Adjustments  7  14  1  1  9  5  Net $ Adjustments (‐) or (+) ‐ $1,428,610 ‐ $4,303,200 ‐ $1,003,100 ‐ $591,900 ‐ $1,653,850 ‐ $8,941,200  GENERAL GOVERNMENT Administrative Services ASSESSING       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     79  2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) As ses sing 4.00             4.00                   4.00                   4.00                   4.00                   4.00                      ‐                       Alloca ted FTE (0.25)           ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                          ‐                       Total Personnel 3.75             4.00                   4.00                   4.00                   4.00                   4.00                      ‐                       2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Assessing 435.4 388.9 208.1 337.4 354.3 548.2 194.0 Total Expenditures $   435.4 $   388.9 $   208.1 $   337.4 $   354.3 $   548.2 $   194.0 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Personnel 407.8 201.1 125.8 216.6 245.6 422.6 177.0 Ma teria ls & Supplies 10.3 10.7 11.2 14.7 2.7 13.9 11.2 Contractual  Services 10.9 173.9 70.4 103.5 102.6 104.3 1.7 Professional  Development 6.4 3.3 0.7 3.3 3.4 7.4 4.0 Capital  Items ‐               ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                          ‐                       Total Expenditures $   435.4 $   388.9 $   208.1 $   338.1 $   354.3 $   548.2 $   194.0 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Tota l Revenues ‐               ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                          ‐                       Tota l Expenditures 435.4 388.9 208.1 338.1 354.3 548.2 194.0 Net Operating Result $   (435.4) $   (388.9) $   (208.1) $   (338.1) $   (354.3) $   (548.2) $   (194.0) PERSONNEL BY DIVISION EXPENDITURES BY DIVISION $ in '000s EXPENDITURES BY CATEGORY $ in '000s OPERATING RESULTS $ in '000s     GENERAL GOVERNMENT Administrative Services INFORMATION TECHNOLOGY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     81  MISSION Engage, empower, and enable staff to improve life for residents, businesses, and visitors in the City through  technology and geospatial data analysis.    MISSION The Information Technology (IT) Department is responsible for providing secure and effective technology  equipment and solutions to enable the success of City departments and provide efficiencies in  City operations.   IT is actively working to modernize the City technology landscape and provide increased opportunities for  transparency and citizen self‐service.  The Department also fulfills traditional responsibilities of enabling the  storage, processing, and accessibility of data.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Continued improvement on core technology platforms. o Network redesign for security  and functionality. o Replacement of data backup hardware. o End‐user equipment upgrades and standardization. o Right‐size IT staff. o Improve cybersecurity and ransomware protection. o Creation of an IT Systems Administrator position. o Replacement of the server and tape drive used for the City’s backup infrastructure. o Replace/upgrade analog security cameras at City Hall and Westside Community Services Building to High‐ Definition Digital cameras. o Contract with an outside organization to perform a comprehensive Cybersecurity Audit. 2021 BUDGET OVERVIEW  Implemented OpenGov citizen online portal for online payments, licensing, permitting.  Remote Work Systems Improved: Advanced Remote Capabilities for Engineering,  new VPN implemented.  Migration for FirstNet from Verizon for phones, tablets, and vehicles.  New computers installed in all PD squads.  Wireless internet and security in Parks Deployments Continue.  DocuSign Contract and Document eSignature platform implementation.  Upgraded City data interconnects and doubled speed to internet. GENERAL GOVERNMENT Administrative Services INFORMATION TECHNOLOGY   82     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    Ticket Volume:    2018 – 601 Tickets     2019 – 1776 Tickets    2020 – 2560 Tickets   2021 – 1849 Tickets (projected)    Resolve issues in accordance with our service levels and resolve issues on first  contact while maintaining a high satisfaction rating.       Measure  2016  2017  2018  2019   2020  2021*  Issues Resolved On‐time  66%  68%  78%  80%  86%  80%  Issues Resolved On First Contact  66%  61%  52%  64%  71%  68%  Issues Resolved to Satisfaction* ‐   97%  97%  99%  100%  100%  *2017 was the first year for satisfaction surveys    Decrease the amount of time it takes for IT staff  to contact users  regarding  their issue and ultimately resolve it.    Measure  2016  2017  2018      2019  2020  2021*  Average Time to First Response  18:30  24:30 13:14 5:46   4:58  3:20  Average Time Between Responses  17:20  18:20 9:44 5:18   3:09  8:38  Average Time to Resolution  47:50  46:30 41:00 33:24   26:00  31:00  The time format above is hours:minutes GENERAL GOVERNMENT Administrative Services INFORMATION TECHNOLOGY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     83      GENERAL GOVERNMENT Public Services BUILDING MAINTENANCE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     85  MISSION Provide clean, secure, and well‐maintained City of Sun Prairie facilities.    DESCRIPTION The Building Maintenance Division provides building maintenance and repairs at more than 15 municipal  facilities, including City Hall, the West Side Community Service Building, both Fire/EMS facilities, the Library, the  City Service Center, the Wastewater Treatment Plant, the  Historical Museum, and other facilities throughout the  City.  It is also responsible for snow removal from sidewalks and walkways at five City facilities.  The Division  provides vendor oversight for contracted janitorial and maintenance services.  It also services several irrigation  systems in the City and the Cannery Square Fountain.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Continued the annual contribution to the Building Maintenance Fund to ensure sufficient funding for the  maintenance of all City buildings. o Full replacement of the tables and chairs for the Community Room at the Westside Community Services  Building. o Creation of a Maintenance Technician II level within the Building Maintenance staff to provide additional  compensation for technicians who pursue and complete additional training. 2021 BUDGET OVERVIEW  Hired a new Buildings and Grounds Supervisor.  Established a new contract for janitorial services. GENERAL GOVERNMENT Public Services BUILDING MAINTENANCE   86     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    Respond to maintenance requests submitted within 24 hours, and  strive to resolve them within 48 hours    Measure  2017  2018  2019  2020  2021*  Number of tickets received  527  662  357  407  222  Average response time (hours)  9:16  10:28  11:30  17:12  16:31  Average resolution time (hours)  23:26  29:27  30:46  29:16  39:20    Respond to urgent and high priority maintenance requests within 4 hours,  and strive to resolve them within 24 hours.    Measure  2017  2018         2019  2020  2021*  No. of urgent and high priority tickets  73 84 4   3  11  Average response time (hours)  6:41 9:39 1:33 5:15 15:11 Average resolution time (hours)  17.47 20:36 5:19 11:19 29:58   Maintenance tickets submitted.     Department  2020 2021* Finance  34 6 Library  86 52 Fire  94 35 EMS  45 25 Building Maintenance  37 Police  73 43 City Clerk  16 9 Others  54 50 Recreation  24 GENERAL GOVERNMENT Public Services BUILDING MAINTENANCE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     87      IN-SERVICE FUNDS Administrative Services HEALTHCARE IN-SERVICE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     89  MISSION Appropriately account for health and dental care expenditures for all employees.    DESCRIPTION The City incurs personnel costs related to employer‐funded health and dental coverage insurance.  All  employees who have employer‐sponsored health insurance through the City are enrolled in a high deductible  health insurance plan.  The city deposits $750  for single plan participants and $1,500 for family plan participants  annually into a health savings or health reimbursement account for enrolled employees.  Employees who elect  not to participate in the plan are eligible for $750 for single/$1,500 for family benefit deposited into a health  reimbursement account.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Healthcare cost  increase of 5%. o No increase for dental care. 2021 BUDGET OVERVIEW  The Employee Wellness Clinic opened in July 2020. IN-SERVICE FUNDS Administrative Services HEALTHCARE IN-SERVICE   90     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) HealthCare  InService ‐                   ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                            Total Personnel ‐                   ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                            2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Health Ins Internal  Svc Fund 2,454.3 2,724.0 2,044.1 3,260.8 3,260.8 3,592.9 332.1 Total Expenditures $   2,454.3 $   2,724.0 $   2,044.1 $   3,260.8 $   3,260.8 $   3,592.9 $   332.1 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Health Insurance 2,246.2 2,524.4 1,908.7 3,033.5 3,033.5 3,354.8 321.3 Dental Insurance 208.0 199.6 135.4 227.3 227.3 238.1 10.8 Total Expenditures $   2,454.3 $   2,724.0 $   2,044.1 $   3,260.8 $   3,260.8 $   3,592.9 $   332.1 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Tota l Revenues 2,801.5 2,854.6 2,108.8 3,194.0 3,170.3 3,512.6 342.2 Tota l Expenditures 2,454.3 2,724.0 2,044.1 3,260.8 3,260.8 3,592.9 332.1 Net Operating Result $   347.2 $   130.6 $   64.7 $   (66.7) $   (90.5) $   (80.3) $   10.1 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Actual Actual Actual Projected Budget Approved Net Increase/(Decrease) 347.2 130.6 64.7 (66.7) (90.5) (80.3) Fund Balance  Applied ‐                   ‐                       ‐                       ‐                       90.5 80.3 Beginning Fund Balance ‐                   347.2 477.8 477.8 477.8 411.1 Ending Fund Balance $   347.2 $   477.8 $   542.5 $   411.1 $   296.9 $   250.5 OPERATING RESULTS $ in '000s FUND BALANCE $ in '000s PERSONNEL BY DIVISION EXPENDITURES BY DIVISION $ in '000s EXPENDITURES BY CATEGORY $ in '000s PUBLIC SAFETY Police POLICE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     91  MISSION We will build relationships and solve problems.    DESCRIPTIONS Administration There are six members within the Administration Division.  Five command‐level sworn officers provide overall organizational leadership.   The Chief of Police is responsible for the broad vision and directions for the operations of the organization  with assistance from the Assistant Chief  of Police.   One Lieutenant provides leadership and management for the Patrol Division.   A second Lieutenant provided leadership and management for the Support Services Division.   A third Lieutenant provides leadership and management for the Special Operations Division.   A Business Manager provides executive‐level support to the Administrative Team.    Patrol Division The Patrol Division consists of sworn field officers who provide district policing efforts throughout the  community.  There are seven sergeants, 32 patrol officers, and two community service officers.  The Patrol  Lieutenant provides oversight.    District Liaison Program A team of four officers that report directly to a Community Policing Sergeant, each assigned to a specific patrol  district, focuses on neighborhood problem solving, community engagement, crime prevention services, mental  health intervention, as well as drug and gang activity.  The Special Operations Lieutenant provides oversight.    Canine Program There are two K9 units within the organization.  One is assigned to the Patrol Division and one is assigned to the  District Liaison Program.  The Patrol Lieutenant and Special Operations Lieutenant provide oversight.    Detective Bureau A team of five detectives provide police response and investigation into complicated high‐level, time consuming  investigations.  These detectives coordinate complex investigative efforts, lead investigative teams, conduct  intensive interviews, make complicated legal charging decisions, collect evidence at crime scenes, and work  closely with the District Attorney’s Office.  A civilian evidence officer also reports to the Special Operations  Lieutenant within that Division.  The Special Operations Lieutenant provides oversight.    School Liaison Program An extension of our policing philosophy, the School Liaison Program creates a partnership with the school  district.  Two officers are assigned to the program.  One is based out of the High School, and one is based out of  the Cardinal Heights Upper Middle School.  Time is spent at the alternative school and lower‐level schools  respectively.  These officers provide proactive problem solving and relationship building in the schools.  The  Support Services Lieutenant provides oversight.    Dispatch Services Led by a civilian supervisor, eight dispatchers provide 24‐hour dispatching services for police staff and answering  services for citizens wishing to reach City government.  The communications center accomplishes several tasks  PUBLIC SAFETY Police POLICE   92     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       related to the City’s public safety function, including monitoring alarms and cameras, supporting the emergency  operations center, and accessing local databases.  Staff members are considered problem solving support staff  and maintain a key role in building relationships with community members and delivering quality service.  The  Support Services Lieutenant provides oversight.    Records Division Divided between two police facilities, a civilian supervisor leads seven support staff members responsible for  processing police‐related records.  An eighth unit member is dedicated to county court officer duties.  An  additional unit member is dedicated to municipal court officer duties.  Staff assists with carrying out a variety of  tasks, including open records processing, social media management, citizen fingerprinting, license and permit  processing, and staffing a service window at each facility.  The Support Services Lieutenant provides oversight.    Community Policing Services A section of the Department’s budget is intended to provide the resources required for community policing  efforts.  The funds allow for the purchase of equipment and supplies used in assignments that serve our  community such as the Honor Guard and Department Chaplains.  Other programs include Citizen Academy,  National Night Out, Youth Academy, the Police Chief’s Community Advisory Board, and other outreach activities.    Crossing Guards Services The City contracts for crossing guard services that are stationed throughout the community with the purpose of  ensuring student safety.  The program is monitored in partnership with the school district.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS   o Ongoing commitment to community engagement and policing philosophy and increased efforts in recruiting  for a department that supports the diversity of our community.  o Increase in  training expenses due to an increase in overall ammunition expense as well as strong focus on  career development and succession planning.  o Increase in overall MPSIS expense due to contribution expenses; includes cost to continue LEFTA Systems  professional standards early warning system requested in the interest of community transparency,  accountability, and professional integrity.  o Increase in general contract expenses.  o Addition of two officers with a projected August 1, 2022 start date.  o Addition of one police squad to the fleet.  o Addition of a Police Social Worker position whose primary mission will be to follow up on police calls where  social services needs have been identified.  o Replacement of ballistic helmets that are past warranty with new helmets that are more modern,  comfortable, and improved which will allow for reduced likelihood of neck injury, better fit with less helmet  movement, ear protection, and capability to add vision equipment, face shields, and lighting.    2021 BUDGET OVERVIEW  Two additional police officers were requested in the 2021 budget.  One officer was approved with an  implementation date of May 2021.   Two additional squad cars were approved.   An additional speed trailer was approved and put into service in June 2021.  PUBLIC SAFETY Police POLICE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     93   Professional standards monitoring software, including a public‐facing use of force statistics dashboard was  approved and implementation will be complete by 3rd quarter 2021.    PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    Respond to citizens’ call for service.  Measure  2015  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Crime Rate Per 1,000 Residents                     Violent Crime  3.24  3.00  3.01  2.70  3.53  2.54 2.46           Property Crime  19.62  17.57  15.70  21.72  18.49  19.06 8.43 PUBLIC SAFETY Police POLICE   94     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PUBLIC SAFETY Fire FIRE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     95  MISSION   Deliver professional service to our community through public education and fire prevention, while providing a  highly‐trained staff of All Hazards response personnel and doing this at a premium cost to the community.  Sun  Prairie Fire & Rescue will carry out our mission by providing courteous and effective responses through quality  training with the highest standards of integrity and performance.  In partnership with our community and public  safety partners, we will continue to strive for excellence as a Public Safety Team Member.    DESCRIPTION   The Sun Prairie Fire & Rescue Company is contracted by the City of Sun Prairie to deliver  and All‐Hazards  response to emergencies within the City.  Services include fire prevention, fire education, fire response, motor  vehicle crash response, natural gas and fuel leak response, electrical emergency response, hazardous materials  response, technical rescue response, and assistance to Sun Prairie Emergency Medical Services and Sun Prairie  Police Department.    Sun Prairie Fire & Rescue’s response area encompasses approximately 96 square miles and serves over 47,000  residents within the City of Sun Prairie and the Townships of Burke, Bristol, and Sun Prairie.    Sun Prairie Fire & Rescue staffs two stations 24 hours a day with a combination of career and volunteer/Paid ‐on‐ Premise (POP) staff.  Career staff covers both stations 6:00am until 6:00pm daily and POP crews staff 6:00pm to  6:00am.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS   o There are no notable changes in the budget.    2021 BUDGET OVERVIEW  Implemented a new reporting software to provide reliable data on a constant basis, resulting in a  streamlined reporting  process and ability for employees to concentrate on training and public education.   Hosting a Rope Rescue Tech Class in conjunction with Madison Area Technical College which will set the  stage for creating technical rescue teams in Dane County.   Delivered educational messages through social media, using media center partners and The Star newspaper.   Hosted the first Virtual Open House.    PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    Respond to citizens’ call for service.  Measure  2015  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Calls for Service  1,020  1,120  1,699  1,917  1,970  1964   1093  PUBLIC SAFETY Fire FIRE   96     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PUBLIC SAFETY Emergency Medical Services EMERGENCY MEDICAL SERVICES       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     97  MISSION   Care for our community as a team of dedicated professionals through the delivery of compassionate emergency  treatment, quality public education, and the responsible use of public resources.    DESCRIPTION   Sun Prairie Emergency Medical Services (EMS) responds to medical emergencies 24 hours per day, seven days  per week.  In the EMS profession, paramedics deliver the highest level of pre‐hospital care.  Paramedics are the  only rescuers who can perform critical procedures such as intubation (emergency airway) and intravenous  medications.  The City staffs its ambulances with two (dual) paramedics.  Unique in this regard, Sun Prairie EMS  is one of only a handful of Advanced Life Support (ALS) providers in the region.  As such, Sun Prairie EMS is a  critical partner in the delivery of quality pre‐hospital medicine to the citizens of Sun Prairie and beyond.    Sun Prairie EMS has evolved its role commensurately with demands for service.  Sun Prairie EMS services include  preventative outreach programs, including community education such as CPR and AED training.  Additionally,  Sun Prairie EMS provides support to both public and private community events.  Sun Prairie EMS works closely  with its Fire Department and Police Department partners to ensure it is ready to respond to any emergency.  In  2020, Sun Prairie EMS rejoined the Dane County ALS Consortium, a collaborative group of all the ALS providers  in Dane County that works to develop standardized patient care practices, improve operational efficiencies, and  share resources for the betterment of regional Emergency Medical Services.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Introduction of Diversity, Equity, and Inclusion training  that was also adopted by all Dane County ALS  Consortium agencies.  o Implementation of advanced computerized real‐time tracking of narcotics and controlled substances.  o Replacement of all CPR manikins with new equipment that has both light and dark skin tones to reflect  community diversity.  o Implementation of Nitrous Oxide on ambulances as a non‐narcotic pain control measure for patients.  o Addition of one Full‐Time Paramedic position.  o Establishment of an Equipment Replacement Fund with the first usage being to replace the full‐body  manikin with one that meets modern simulation training standards.  o Obtain accreditation from the Committee on Accreditation of Ambulance Services (CAAS).    2021 BUDGET OVERVIEW  Additional full‐time paramedic added to staff, improving availability of ambulance response capabilities.   Utilization of computerized inventory and supply ordering and tracking system, to help manage materials  costs.   Extended useful life of ambulance vehicles, resulting in cost savings by deferring vehicle  replacement.    PUBLIC SAFETY Emergency Medical Services EMERGENCY MEDICAL SERVICES   98     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    Respond in a timely manner to calls for service, and deliver patients to the hospital expeditiously.    Measure  2017  2018  2019  2020  2021*  Call volume  2,828  2,839  3,165  3,213  1871  Response time: En route  1:45  1:52  1:47  1:50  1:40  Response time: To scene  4:33  4:36  4:42  4:46  4:36  Response time: To hospital  19:03  18:33  18:06  17:43  17:40  **Response times are measured in minutes.    Quality training results in improved skills success rate and a better patient experience.  Measure  2017  2018  2019  2020  2021*  IV success rate  70%  72%  73%  71%  67%  First‐pass intubation success rate  87%  90%  92%  91%  87%    Council Strategic Priority: Dynamic Economy    Serve residents and City visitors. Distribute the cost of services between taxpayers and service users.    Measure  2017  2018  2019  2020  2021*  Ambulance service users  58%  48%  63%  57%  54%  Taxpayers  42%  52%  37%  43%  46%  PUBLIC SAFETY Emergency Medical Services EMERGENCY MEDICAL SERVICES       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     99      PUBLIC SAFETY Emergency Management Services EMERGENCY MANAGEMENT       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     101  MISSION   Planning, preparation, and response to major events or disasters that affect community safety and in the  interest of protecting lives and property.    DESCRIPTION   The City has established an Emergency Management Team consisting of the Chief of Police, Assistant Chief of  Police, Fire Chief, and Emergency Medical Services Chief.  This group is working towards disaster preparedness  that includes a functional Emergency Operations Center (EOC) for protective service leaders, City administration,  and City department leaders to use during emergency events and planned large‐scale events.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS    o There are no notable changes in the budget.    2021 BUDGET OVERVIEW  Provided NIMS ICS‐300  and ICS‐400 training for staff and other entities.    PUBLIC SAFETY Emergency Management Services EMERGENCY MANAGEMENT   102     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PUBLIC SAFETY Community Development BUILDING INSPECTION       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     103  MISSION   Advance quality and safety in the built environment for all who live, work, and visit our community.  Provide  high quality inspection services for all new and existing structures, responsive property maintenance and zoning  enforcement services, and friendly and courteous service to our customers.    DESCRIPTION   The Building Inspection Division is a  division of the Community Development Department.  The Division is  primarily responsible for reviewing plans, issuing permits, and providing inspection services for new buildings,  building additions, alterations and modifications, and other construction activities to ensure compliance with  applicable codes and regulations.    The Division is responsible for the collection of permit fees,  impact fees, and other fees associated with the  permitting process.  In addition, the Division provides property maintenance and zoning code enforcement  services for the City.    Due to the individual skill sets of current employees, the Division provides support to Building Maintenance,  Public Works, and other departments in the areas of plumbing and commercial electrical installations and  maintenance at City Facilities.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o The Division is anticipating substantial growth again in 2022, and is anticipating staff overtime expenses  accordingly.  o There is an increase in the Division training budget due to increased costs for out‐of‐house continuing  education.  o The Division will continue the implementation of OpenGov in 2022, continuing to expand online customer  services.  o Addition of a Neighborhood Services Specialist position to enforce property maintenance, zoning, and other  municipal ordinances.    2021 BUDGET OVERVIEW  The Division has continued development of the new permitting and inspection software throughout 2021.   Code enforcement was  migrated into the system in June, and permitting and plan review will go live in mid‐ August.  This should significantly increase staff efficiency and mobile inspection and reporting capabilities, as  well as customer access and transparency in the permitting and inspection process.   In response to the COVID‐19 pandemic, online continued to ensure the continued support and service to the  construction industry.  In addition, the virtual inspection program initiated in 2020 continued in order to  maintain the Division’s services in situations where social distancing requirements made it difficult to safely  perform such inspections.  In all, over 25% of inspections have been performed virtually since the start of  the pandemic.   Continued high demand for services, and challenges related to the technical aspects and social distancing of  inspections resulted in continued reliance on staff overtime and seasonal staff expenses.    PUBLIC SAFETY Community Development BUILDING INSPECTION   104     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    Comply with Wisconsin Administrative Code requirements to perform permit related inspections within two business days.    Measure  2015  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Total inspections  6,754  6,777  8,909  10,093  9,347  9,142  5,699  Completed same day  86%  92%  78%  90%  92%  86%  89%  Completed within 1 day  7%  5%  13%  6%  4%  7%  5%  Completed in 2+ days  7%  3%  9%  4%  4%  7%  6%      Issue Permits within fifteen business days.  Data prior to 2018 is unavailable.  Permits greater than 16 days reflect delays in receiving information from the applicant.  2021 14% of applications are in process and unissued.    Measure       2018  2019  2020  2021*  Total applications       2,391  2,400  2,384  1,623  1‐5 days       34%  36%  32%  28%  6‐10 days       31%  31%  26%  26%  11‐15 days       15%  15%  18%  16%  16+ days       18%  18%  24%  16%      Inspections per staff member.  ISO recommends a maximum of 10 inspections per inspector per day.    Measure  2015  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Field inspections  6,754  6,779  8,909  10,093 9,347   9,142  5,699  Inspection staff  3  3.5  3.5  3.5  3.5  3.5  3.5  Annual inspections per staff  2,251  1,937  2,546  2,884 2,671   2,612  1,629  Inspections per day per staff  9.8  8.4  11.1  12.85 10.9   11.4  11.3    Permit Applications per staff member.    Measure  2015  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Permit applications  1,823  1,750  2,264  2,391  2,400  2,384  1,623  Inspection staff  3  3.5  3.5  3.5  3.5  3.5  3.5  Annual permits per staff  608  500  647  683  686  681  464  Permits per day per staff  2.67  2.17  2.81  2.97  2.98  2.96  3.22    Total calls for service.    Measure  2015  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Permit applications  1,823  1,750  2,264  2,391  2,400  2,384  1,623  Code enforcement cases  396  468  378  252  464  222  88  Field inspections  6,754  6,779  8,909  10,093 9,347   9,142  5,699  PUBLIC SAFETY Community Development BUILDING INSPECTION       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     105      PUBLIC WORKS Public Services PUBLIC SERVICES       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     107  MISSION   Provide high quality infrastructure and services to the City of Sun Prairie.    DESCRIPTION   The Public Services Department oversees the Divisions of Engineering; Public Works; Building Maintenance;  Wastewater Treatment; Stormwater Utility; GIS; and Parks, Recreation, and Forestry.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS   o Increase pager pay for on‐call employees by $0.75 per hour to $2.25 per hour.  o Increase boot allowance for employees by $25.00 to a maximum of $150.00.    2021 BUDGET OVERVIEW  Hired a new Management Analyst.    PUBLIC WORKS Public Services PUBLIC SERVICES   108     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PUBLIC WORKS Public Services PUBLIC WORKS       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     109  MISSION   Provide a clean and safe environment for Sun Prairie residents by providing street maintenance, snow and ice  removal, traffic control, stormwater facility maintenance, safe and reliable maintenance of the City’s fleet and  equipment, and ensuring residents receive accurate and timely service information.    DESCRIPTION   Public Works consists of five divisions:  Administration, Operations, Snow & Ice, Traffic Control, and Streets.    The Department conducts pavement maintenance to roads, parking lots, bike paths, and sidewalks.   Maintenance activities include sinkhole repairs, chip sealing, micro‐sealing, concrete sealing, sidewalk  replacement, curb and gutter replacement, spray patching, and crack filling.  Last, the Department procures and  monitors  contracts for services.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o There are no notable changes in the budget.    2021 BUDGET OVERVIEW  Staff attended Salt Wise training to continue efforts to reduce salt usage during snow operations.   In conjunction with the Pedestrian Safety Task Force, staff installed multiple Rectangular Rapid‐Flashing  Beacons (RRFB) at crosswalks throughout the  City.   As part of the Main Street speed limit reduction, staff installed radar feedback speed signs along the  corridor.   Took delivery of a Methyl Methacrylate (MMA) paint machine to apply pavement markings throughout the  City,    PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through June 30, 2021    Maintain city streets.    Measure  2016 2017 2018   2019  2020  2021*  Lane Miles of Streets     326  327  340  340  Pounds of crack filling material  86,400  86,400  86,400  86,400  86,400  31,020  Diggers locates marked  4,037  9,951  13,560  15,409  15,000  3,179  PUBLIC WORKS Public Services PUBLIC WORKS   110     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PUBLIC WORKS Public Services ENGINEERING       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     111  MISSION   Manage the development and maintenance of the City’s infrastructure in a fiscally prudent and professional  manner.    DESCRIPTION   The Engineering Department provides a wide array of municipal engineering services:   Department members perform office and field related responsibilities.  The Department provides  engineering oversight, assists in the management of the City’s Stormwater Utility, and provides engineering  support for other City departments.  Engineering collects, distributes, reports on, and maintains records of  public infrastructure improvements.  The Engineering Department reviews, designs, and coordinates,  construction inspection of public improvements in private developments and subdivisions.  The Department  reviews and approves Street Opening, Driveway, and Erosion Control/Stormwater Management Permits.   Engineering staff complete field ratings of street conditions to properly categorize existing streets as either  Total Street Reconstruction or Pavement Rehabilitation projects.  Staff revisit street evaluations periodically  to account for changes in conditions.  City utilities, including wastewater, water, and electric may request a  street be prioritized for reconstruction due to utility needs.  In addition, pedestrian needs must also be  taken into account.  The Engineering Department works with all appropriate entities to ensure long‐term  plans reflect all relevant factors.  The information gathered is used to develop a plan for the timing and  financing of street improvements in the ten‐year Capital Improvement Plan (CIP).   The Department develops construction schedules and cost estimates for all street and sidewalk projects.   City engineering staff design and develop construction documents for the City’s Total Street Reconstruction,  Pavement Rehabilitation, Sidewalk Installation Program, and the Storm Sewer Extension Programs.  Properly  designed and constructed projects can result in a longer life for improvements and lower maintenance costs.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Allow for continued training for professional and field staff.  o Provide equipment required to assist staff in overseeing and inspecting CIP projects.    2021 BUDGET OVERVIEW  Increased training efforts of staff.   Staff was able to  design, contract, and construct the Bank of Sun Prairie parking lot within limited  timeframes.    PUBLIC WORKS Public Services ENGINEERING   112     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021      Review  city  funded  capital  improvement  projects  and  new  private  development  projects  to  ensure  projects are congruent with engineering standards.    Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  City’s Capital Improvement Projects  13  10  9  8  9  7  CIP Projects size (millions)  $7.0  $6.5  $11.4  $10.6  $6.7  $8.2  New Private Development Projects  6  12  8  10  4  7  Private Development Size (millions)  $4.0  $10.0  $4.1  $8.3  $6.0  $5.8      Timely Designs Measurements – Provide engineering services for capital improvements that result in well‐ designed projects constructed at a competitive cost.    Measure  2016 2017   2018  2019  2020  2021*  Total Contracts  13  10  11  8  5  7  Contracts advertised before March 31  12  10  9  8  4  6  Total Contracts/Contracts Inspected by Engineering Dept.  13/13 10/9   11/9  8/8  4  6  *Two grant‐funded projects were advertised for bid in December 2014.     Reconstruct or rehabilitate streets with a PASER rating of six or less.  Measure  2016  Miles  2017  Miles  2018  Miles  2019  Miles  2020  Miles  2021  Miles*  Street Projects with 3 Rating or less  0.65  0.66  2.60  2.28  0.58  1.32  Street Projects with 4 Rating  0.93  2.45  1.91  1.02  0.94  1.83  Street Projects with 5 Rating  0.25  0.63  0.21  0.49  0.91  0.05  Street Projects with 6 Rating  0.00  0.06  0.15  0.25  0.20  0.00      Street Projects with component requested by Utility Owner and Pedestrian components.    Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Street Projects with component requested by a Utility Owner  2  3  8  6  4  4  Street Projects with Pedestrian component  9  5  6  7  4  5    Update the City’s Street Reconstruction Program to include the streets in greatest need of repair, while  considering the needs for utility upgrades.    The table below shows the street inventory and associated ratings:       Condition Frequency Report  1 to 2  3 to 4  5 to 6  7 to 8  9 to 10   PASER Rating %  0.53%  22.01%  47.90%  12.34%  17.22%  *Based on 141.70 miles of rated roadways. As of August 6th, 2021.  WISLR (Wisconsin Information System for Local Roads) is an excellent tool to analyze existing conditions of pavement within the City limits. The  State requires city staff to provide updated pavement ratings every other year. Pavement rating are based on a PASER rating (ranging 1‐10 with  1=failed, 2‐3=poor, 4‐5=fair, 6‐7=good, 8=very good, 9‐ 10=excellent). PUBLIC WORKS Public Services ENGINEERING       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     113      PUBLIC WORKS Public Services GIS       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     115  MISSION   Engage, empower, and enable staff to improve life for residents, businesses, and visitors in the city through  geospatial data analysis.    DESCRIPTION   The Geographic Information Systems (GIS) Department provides up‐to‐date, reliable, efficient, and professional  information and services.  This enables departments to operate at optimum efficiency and to satisfy the needs  of both internal staff and the public.  The Department provides spatial and geographical data analysis and  visualization services to City departments through a dedicated GIS team.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Creating a Vision Zero Hub Site for collaboration with the public.  o Create a Fun Prairie webGIS application for public engagement.   o Create and Enterprise Site which makes all GIS maps and apps available to City staff in real time.  o Establish a maintenance schedule to ensure datasets are up‐to‐date and archived.  o Work with Building Inspection on development fees related to OpenGov.  o Establish an AGOL User Group with Administration and Public Services.    2021 BUDGET OVERVIEW  Created a GIS asset management approach for Forestry   Inspections, Maintenance, etc.   Created GIS asset management systems for Public Works   Street sweeping, sidewalk shoveling, salting routes, plow down and anti‐icing routes, etc.   Created a GIS asset management system for EMS   Dashboard of incidents with real‐time collaboration with Dane County database.   Created CIP Storymap per Finance.   Completed a Mobile LiDAR project to spatially align wastewater and stormwater assets.    PERFORMANCE METRICS GIS Department Collaboration  Internal Application Development  2020  2021  External Application  Development  2020  2021  Public Works  8  14  Public Works  2  3  Engineering  4  7  Engineering  2  3  Parks & Rec  0  3  Parks & Rec  1  1  EMS, Fire & Police  0  1  EMS, Fire & Police  0  1  Wastewater  0  6  Wastewater  0  0  Stormwater  1  2  Stormwater  0  0  Clerk  0  2  Clerk  2  2  Finance  0  1  Administration  0  2  Administration  0  0  Finance  2  2  Planning  0  0  Planning  0  0  PUBLIC WORKS Public Services GIS   116     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       SPECIAL REVENUE FUND Public Services TRANSPORTATION       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     117  MISSION   The community has multiple modes of transportation, ensuring the entire population has options for safe and  efficient travel.  The City has multiple alternatives for travel including pedestrian walkways, biking lanes, and  mass transit.  Extensive investment by our community ensures that all residents can access its amenities.  Our  regional network assures access to everything around us.    DESCRIPTION   The City of Sun Prairie’s transportation network facilitates the movement of people and goods via automobiles,  fixed‐route transit, shared‐ride taxi, bicycling, and walking.  To keep the networks functioning for all users, a  variety of City Committees and Commissions provide policy guidance,  oversight, and recommendations about  specific infrastructure, including:   Transit Commission – acts as oversight authority for the shared‐ride taxi and fixed‐route bus service and  makes recommendations for changes to all modes of transportation.   Bike Subcommittee – provides recommendations related to city‐wide bicycle policy and infrastructure needs  as well as project‐specific recommendations.   Public Works Committee – awards contracts for public infrastructure projects, accepts public improvements,  reviews easements and right‐of‐way acquisition and changes, reviews traffic‐related matters, and reviews  driveway openings.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Development of a Bike/Pedestrian Plan.    2021 BUDGET OVERVIEW  Replacement of one accessible mini‐ van for the share‐ride taxi service.    PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services & Complete Transportation Network  *2021 data reflects information through July 31, 2021  Shared‐Ride Taxi data report state for required performance measures.       Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Trips/Capita  1.928 1.963 2.125 2.01   1.48 .89 Hours/Capita  .819 .804 .855 .861   .801 .363 Trips/Hour  2.354 2.441 2.460 2.604   1.84 2.45 Fares/Expense  27.9% 27.0% 26.7% 27.63%   20.76% 27.50% Expenses/Hour  $30.57 $30.91 $31.50 $32.35   $32.35 $32.25     Increase Shared‐Ride Taxi service provision    Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Ridership  62,433  64,557  72,032  70,155  51,522  32,005  Fare Revenues  $207,679  $220,564  $246,673  $268,243  $187,960  $116,075  Reduced Fare Applications  127  133  128  179  86  51    SPECIAL REVENUE FUND Public Services TRANSPORTATION   118     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Transportation ‐              ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                           Total Personnel ‐              ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                           2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Transportation 978.6 1,472.1 720.9 1,452.1 1,562.1 1,823.4 261.3 Total Expenditures $   978.6 $   1,472.1 $   720.9 $   1,452.1 $   1,562.1 $   1,823.4 $   261.3 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Personnel   ‐              ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       103.5 103.5 Ma teria ls & Supplies 7.8 ‐                      26.1 39.2 39.2 40.0 0.8 Contractual  Services 970.8 1,472.1 694.8 1,412.9 1,522.9 1,677.3 154.5 Professional  Development ‐              ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       2.5 2.5 Total Expenditures $   978.6 $   1,472.1 $   720.9 $   1,452.1 $   1,562.1 $   1,823.4 $   261.3 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Tota l Revenues 935.9 1,097.1 379.6 1,144.4 1,112.2 1,159.8 47.5 Tra nsfer In 298.1 336.6 263.0 350.6 350.6 350.6 Tota l Expenditures 978.6 1,472.1 720.9 1,452.1 1,562.1 1,823.4 261.3 Net Operating Result $   255.4 $   (38.3) $   (78.4) $   42.9 $   (99.2) $   (313.0) $   (213.8) PERSONNEL BY DIVISION EXPENDITURES BY DIVISION $ in '000s EXPENDITURES BY CATEGORY $ in '000s OPERATING RESULTS $ in '000s SPECIAL REVENUE FUND Public Services REFUSE & RECYCLING       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     119  MISSION   Provide a clean and safe environment for Sun Prairie residents by providing refuse and recycling solutions.    DESCRIPTION   The City of Sun Prairie contracts collection and disposal of curbside refuse and recycling materials from 1‐4 unit  residences, monthly brush material collection from April through November, and yard waste four times per  year.  The Public Works Department coordinates cart exchange and supplies carts funded by the permit holder  of new units.    The City operates the recycling center to facilitate collection of brush, yard waste, metal, used motor oil, oil  filters, and cardboard.  Division staff conduct household hazardous waste collection for residents once per year.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o There are no notable changes in the budget.    2021 BUDGET OVERVIEW  Expanded services offered to residents at the City Recycling Center.   Entered into a new long‐term contract for residential refuse and recycling collection services.    PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through June 30, 2021      Measure  2014  2015  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Units Collected  9,519  9,627  9,820  9,917  10,192  10,247  10,440  10,535  Contractor Cost per Unit  $11.19  $11.45  $8.90  $9.20  $9.50  $9.80  $10.10  $9.25  Recycling Collection (tons)  2,758  2,763  2,584  2,578  2,726  2,815  3,172  1,493  Refuse Collection (tons)  6,736  7,250  7,185  7,494  7,549  7,749    8,621  4,916  Yard Waste Processed (Cu. Yards)  7,544  7,423  5,010  7,494  7,549  7,689  10,956  2,688  Waste Oil (Gallons)  3,992  507  3,615  2,815    6,250  2,850  1,560  SPECIAL REVENUE FUND Public Services REFUSE & RECYCLING   120     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Refuse & Recycling seasonal seasonal seasonal seasonal seasonal seasonal Alloca ted In 1.0                    1.0                      1.0                      1.0                      1.0                      1.0                         ‐                       Total Personnel 1.0                    1.0                      1.0                      1.0                      1.0                      1.0                         ‐                       2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Refuse & Recycling 1,404.8 1,477.0 812.3 1,494.2 1,536.7 1,479.2 (57.6) Total Expenditures $   1,404.8 $   1,477.0 $   812.3 $   1,494.2 $   1,536.7 $   1,479.2 $   (57.6) 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Personnel 20.9 24.5 15.7 30.3 30.4 29.5 (0.9) Ma teria ls & Supplies 34.3 76.9 46.2 72.3 72.7 74.7 1.9 Contractual  Services 1,320.8 1,348.6 750.4 1,361.5 1,388.5 1,329.9 (58.6) Tra nsfers /Ba d Debt 1.9 ‐                      ‐                       ‐                       ‐                       ‐                          ‐                       Capital  Items 27.0 27.1 ‐                      30.0 45.0 45.0 ‐                      Total Expenditures $   1,404.8 $   1,477.0 $   812.3 $   1,494.2 $    1,536.7 $   1,479.2 $   (57.6) 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Tota l Revenues 1,339.4 1,365.4 1,333.8 1,393.8 1,342.7 1,405.4 62.8 Tota l Expenditures 1,404.8 1,477.0 812.3 1,494.2 1,536.7 1,479.2 (57.6) Net Operating Result $   (65.4) $   (111.6) $   521.5 $   (100.4) $   (194.1) $   (73.8) $   120.3 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Actual Actual Actual Projected Budget Approved Net Change in Fund Balance (65.4) (111.6) 521.5 (100.4) (194.1) (73.8) Fund Balance  ‐ Beginning of Year 446.4 381.0 269.3 269.3 269.3 169.0 Fund Balance ‐ End of Year $   381.0 $   269.3 $   790.8 $   169.0 $   75.3 $   95.2 PERSONNEL BY DIVISION EXPENDITURES BY DIVISION $ in '000s EXPENDITURES BY CATEGORY $ in '000s OPERATING RESULTS $ in '000s FUND BALANCE $ in '000s ENTERPRISE FUNDS Public Services WASTEWATER       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     121  MISSION Provide high quality and cost‐effective wastewater treatment and collection system services, to protect public  safety, and enhance water quality in area waterways.    DESCRIPTION   The Wastewater Department has two divisions, the sanitary sewer collection system and the wastewater  treatment plant.    The collection system division is responsible for maintaining and  operating over 140 miles of sewer mains  ranging in size from 8‐42 inches and 10 lift stations.  Maintenance of the sanitary sewer system includes  scheduled cleaning, repairs, flow monitoring, and pipe televising/inspection.  The goal is to increase the service  life of sewer mains and lift stations and to eliminate/reduce sewer backups.    The treatment plant division is responsible for operating and maintaining the activated sludge treatment facility.   The facility has a designed capacity of 4.4 million gallons/day (MGD) with screening removal, grit removal,  primary and secondary clarification, biological activated sludge treatment, biological phosphorus removal,  biological nitrogen removal, tertiary filtration, ultraviolet light  (UV) disinfection, and anaerobic digestion of  organic solids.  The goal is to continually meet the requirements of our Wisconsin Pollutant Discharge  Elimination System (WPDES) Permit, and increase the service life of the treatment plant through proper  operation of the plant and adhering to the plant maintenance tasks schedule.  Sun Prairie has to meet some of  the most stringent permit limits in the state for biochemical oxygen demand (BOD), total suspended solids (TSS),  Ammonia, and total phosphorus.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o The Department will complete a sizable wastewater treatment plant upgrade.  The upgrade, when  complete, will allow the facility to handle more wastewater flow  while meeting strict WDNR imposed  phosphorus limits.  As a result of the upgrade, operation and maintenance costs will increase due to an  increase in equipment operating at the facility.  Replacement fund costs will increase as well.  o Starting in 2022, a lower phosphorus effluent limit will take affect (going from 1.0 mg/L to 0.075 mg/L) and  phosphorus removal chemical costs will increase moving forward.  o The Department will continue with Clearwater reduction efforts via sewer pipe lining and manhole  rehabilitation projects.  o A solar array project will be implemented and will complement other sustainable practices and operations  and will help offset energy costs.  o Addition of an electric vehicle (EV) pickup truck to the Wastewater fleet.  o Addition of two Collection System Technician positions.    2021 BUDGET OVERVIEW  The Department continued efforts to identify and decrease Clearwater from entering the City’s sewage  collection system via televising sanitary sewer lines and lining of leaking  sewer lines.   Addition of a sanitary sewer/collections system employee.    ENTERPRISE FUNDS Public Services WASTEWATER   122     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    Meet  requirements  of  WPDES  Permit  compliance  schedule  for  phosphorus  treatment.  Continue  to  meet  current  Permit of  1.0  milligrams/liter  (mg/l)  and by  October  1,  2022  meet  Permit limit of 0.075 mg/l.    Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  WPDES Monthly Milligram/Liter (mg/L)  Permit Requirement for Phosphorus    1.4  1.4  1.0  1.0  1.0  1.0  Actual Monthly Average (mg/L)  0.50  0.45  0.41  0.32  0.56  0.67    Coordinate  plant  capacity  upgrades  with  phosphorus  upgrades.  Design  capacity  upgrades  to  meet future growth over the next 20 years.    Measure  2016  2017  2018 2019 2020   2021*     Plant Daily Capacity in Million Gallons  Per Day (MGD)    4.400  4.400  4.400 4.400 4.400   4.400  Current Average Daily Flow in Million  Gallons Per Day (MGD)  3.986  4.140  3.886 4.250 3.932   3.319    Engage in energy conservation measures and practices to reduce electric costs associated with  wastewater  treatment  and  conveyance.   Operate  efficiently  and  cost  effectively  and  strive  to  achieve electricity usage under a best practices benchmark of 1100 kilowatt hours (kWh) per 1000  pounds of Biochemical Oxygen Demand (BOD) treated.    Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Kilowatt hour per 1000 lb of BOD treated  (kWh/1000 lb/yr) Benchmark  1100  1100  1100  1100  1100  1100    Current Annual Average  of Kilowatt hour  per 1000 lb of BOD treated   1279  1184  1229  1110  1065  1046  ENTERPRISE FUNDS Public Services WASTEWATER       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     123  2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Administration 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 0.00 Plant Operations 7.00 7.00 8.00 8.00 8.00 8.00 0.00 Collection  System 2.00 2.00 2.00 2.00 2.00 4.00 2.00 Allocated  FTE 2.28 2.28 2.44 2.44 2.44 2.44 0.00 Total Personnel 12.28 12.28 13.44 13.44 13.44 15.44 2.00 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Administration 739.3 770.3 585.0 1,070.4 1,205.4 1,193.7 (11.7) Plant Operations 2,225.6 2,381.7 835.7 1,450.0 1,407.8 1,701.1 293.3 Collection  System 652.2 622.2 280.8 442.4 487.6 718.1 230.6 Debt Service 246.1 243.9 1,488.7 1,587.4 1,648.7 2,616.4 967.7 Replacement  Account 45.3 13.3 98.6 475.0 445.2 583.6 138.4 Plant Expansion 22.1 3.3 ‐                      ‐                       ‐                       ‐                           ‐                       Capital  Projects 8.3 0.6 11,261.1 10,889.8 15,342.5 2,052.5 (13,290.1) Total Expenditures $   3,938.8 $   4,035.3 $   14,549.9 $   15,915.0 $   20,537.3 $   8,865.5 $   (11,671.8) 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Personnel 1,101.3 1,170.1 867.1 1,371.1 1,403.3 1,626.7 223.4 Ma teria ls & Supplies 243.7 283.6 212.8 396.6 392.3 632.1 239.8 Contractual  Services 836.7 835.3 941.9 1,319.4 3,314.1 1,224.6 (2,089.5) Insurance 23.3 27.2 44.2 44.2 43.9 57.5 13.6 Professional  Development 4.3 7.9 5.3 13.8 17.3 24.6 7.2 Debt Service 246.1 243.9 1,488.7 1,587.4 1,648.7 2,616.4 967.7 Depreciation 1,431.2 1,452.0 ‐                      ‐                       ‐                       ‐                           ‐                       Capital  Items 52.4 15.4 10,990.0 10,832.2 13,717.5 2,683.5 (11,034.0) Total Expenditures $   3,938.8 $   4,035.3 $   14,549.9 $   15,564.9 $   20,537.3 $    8,865.5 $   (11,671.8) 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Tota l Revenues 6,976.9 7,580.9 4,178.3 6,040.2 4,790.5 4,115.4 (675.1) Tota l Expenditures 3,938.8 4,035.3 14,549.9 15,564.9 20,537.3 8,865.5 (11,671.8) Net Operating Result $   3,038.0 $   3,545.6 $   (10,371.6) $   (9,524.7) $   (15,746.8) $   (4,750.1) $   10,996.7 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Actual Actual Actual Projected Budget Approved Net Increase/(Decrease) 3,038.0 3,545.6 (10,371.6) (9,524.7) (15,746.8) (4,750.1) Long Term Financing 9.1 18.4 14,341.0 ‐                      9,847.2 ‐                          Fund Balance  Applied ‐                     ‐                       ‐                       ‐                       1,395.3 2,375.8 Beginning Fund Balance 23,324.2 26,371.3 29,935.3 29,935.3 29,935.3 20,410.6 Ending Fund Balance $   26,371.3 $   29,935.3 $   33,904.6 $   20,410.6 $   22,640.4 $   13,284.8 PERSONNEL BY DIVISION EXPENDITURES BY DIVISION $ in '000s EXPENDITURES BY CATEGORY $ in '000s OPERATING RESULTS $ in '000s FUND BALANCE $ in '000s       ENTERPRISE FUNDS Public Services STORMWATER UTILITY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     125  MISSION   Improve and maintain the City’s stormwater management and conveyance systems.    DESCRIPTION   The City of Sun Prairie created a Stormwater Utility effective January 1, 2003.  Funding for the utility comes  primarily from customer charges based on the number of Equivalent Run‐off Units (ERUs) on the property.  A  single‐family home has one ERU and paid $10.20 per month in 2018.  On July 1, 2019, the rate was increased to  $11.70 per ERU.    The Stormwater Utility is jointly administered by Engineering and Public Works.  Over the long term,  approximately 50 percent of the utility’s annual budget finances capital projects such as storm sewer extensions  and detention ponds.  The other 50 percent of the budget funds ongoing maintenance, education, and  administrative duties.  The City Public Works Department maintains over 125 public stormwater detention  ponds and over 108 miles of stormwater conveyances.  Each year they are inspected for any issues that need to  be addressed, along with over 130 private ponds within the City.    To keep debris and yard waste out of waterways and lakes, the Stormwater Utility sweeps every City street at  least four times per year with major arterials and connector streets swept up to eight times.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Create prioritization of facilities for stormwater maintenance.  o Evaluate City investment needed for levels of maintenance.  o Create a process for continuing to inspect private stormwater facilities.    2021 BUDGET OVERVIEW  Entered into an agreement with a Vegetation Management consultant to assist with maintenance of native  plantings and stormwater facilities.   Work  to evaluate the needs for all public stormwater facilities and cost implications.   NW Koshkonong Regional Stormwater Basin was constructed which serves over 800 acres of previously  developed land.    ENTERPRISE FUNDS Public Services STORMWATER UTILITY   126     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    The US Environmental Protection Agency (EPA) approved a Total Maximum Daily Load (TMDL) for the Rock River Basin for phosphorus and total  suspended solids. The Rock River Basin includes the Yahara, Koshkonong and Maunesha Watershed. The City of Sun Prairie has areas that drain to  all three watersheds. Municipal Separate Storm Sewer Systems (MS4s) are required to meet surface water quality standards in these watersheds.  Each watershed will use an approach appropriate to that watershed’s conditions to reduce Phosphorous and Total Suspended Solids.    Yahara River Watershed (1,746 acres)    Koshkonong Creek Watershed (3,864 acres)        Madison  Metropolitan  Sewerage  District  (MMSD)  has  created  a  watershed Adaptive Management (AM) program that addresses the  city’s  needs  for  the  Yahara  watershed.  The  city  is  responsible  for  $18,000 per year and in return our Yahara watershed requirements  are  met.  The  city  will  be  solely  responsible  for  achieving  these  stormwater goals in the Koshkonong and Maunesha watersheds.    A number of projects are needed to increase the phosphorous and  total  suspended  solids  reduction  for  this  watershed.  The  2020  construction of the NW Koshkonong Stormwater Facility will be the  first  proposed  project  to  address  the  EPA  requirements  in  this  watershed.       TMDL COMPLIANCE ‐ Reduction of Total Suspended Solids (TSS)    TMDL COMPLIANCE ‐ Reduction of Total Phosphorus (TP)    Watershed    2020   Reduction  2021  Reduction  Required  Reduction  Maunesha River   77.6%  77.6%  45%  Yahara River (Requirement  met with MMSD Adaptive  Management)    49.5%  49.5%  73%  Koshkonong Creek   43.9%  43.9%  55%  NOTE: The NW Koshkonong Facility will not be functional until 2022.        Watershed    2020   Reduction  2021  Reduction  Required  Reduction  Maunesha River   54.9%  54.9%  36%  Yahara River (Requirement  met with MMSD Adaptive  Management)    36.3%  36.3%  61%  Koshkonong Creek   30.4%  30.4%  54%        ENTERPRISE FUNDS Public Services STORMWATER UTILITY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     127  2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Stormwater  Utility 5.00 5.00 5.00 5.00 5.00 5.00 0.00 Alloca ted Additions 3.53 4.02 4.52 4.52 4.52 4.44 ‐0.08 Total Personnel 8.53 9.02 9.52 9.52 9.52 9.44 ‐0.08 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Administration 499.7 506.5 338.2 539.0 558.5 606.8 48.3 Maintenance  Operations 1,625.0 1,632.6 358.8 639.3 678.3 648.7 (29.6) Street Cleaning 43.5 38.2 24.9 41.5 54.7 64.5 9.8 Erosion Control ‐                   ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                            ‐                      Debt Service 431.5 435.2 1,755.4 ‐                      1,310.4 1,380.9 70.5 Capital  Projects 28.8 41.1 1,096.5 5,702.0 5,591.5 985.9 (4,605.7) Total Expenditures $   2,628.4 $   2,653.6 $   3,573.9 $   6,921.8 $   8,193.4 $   3,686.8 $   (4,506.6) 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Personnel 751.5 809.4 537.4 816.3 861.7 930.6 68.8 Ma teria ls & Supplies 118.0 46.7 62.9 177.2 182.6 133.6 (49.0) Contractual  Services 224.3 197.0 137.2 238.0 269.8 258.2 (11.5) Insurance 3.7 1.2 1.3 1.3 1.3 1.5 0.2 Professional  Development 1.1 0.5 1.0 4.8 6.9 6.9 ‐                      Depreciation 1,103.7 1,153.8 ‐                      ‐                       ‐                       ‐                            ‐                      Debt Service 431.5 435.2 1,755.4 ‐                      1,310.4 1,380.9 70.5 Capital  Items (5.5) 9.8 1,078.6 5,684.0 5,560.6 975.0 (4,585.6) Total Expenditures $   2,628.4 $   2,653.6 $   3,573.9 $   6,921.8 $   8,193.4 $   3,686.8 $   (4,506.6) 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Tota l Revenues 5,713.0 6,392.3 2,029.0 6,012.2 2,774.5 2,429.5 (345.0) Tota l Expenditures 2,628.4 2,653.6 3,573.9 6,921.8 8,193.4 3,686.8 (4,506.6) Net Operating Result $   3,084.6 $   3,738.8 $   (1,544.9) $   (909.5) $   (5,418.9) $   (1,257.3) $   4,161.7 2019 2020 8/31/2020 2021 2021 2022 Actual Actual Actual Projected Budget Approved Net Increase/(Decrease) 3,084.6 3,738.8 (1,544.9) (909.5) (5,418.9) (1,257.3) Long Term Financing 53.1 203.9 ‐                      ‐                       890.1 ‐                           Fund Balance  Applied ‐                   ‐                       ‐                       ‐                       666.4 1,012.7 Beginning Fund Balance 8,327.2 11,465.0 15,407.6 15,407.6 15,407.6 14,498.1 Ending Fund Balance $   11,464.9 $   15,407.6 $   13,862.7 $   14,498.1 $   10,212.4 $   12,228.2 OPERATING RESULTS $ in '000s FUND BALANCE $ in '000s PERSONNEL BY DIVISION EXPENDITURES BY DIVISION $ in '000s EXPENDITURES BY CATEGORY $ in '000s     IN-SERVICE FUNDS Public Services FLEET IN-SERVICE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     129  MISSION   Acquire, maintain, account for, and dispose of all fleet asserts in a cost‐effective, safe, reliable, environmentally  sound, and efficient manner.  Provide related support services responsive to customer needs.    DESCRIPTION   The Department of Public Works provides complete turnkey service for all vehicles and equipment.  Activities  include specifying, purchasing, maintaining, recording maintenance history, and disposal of vehicles and  equipment.  The Department maintains and evaluates the fleet replacement plan.  It collaborates with  departments on future needs to ensure that the replacement plan is current and provides proper funding  projections for long term planning.  The Department also monitors fleet health and compares it to expectations  and projections.    The Department researches and applies new technologies and practices.  Personnel are trained to utilize  technologies and practices to provide a better product to customers.  This manifests as reduced downtime and  enhanced vehicle and equipment reliability.    The Department established a defined preventative maintenance schedule informed by past  data and trends.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Purchase a new Hook/Swap truck system.  o Conduct a fleet assessment to identify where sustainability improvements can be made within the City’s  fleet.  o Apply skills learned in Lean Six Sigma Yellow Belt Certification to vehicle replacement procedures.    2021 BUDGET OVERVIEW  Fleet Supervisor and one  technician obtained Lean Six Sigma Yellow Belt Certification.   All Fleet staff attended training and received certification in Public Fleet Management from the American  Public Works Association (APWA).   Added additional exhaust removal system to Fleet Shop to increase safety and reduce hazardous conditions.   Added four more Hybrid vehicles to the Police Department fleet, bringing the total to 11 Hybrid vehicles.    IN-SERVICE FUNDS Public Services FLEET IN-SERVICE   130     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    Preventive maintenance comprises 80% of all service on city vehicles and equipment.      Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Work Orders  933  1,171  860  900  926  526  Preventive Maintenance %  73%  75%  74%  68%  65%  58%  Outside Repair Costs  $27,295  $22,010  $44,119  $55,066  $49,065  $19,107  Total Repair Costs  $380,994  $423,038  $776,763  $867,585  $772,756  $493,460    Average monthly fuel costs by department.      Department  2016  2017 2018   2019 2020 2021*   Police  $4,687.38  $4,799.49 $5,983.65  $5,427.18 $4,108.82 $4,968.63  EMS  $882.02  $1,284.31 $1,620.52  $1,760.69 $1,310.96 $1,677.59  Public Works  $1,434.24  $2,485.95 $3,006.84  $3,555.89 $2,717.61 $3,677.85  Parks  $1,721.71  $1,790.08 $1,764.09  $1,201.48 $1,302.86 $1,780.00  Administration  $2,175.56  $4,436.62 $2,232.25  $73.99 $24.02 $8.24  Building Inspection  $106.08  $90.18 $61.32  $279.45 $128.61 $137.43  Engineering  $213.20  $256.06 $309.40  $229.91 $176.76 $220.12  Media Center    $42.85 $30.79  $30.08 $9.60 $11.41  Wastewater  $627.14  $752.87 $819.52  $647.89 $382.27 $403.53  Stormwater  $1,177.24  $1,287.91 $1,603.62  $1,673.78 $1,480.28 $1,710.68  IN-SERVICE FUNDS Public Services FLEET IN-SERVICE       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     131  2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Fleet Inservice  Fund 4.00 4.00 4.00 4.00 4.00 4.00 0.00 Alloca ted Personnel ‐0.40 ‐0.40 ‐0.40 ‐0.40 ‐0.40 ‐0.40 0.00 Total Personnel 3.60 3.60 3.60 3.60 3.60 3.60 0.00 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Administration 28.9 27.9 33.2 33.2 32.6 34.1 1.5 Fleet Operations 1,498.4 1,423.0 566.1 894.3 822.9 867.8 44.9 Debt Service 72.4 72.1 366.4 397.4 397.4 444.6 47.2 Capital  Projects ‐                   5.5 253.4 866.7 872.0 2,359.3 1,487.4 Total Expenditures $   1,599.7 $   1,528.6 $   1,219.1 $   2,191.7 $   2,124.9 $   3,705.9 $   1,581.0 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Personnel 327.2 335.6 220.9 345.2 327.9 345.4 17.5 Ma teria ls & Supplies 451.0 340.0 319.1 502.9 448.6 479.5 30.9 Contractual  Services 18.7 20.4 26.1 44.2 44.2 40.7 (3.5) Insurance 28.9 27.9 33.2 33.2 32.6 34.1 1.5 Professional  Development 0.5 0.6 ‐                      2.2 2.2 2.2 ‐                      Depreciation 701.1 726.5 ‐                      ‐                       ‐                       ‐                          ‐                       Debt Service 72.4 72.1 366.4 397.4 397.4 444.6 47.2 Capital  Items ‐                   5.5 253.4 866.7 872.0 2,359.3 1,487.4 Total Expenditures $   1,599.7 $   1,528.6 $    1,219.1 $   2,191.7 $   2,124.9 $   3,705.9 $   1,581.0 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Tota l Revenues 1,553.5 1,673.1 1,094.5 1,643.9 1,237.4 2,461.2 1,223.9 Tota l Expenditures 1,599.7 1,528.6 1,219.1 2,191.7 2,124.9 3,705.9 1,581.0 Net Operating Result $   (46.2) $   144.5 $   (124.6) $   (547.8) $   (887.5) $   (1,244.6) $   (357.1) 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Actual Actual Actual Projected Budget Approved Net Increase/(Decrease) (46.2) 144.5 (124.6) (547.8) (887.5) (1,244.6) Long Term Financing 125.1 198.2 15.4 20.5 474.1 1,369.9 Fund Balance  Applied ‐                   ‐                       ‐                       ‐                       407.9 759.2 Beginning Fund Balance 1,036.2 1,115.1 1,457.7 1,457.7 1,457.7 930.4 Ending Fund Balance $   1,115.1 $   1,457.7 $   1,348.5 $   930.4 $   636.4 $   296.5 OPERATING RESULTS $ in '000s FUND BALANCE $ in '000s PERSONNEL BY DIVISION EXPENDITURES BY DIVISION $ in '000s EXPENDITURES BY CATEGORY $ in '000s     ENTERPRISE FUNDS Sun Prairie Utilities SUN PRAIRIE UTILITIES       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     133  MISSION   Sun Prairie Utilities is dedicated to exceeding customer expectations with innovative, reliable, and sustainable  services.    DESCRIPTION   Sun Prairie Utilities (SPU) provides electricity to 16,733 customers and water to 11,608 customers, mostly within  the municipality.    The Utility is governed by a commission.  The commission consists of seven members including the  Mayor, one  alderperson who serves a one‐year term, and five residents of the City who serve five‐year terms.  The Mayor  may designate a Council member to serve in his or her place during the Council’s annual organizational meeting.    The Utility’s main goal is to provide low‐cost,  reliable service to its customers.  Extreme weather can contribute  to both electric and water service outages.  However, SPU has worked to keep outages to a minimum by  upgrading and expanding the electric system for enhanced reliability, replacing aging water mains as part of  street reconstructions projects, and completing regular maintenance activities.    All of the Utility’s wholesale purchased power needs are supplied by WPPI Energy, a regional power company.   SUP has a long‐term power supply contract with WPPIN in effect until December 31, 2055.    The electric and water utilities operate under service rules and rates established by the Public  Service  Commission of Wisconsin (PSCW) for municipally‐owned utilities.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS In 2022, the utility will embark on its long‐term future, as it continues the design phase of its new Operations  Facility.  A current request‐for‐proposal initiative will result in the hiring of an architectural engineering firm in  Q4 2021 to guide Sun Prairie Utilities through the design and construction process.  Furthermore, Administration  will transition to a new Civic Systems Accounting software.  In addition, the electric and water system operations  will continue the deployment of Advanced Metering Infrastructure, as well as focusing on the projects listed in  the related sections below.  Both systems will continue to work on long‐range planning initiatives.    In 2021, the utility completed its second Strategic Plan, in which it identified focused, continued advancement  areas of building customer relations, maintaining operational excellence, becoming an employer of choice, and  sustaining sound financial practices.  To improve customer relations,  the utility plans to hire a newly created  Communications Specialist in 2022.  In addition, it will continue developing the areas identified in the 2019‐2021  Strategic Plan, including initiatives of Customer Engagement, Mobile Workforce, and Outage Management.    Electric Operations o Long‐Range Planning Initiatives  ‐ 2021 Rollovers:   Egre Road Circuit Tie ($10,000)   Madison‐Kipp Circuit Tie ($44,000)   Contitech Circuit Extension ($170,000)  o Long‐Range Planning Initiatives   Business Park Substation Expansion ($352,000 in 2022 with remaining $1,990,000 in 2023)  ENTERPRISE FUNDS Sun Prairie Utilities SUN PRAIRIE UTILITIES   134     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget        LED lighting upgrades continued on City’s street construction projects ($8,000)   Outage Management System continued implementation after extensive 2020 and 2021 development  ($100,400)    Water Operations o Well #10 Construction – following the drilling of a successful test well in 2021, the utility continues its  collaborative work with MSA and the Sun Prairie Area School District on designing and constructing a  permanent well house/classroom pavilion at the present high school site.  The expectations are completion  in 2023, with 2022 completion of the permanent well ($475,000) and beginning construction of the well  house to be completed in 2023 ($1,500,000 additional) and brought online.  o Lead Lateral Replacement program of customer‐owned infrastructure will continue, as SPU budgets grant  funding for the replacement of an additional 50 laterals ($100,000 in grants and $114,000 in loans).  o For the safety and security of water operations, SPU plans for he continued upgrade of six chemical scales  ($26,410) and security cameras ($34,050).  o Water main replacements in conjunction with Street Reconstruction initiatives:   $248,400 N. Bristol St – Windsor to Klubertanz, 60 years old, 1,315 feet, 6” replaced with 10”, 5 breaks   $260,280 Jeanne/Barbara, 63 years old, 1,350 feet, 6” replaced with 8”, no breaks  2021 BUDGET OVERVIEW Although the effects of the COVID‐19 pandemic still dominated the world, Sun Prairie continued to experience  abnormally large growth and development.  The significant accomplishments are listed in the Electric and Water  Operations sections below.  Additionally, in conjunction with the 2020 Facilities Study, the utility accelerated  efforts toward  developing a new Operations Facility by issuing a request for proposal to architectural  engineering firms for the design and construction coordination services.  The hiring of the firm is expected to  take place in September 2021.    Financially, the utility also approved a Cash Reserves Policy to aid efforts to maintain and enhance credit rating  and keep the utility financially sound and sustainable.  Also, the utility continues to benefit from the American  Transmission Company dividends ($732,000) to reduce the burden of the Electric System Additions ($1,200,000  annually).    As mentioned previously, Sun Prairie Utilities worked with Hometown Connections on development of its  second three‐year strategic plan, focusing on the areas previously mentioned.    On the personnel side, SPU hired two Water Operators, one Billing Coordinator, one Accounting Assistant, one  Facilities Custodian, and an LTE Meter Reader.    Electric Operations  Working with GIS/Work Order Management System vendor OpenPoint, SPU developed an Outage  Management Platform which will  prove to be an excellent asset in 2022 and beyond, as it integrates  customer communication, advanced metering, billing, and SCADA systems.   114 new electric services and associated infrastructure were installed through August 2021.   Long‐Range Planning Initiative – McCoy/S. Thompson Circuit Tie completed.   For overhead distribution electric reliability, SPU continued its annual $60,000 distribution line clearance.    ENTERPRISE FUNDS Sun Prairie Utilities SUN PRAIRIE UTILITIES       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     135  Water Operations  Long‐Range Planning Initiative – Pressure Relief Valve Station is being completed in Q4 2021.   Per the 2020 Risk and Resiliency Plan, a security fence was constructed around the reservoir at Well #5.   For handling safety, new chemical scales were placed at Wells 4, 6, and 7.   The water system’s SCADA server was upgraded, along with mobile upgrades with security additions.   Replaced $1,400,000 in aging water main, as part of the City’s Road Reconstruction projects.   Drilled a test well for future Well #10, a collaboration with SPASD on high school property, with an expected  completion date in 2023.   Lead Service Replacement Program for customer‐owned laterals was started and has progressed with 25  completions and 8 in‐progress at the end on Q3 2021 (100 lead laterals are currently identified, with an  estimated 130 total).    PERFORMANCE METRICS   Council Strategic Priority: Quality City Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    Sun Prairie Utilities’ electric distribution system is analyzed and rated on reliability.  There are three main Industry  Standard Indices used to evaluate utilities.  They are as follows:     SAIDI – System Average Interruption Duration Index:  the average number of minutes that every customer  was interrupted annually. Regional Average – 92 minutes; SPU Goal – 60 minutes of outage     SAIFI ‐  System  Average  Interruption  Frequency  Index:   the  average  number  of  times  every  customer  was  interrupted annually.  Regional Average – .97 outages/customer; SPU Goal – 1.00 Outages/Customer     CAIDI – Customer Average Interruption Duration Index:   for those customers experiencing an outage, the  average time it takes to restore the outage. Regional Average – 121 minutes to restore; SPU Goal ‐ 60 minutes  to restore    Measure  Goal  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  System Avg. Interruption Duration Index  60.00  18.11  17.63  13.01  14.12  10.41  4.33  System Avg. Interruption Frequency Index  1.00  .57  .55  .317  .47  .43  .08  Customer Avg. Interruption Duration Index  60.00  31.95  32.04  40.99  29.81  24.18  55.04  ENTERPRISE FUNDS Sun Prairie Utilities SUN PRAIRIE UTILITIES – WATER UTILITY   136     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Water Utility 12.00 11.82 11.91 11.91 12.05 13.20 1.15 Total Personnel 12.00 11.82 11.91 11.91 12.05 13.20 1.15 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Water Pumping 318.0 311.8 222.8 335.9 349.0 345.3 (3.7) Water Treatment 59.2 84.8 86.0 97.2 99.2 89.4 (9.7) Water Tra nsmiss ion and Distr 397.7 557.0 245.5 458.0 619.6 588.1 (31.5) Customer Accounts 166.4 165.4 210.5 173.3 188.4 185.1 (3.2) Administra tive & General  713.7 715.6 508.4 852.7 818.2 905.4 87.2 Depreciation 619.4 665.2 562.9 665.1 769.8 711.6 (58.1) Taxes 1,040.9 1,086.8 819.6 1,179.0 1,203.0 1,325.2 122.2 Non Opera ting Expenses 817.7 819.1 440.5 1,007.5 966.2 920.3 (46.0) Total Expenditures $   4,133.0 $   4,405.7 $   3,096.2 $   4,768.8 $   5,013.3 $   5,070.4 $   57.1 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Personnel 941.1 994.4 720.2 1,080.9 1,062.0 1,194.6 132.6 Operating Expenses 713.9 840.2 553.1 836.2 1,012.3 918.7 (93.6) Interest  Expense 390.4 363.4 395.1 533.6 502.1 412.0 (90.0) Depreciation 619.4 665.2 562.9 665.1 769.8 711.6 (58.1) Taxes 32.2 31.8 35.4 28.8 28.5 27.9 (0.6) Tra nsfers ‐ PILOT 1,008.7 1,055.0 784.2 1,150.2 1,174.5 1,297.3 122.8 Other Expenses 427.3 455.8 45.5 473.8 464.2 508.3 44.1 Total Expenditures $   4,133.0 $   4,405.7 $   3,096.2 $   4,768.8 $   5,013.3 $   5,070.4 $   57.1 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Tota l Revenues 5,034.1 5,432.5 2,928.7 6,745.9 4,852.8 6,473.3 1,620.5 Tota l Expenditures 4,133.0 4,405.7 3,096.2 4,768.8 5,013.3 5,070.4 57.1 Net Operating  Result $   901.1 $   1,026.8 $   (167.5) $   1,977.2 $   (160.5) $   1,402.9 $   1,563.4 PERSONNEL BY DIVISION EXPENDITURES BY DIVISION $ in '000s EXPENDITURES BY CATEGORY $ in '000s OPERATING RESULTS $ in '000s ENTERPRISE FUNDS Sun Prairie Utilities SUN PRAIRIE UTILITIES – ELECTRIC UTILITY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     137  2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Electric Utility 20.90             21.08                21.09                21.09                20.85                20.80                    (0.05)                  Total Personnel 20.90             21.08                21.09                21.09                20.85                20.80                    (0.05)                  2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Distribution   22,301.9 22,474.7 16,428.9 23,201.9 22,680.3 23,613.3 933.0 Customer Accounts 354.8 349.9 214.9 368.1 411.0 399.8 (11.2) Sales 52.4 58.5 25.4 57.4 83.1 58.3 (24.8) Adminis tra tive & General   899.3 905.5 646.1 1,021.0 1,004.7 1,103.5 98.8 Depreciation 1,450.2 1,521.2 1,070.2 1,597.9 1,591.3 1,649.4 58.1 Taxes 1,120.2 1,142.9 817.5 1,228.7 1,242.6 1,314.7 72.1 Non Operating Expenses 421.3 412.7 151.4 458.2 456.0 420.0 (36.1) Total Expenditures $   26,600.1 $   26,865.4 $   19,354.3 $   27,933.2 $   27,469.0 $   28,559.1 $   1,090.0 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Personnel 1,479.5 1,545.5 1,060.3 1,619.4 1,611.0 1,747.9 136.9 Opera ting Expenses 22,128.9 22,243.2 16,255.0 23,029.1 22,568.2 23,427.1 858.9 Interest  Expense 182.8 169.8 156.6 215.1 205.6 172.4 (33.2) Depreciation 1,450.2 1,521.2 1,070.2 1,597.9 1,591.3 1,649.4 58.1 Taxes 121.8 136.7 74.9 136.9 131.2 142.6 11.4 Tra ns fers ‐ PILOT 998.5 1,006.1 742.6 1,091.8 1,111.4 1,172.1 60.7 Other Expenses 238.5 242.9 (5.2) 243.1 250.4 247.6 (2.8) Total Expenditures $   26,600.1 $   26,865.4 $   19,354.3 $   27,933.2 $   27,469.0 $   28,559.1 $   1,090.0 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Tota l Revenues 28,628.8 29,091.7 20,049.5 30,018.4 29,214.7 30,587.5 1,372.8 Tota l Expenditures 26,600.1 26,865.4 19,354.3 27,933.2 27,469.0 28,559.1 1,090.0 Net Operating Result $   2,028.7 $   2,226.2 $   695.2 $   2,085.2 $   1,745.7 $   2,028.4 $   282.7 PERSONNEL BY DIVISION EXPENDITURES BY DIVISION $ in '000s EXPENDITURES BY CATEGORY $ in '000s OPERATING RESULTS $ in '000s     HEALTH & HUMAN SERVICES Health & Human Services COLONIAL CLUB       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     139  MISSION Enhance the well‐being and independence of older adults.    DESCRIPTION   The Sun Prairie Colonial Club is an independent senior activity center that offers adult day care, senior dining  options, in‐home supportive care, case management services, educational opportunities, activities, and trips.   The Club strives to provide a diverse selection of programming options for today’s active senior.  In addition to  serving older adults, the Colonial Club serves as a meeting and event space for various community service  organizations and groups.    The City of Sun Prairie provides funding to the Colonial Club to support its operations and program offerings.  AS  an independent senior center, the Colonial Club receives funding from multiple sources in addition to City funds;  these include membership dues, private donations, grants, and Medicaid‐related funding for select services.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Increase of City support to the Colonial Club by $20,000.    2021 BUDGET OVERVIEW  Funding remained at the 2020  level of $210,000 to continue to serve Sun Prairie residents.    PERFORMANCE METRICS   Programs, Services, and Activities utilized by 331 City of Sun Prairie residents during 2020:      2017  2018  2019  2020  Benefits received in hours   Case Management  1,370  1373  1,409  1,879  Adult Day Center  6,437  8937  7,152  5,431  Supportive Home/Respite Care  4,861  3171  2939  2,299  Benefits received in numbers   Meals at Colonial Club  8,913  9.707  9,209  5,938  Meals Delivered  7,518  6,391  9,900  14,345  Transportation  8,605  12,273  9,799  4,491  HEALTH & HUMAN SERVICES Health & Human Services COLONIAL CLUB   140     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       HEALTH & HUMAN SERVICES Health & Human Services YOUTH & FAMILY COMMISSION       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     141  MISSION   Enhance the quality of life for the residents of Sun Prairie.  The Youth and Families Commission seeks to  promote healthy behaviors, lifestyles, and community conditions that empower people to be self‐sustaining,  contributing members of their families, schools, work places, and community.    DESCRIPTION   The Youth and Families Commission was established  under Chapter 2.60 in the City’s municipal code of  ordinances.  The Commission is comprised of seven adult members, four youth members, one adult alternate,  and one youth alternate.  One adult member serves as a liaison to the Common Council.    The Youth and Families Commission of the City of Sun Prairie’s duty is to increase the community’s awareness of  the positive contributions made to the community by youth and families.  The Commission aids groups within  the City to achieve the overarching goal of making Sun Prairie a better place for youth and families.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Establishing a City Council approved collaborative that will address the issues of bullying and harassment  across Sun Prairie.  o Continue representation on the SunRISE Collaborative planning, communication, and housing teams.  o Continuing support for the Multicultural Fair and Neighborhood Navigators.    2021 BUDGET OVERVIEW  During 2019, the Youth and Families Commission continued its work on  “Building Neighborhoods”, in  conjunction with the Parks and Recreations Department’s Neighborhood Navigators Program.  The  Commission assisted with the sponsorship of a Meet and Greet in the Rolling Prairie Neighborhood, and  Easter Egg Hunt, and Juneteenth celebration in the Vandenburg Neighborhood.   Additionally, the September 2019 Multicultural Fair was a focus.  The Commission is a major sponsor of the  event and its members are working on planning the fair.    HEALTH & HUMAN SERVICES Health & Human Services YOUTH & FAMILY COMMISSION   142     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       HEALTH & HUMAN SERVICES Health & Human Services YMCA       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     143  MISSION   The YMCA managed Youth Center is a safe, alcohol and drug free meeting place for Middle School and High  School Youth to participate in positive, social, recreational, educational, and community service activities.   During the school year, the Youth Center provides homework help and free meals.  The Sun Prairie Youth Center  is open year round and is free of cost.    DESCRIPTION   The YMCA of Dane County (Sun Prairie Branch) currently operated the Sn Prairie Youth Center at Prairie Phoenix  Academy through a contract with the Sun Prairie Area School District.  The Youth Center provides a safe place  for teens to go  after school and during the summer for a healthy snack and positive mentoring.  Funds provided  by the City of Sun Prairie offset some of the YMCA of Dane County’s general operating costs, especially those  costs associated with after school tutoring and mentoring programs.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Maintains funding from 2021.    2021 BUDGET OVERVIEW  The City continued its support by allocating $10,000 to the YMCA.          HEALTH & HUMAN SERVICES Health & Human Services COMMUNITY SCHOOLS       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     145  MISSION   Inspire people to act to create equity and a sense of pride for all members of the community.    DESCRIPTION   Sun Prairie Community Schools is a strategy that is implemented at five schools in Sun Prairie – Westside  Elementary, CH Bird Elementary, Northside Elementary, Patrick Marsh Middle School, and Prairie Phoenix  Academy.  Sun Prairie Community Schools are the hub of their neighborhoods, uniting educators, community  partners, and families to provide all students with top‐quality academics, enrichment, health and social services,  and opportunities to learn and thrive.  Programming supports increased academic success of students, increased  school attendance, and Sun Prairie families being more connected to their schools and community.  The City’s  contribution supports program coordination, partnership development, and resource development efforts  through the staffing of Site Coordinators at both sites.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Maintains funding from 2021.    2021 BUDGET OVERVIEW  The City continued its support by allocating $100,000 to Community Schools.    HEALTH & HUMAN SERVICES Health & Human Services COMMUNITY SCHOOLS   146     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS   In looking at where our successes took place this past year, we are taking a focused approach in measurement that will both align with the  Four Pillars of Community Schools and support the strategic plan of the Sun Prairie Area School District. Please see the measurements that  we will be tracking for the 2021‐22 school year.    Using the four pillars of Community Schools, the following took place in the last year:  Integrated Student Supports: Maintain and strengthen school‐based food pantries    According to SPASD data, 40% of the students at the five Community Schools sites qualify for free/reduced  lunch, which is 13% higher  than the district free/reduced lunch count.    Last year, our school‐based pantries were able to support just under 200 families. Our goal is to increase the number of families served  by our school‐based pantries by 25%.   240 students/families supported at Clothing Closets   Expanded and Enriched Learning Time and Opportunities: We have seen that the out of school time programs have a positive impact on school  day attendance.    Our goal is to increase the number of participants by 20%.    We will also track the impact that these programs have on students' attendance and academic performance.    We also aim to increase the number of caregivers that report "There are clubs, sports, and activities that are affordable and accessible  to my child and our family". We will use the average score to this question on the Caregiver Survey that is administered by the district  towards the end of the school year.   o Our goal is to increase this score from 4.02 at our SPCS sites in 2020 to 4.14 in 2022. (This question was not administered on  the 2021 survey, as the survey was abbreviated and focused on COVID response.)  Active Family & Community Engagement: We seek to maintain the number of events offered to our community from the last school year. This  year, we aim to take a focus on supporting the connection for families/caregivers with their child's academic success. We will do this by building in  one event each semester to share the math, literacy, social‐emotional learning that their students are working on. The goal is to support caregivers'  knowledge of these content areas through interactive games and activities.    We will measure this success using the Caregiver Survey ‐ our goal is to increase the score from 3.5 (2021) to 3.65 (2022) in response to  the question "I receive enough information to understand my child's progress."   We are also focusing on branding and communication of Community Schools to broaden the understanding of this work and to increase  awareness of programs/opportunities for everyone.    Each  school  site  will  host  a  Community  School  page  on  their  website  and  hold  a  Community  School  section  on  all  school‐wide  communications (internally and externally).   The District web site will go through a refresh to provide more connection to support systems and opportunities.  Collaborative Leadership & Practices: Site Leadership Teams will meet a minimum of quarterly with an 80% attendance rate with a membership  of  1‐2 representatives from the following groups to ensure representation of the school attendance area neighborhoods: school administration,  school staff, students (if age appropriate), family members, community organizations, faith‐based organizations, local government.   Each team will set 2‐3 goals for their specific site that addresses the needs in the needs assessment.  HEALTH & HUMAN SERVICES Health & Human Services YMCA & COMMUNITY SCHOOLS       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     147      HEALTH & HUMAN SERVICES Health & Human Services HUMAN SERVICES       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     149        HEALTH & HUMAN SERVICES Health & Human Services CEMETERY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     151  MISSION   Maintain the Sun Prairie Cemetery.    DESCRIPTION   The Sun Prairie Cemetery Association consists of burial plot owners, their heirs, and volunteers interested in  maintaining the Sun Prairie Cemetery.  The cemetery has been in the city since 1851.  The Association continues  to make landscaping improvements and restore historic headstones.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS   o Maintains funding from 2021.    2021 BUDGET OVERVIEW  The City continued its support by allocating $10,000 to the cemetery.    HEALTH & HUMAN SERVICES Health & Human Services CEMETERY   152     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       CULTURE & RECREATION Public Library PUBLIC LIBRARY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     153  MISSION   Serve the City of Sun Prairie as an activity center to support lifelong learning by providing educational, cultural,  and recreational opportunities.    VISION   The Sun Prairie Public Library serves as a dynamic, positive force in the community.  We connect residents with  the world of ideas, literacy, literature, and information and aspire to create opportunities for all residents to  participate, connect, and discover innovative, traditional, and emerging library resources and services.    DESCRIPTION   The Sun Prairie Public Library is a municipal library established under Chapter 43.52 of the Wisconsin State  Statutes, and is administered by a library board comprised of nine members who  are appointed by the Mayor.   The Library Board consists of the President, Vice President, and Finance Chair, a representative from the Sun  Prairie Area School District, and a City Council Alder.    The Sun Prairie Public Library is typically open seven days a week throughout the year for 69 hours of  service per  week.  Additionally, the Sun Prairie Public Library’s digital and online services provide patrons access to  downloadable materials and resources 24 hours/day, every day of the year.    Four departments within the Sun Prairie Public Library work together to maintain library services: Adult Services,  Circulation Services, Technical Services, and Youth Services.  The Library’s administrative staff provides support  and resources to all four departments.    CORE VALUES    Serving with Integrity   Striving for Excellence   Engaging the Community    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o $300,000 from the Library’s Fund Balance for Capital Campaign Expenses.  Use of the fund was approved at  the May 13, 2021 Library Board meeting.  o $24,700 from the Library’s Fund Balance for IT Replacement to be used for multipurpose photocopier,  printer, and fax machines.  o Within the collection budget, more funds have been allocated to digital materials to increase access for Sun  Prairie residents.  The overall collection budget remains the same.  o $8,000 allocated from the City for the Dream Bus services.    2021 BUDGET OVERVIEW    No recurring budget initiatives were included in the 2021 budget.   $7,500 from the Library’s Fund Balance for Dream Bus Mobile Services.  The Dream Bus brings library  services to underserved neighborhoods and to community events throughout Sun Prairie.  CULTURE & RECREATION Public Library PUBLIC LIBRARY   154     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget        $30,000 from the Library’s Fund Balance to enhance our Hoopla Digital Library subscription.  The usage and  need of our digital collection nearly doubled during the COVID‐19 lockdown and the usage has stayed steady  even after resuming full on‐site access.   Automated sorter replacement using 2021 CIP Project funds.   Transfer of $140,000 from the Library’s Fund Balance to be used for the Library’s Schematic Design was  approved at the February 11, 2021 Library Board Meeting.  The Library is currently working with FEH Design  on the conceptual portion of the schematic design.   $12,500 from the Library’s Fund Balance to contribute to the SPLL Foundation’s Executive Director Position.   The Executive Director skillfully ran a brand new Spring Appeal, which raised funds to equip and furnish the  Library’s Discussion Rooms.  The upgraded rooms have been used by partner organizations to assist and  inform residents with housing, employment, and COVID‐19 recovery resources.   Awarded $1,400 through UW‐East Asia in Wisconsin and UW‐Read Africa grant programs for additional book  club kits and programming, advancing the Sun Prairie Public Library’s Racial Literacy Plan.    CULTURE & RECREATION Public Library PUBLIC LIBRARY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     155  PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Human Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    The Sun Prairie Public Library’s Strategic Plan includes five initiatives: 1) facilities & spaces, 2) funding & staffing, 3) access, 4) partnerships,  and 5) marketing and communications. Within these five initiatives, the Library’s guiding principle is to ensure we are advancing diversity,  equity, and inclusion by responding to the needs of our residents with resources they seek, providing a safe and comfortable sense of  place, ensuring equitable access to services and responding to informational and lifelong learning needs. The following measurement  goals will help to drive this outcome:    • Ensure patrons find 75% of their physical collection needs from their home library  • Maintain a steady 2% growth per year in our collection size to keep pace with anticipated population growth, while also ensuring the collection  is representative of the community’s diversity  • Maintain 2% growth per year in annual library visits by providing spaces and resources that meet residents’ needs    The library’s commitment to diversity, equity, and inclusion and our current conceptual design process will address physical collection space  needs so that our collection not only reflects a growing population but a more diverse community in which a wide range of literary and  informational interests, needs, and formats are represented. The design process will also ensure spaces are welcoming and equitable for  residents of all identities. A strong marketing and communication effort will be critical to sharing these services throughout the community.                       From March 16, 2020 to May 10, 2021, the inability to browse our collection in person impacted the library’s ability to meet the goal of  ensuring 75% of physical material needs were met by our patrons’ home library. Since the library made browsing available  this spring,  circulation from home library has increased from 40% in April to 76% in June and July.  To address collection needs, the library allocated additional funds to enhance the library’s digital collection.   The Covid‐19 lockdown limited in‐person library visitors to Express Technology Service until May 10, 2021.  The library strives to provide equitable access to physical and digital library services and resources.   Ensure new and existing residents are aware of our services and increase the number of registered users  by 2% annually.     Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Public Internet & Wi‐Fi  261,504  265,294  309,746  316,679  148,408  117.666  Registered Library Users  .vs Prior Year  23,455  2.3%  23,820  1.6%  23,156  ‐2.7%    23,616  1.9%   22,450  22,450*  Total Circulation  679,586  690,057  690,532  684,407  385,825  274,602  Digital Circulation  36,163  41,885  55,164  66,017  102,487  64,688    The Covid‐19 lockdown impacted our ability to reach new and existing residents in‐person. However, staff developed an online library card  application and the library’s new Linkcat app has a new digital library card feature. Due to the need to increase contactless service, the  library enhanced our digital collection and our usage of this format almost doubled in 2020. The trend has continued into 2021.   Measure  2016 2017 2018 2019 2020 2021*   Physical Collection Size  133,955  134,401  138,464  141,255  144,785  145,861    2.8%  0.3%  3.0%  2.0%  2.4%  .74%  % circulation from home library’s  collection for Sun Prairie  76%  76%  73%  76%  57%  55%*  % circulation from home library’s  collection for all SCLS/LINK libraries  69%  67%  66%  69%  63%  53%*  Library Visitors  236,526  231,554  232,931  225,600  77,107  37,630  .vs Prior Year  7.6% ‐ 2.1%  0.6% ‐ 3.1% ‐ 66%   Digital Collection Size  189,145  213,611  205,652  213,547  229,293  305,225          CULTURE & RECREATION Public Library PUBLIC LIBRARY   156     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS, continued   During the lockdown, library staff offered online readers’ advisory services as well as curbside and drive‐up circulation services for check  out and holds pick up of our physical collection. The library’s contractual service with the Dane County Library Service brought Dream Bus  Mobile Library Services into the community, making 41 stops and serving over 500 residents through July 31, 2021. More stops are scheduled  into 2021.    Increase lifelong learning opportunities by 2% each year, including collaboration with partners for trusted information.                                Promoting literacy is fundamental to public library services. The Summer Library Program remains vital  in ensuring our youths’ reading  achievement levels remain on track for academic and future lifelong success. The walk up window and reading incentives continue to inspire our  young patrons to read and discover new books, subjects, and authors. The Adult Reading Program and various book clubs offered throughout the  year, connect our residents to each other through shared literary experiences and meaningful discussion. Our Urban Sun Black Voices Book Club  has been meeting virtually every month, delving into conversations about race and racism locally, regionally, and beyond. Our new book club kit  collection allows our residents to host personal book clubs, extending the library’s reach.     The Covid‐19 lockdown restricted the library’s ability to hold in‐person programs. During this time, the library offered virtual programming. In  addition, patrons have access to low or no‐tech options such as “Programs to Go” kits, Story Walks, and recorded library programs broadcasted  on KSUN. Many lifelong learning opportunities are accessible through the library’s electronic databases. These databases include 24/7, self‐paced  instruction for career development, genealogy research, automotive repair, foreign language skills, crafting, and more. Since the library’s  reopening, Public Health Madison Dane County, Tenant Resource Center, Shelter from the Storm Ministries, and Project Recovery are onsite to  provide trusted information and assistance in the areas of health, rental assistance, workforce development, personal finances, and overall  recovery and well‐being.   Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Youth,  teen,  and  adult  summer  library program participation   3,040 3,033 3,134 3,058 1,829 1,993 13.2% ‐0.2% 3.3% ‐2.4% ‐40.2% 9.0% Youth, adult, and multigenerational  program attendance  27,704 28,805 29,634 30,876 20,781 21,576 8.4% 4.0% 2.9% 4.2% ‐32.7% 3.8% Reference Transactions  46,410 45,370 39,388 47,528 28,626 19,959 1.2% ‐2.2% ‐13.2% 20.7% ‐39.8% ‐30.3% Digital Resources (Databases)  3,360 3,452 10,625 12,112 23,173 23,313 CULTURE & RECREATION Public Library PUBLIC LIBRARY       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     157  LIBRARY 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Library 23.5 24.1 23.4 23.4 23.4 23.4 0.0 Total Personnel 23.5 24.1 23.4 23.4 23.4 23.4 0.0 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Library 2,170.1 2,052.1 1,495.6 2,398.9 2,539.9 2,721.9 182.0 Total Expenditures $   2,170.1 $   2,052.1 $   1,495.6 $   2,398.9 $   2,539.9 $   2,721.9 $   182.0 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Personnel 1,550.6 1,546.1 1,042.6 1,667.1 1,675.9 1,716.1 40.2 Ma teria ls & Supplies 366.6 254.4 238.8 421.4 420.0 395.5 (24.5) Contractual  Services 202.9 219.2 198.4 275.2 382.6 524.2 141.6 Professional  Development 6.0 5.2 4.2 8.3 8.6 8.6 ‐                      Capital  Items 44.0 27.1 11.6 27.0 52.8 77.5 24.7 Total Expenditures $   2,170.1 $   2,052.1 $   1,495.6 $   2,398.9 $   2,539.9 $   2,721.9 $   182.0 2019 2020 8/31/2021 2021 2021 2022 Increase Actual Actual Actual Projected Budget Approved (Decrease) Tota l Revenues 577.1 614.2 666.0 669.2 670.7 668.0 (2.6) Tra nsfer In 1,605.2 1,636.4 1,251.9 1,669.2 1,669.2 ‐                          Tota l Expenditures 2,170.1 2,052.1 1,495.6 2,398.9 2,539.9 2,721.9 182.0 Net Operating Result $   12.1 $   198.5 $   422.3 $   (60.5) $   (200.0) $   (2,053.8) $   (1,853.8) PERSONNEL BY DIVISION EXPENDITURES BY DIVISION $ in '000s EXPENDITURES BY CATEGORY $ in '000s OPERATING RESULTS $ in '000s     CULTURE & RECREATION Recreation HISTORICAL MUSEUM       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     159  MISSION   The collection, preservation, and interpretation of artifacts, manuscripts, and photographs that document the  development of our city and the lives of its citizens.  Museum staff are committed to developing exhibits, public  tours, and school programs that encourage interests in both history and civics, as well as promote community  pride.    DESCRIPTION   The museum provides a wide range of services to the community, under the leadership of a full‐time Managing  Director.  The primary functions of the museum are to engage the public with interesting and educational  exhibits and tours, as well as provide access to unique archival materials for individuals conducting  research.   The secondary function of the museum is to preserve the diverse collection of artifacts, manuscripts,  photographs, artworks, uniforms, and everyday items, by providing climate‐controlled storage facilities that  regulate temperature, humidity, light, pollutants, and pests.    With a priority on connecting with the community, the museum utilizes volunteers to assist in collections  management and inventory, in addition to fulfilling research requests and developing museum initiatives.  The  museum continues to partner with Sun Prairie Area School District teachers, the Business Improvement District,  Chamber of Commerce, The Star newspaper, and the Sun Prairie Media Center in order to promote community  strength and understanding.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Develop outreach and educational programming to expand the local history knowledge and interest for both  adults and children.  o Increase museum storage capacity and database accuracy while working towards the preservation of all  items in the collection.  o Addition of an LTE Registrar position.    2021 BUDGET OVERVIEW  A Collections  Management Policy was drafted and an Accessioning Team was formed to assess the backlog  of donated items.  Under this initiative, the Museum has accepted 40 unique artifacts into its permanent  collection from donations dating back to 2017.   New exhibits were developed to replace over 40% of the previous year’s displays.  For the second season,  the museum was open Wednesday through Saturday (11am – 4pm), May 1 through October 31.  This is  double the number of weekly open hours of previous administrations.   The museum became a local history affiliate of the Wisconsin Historical Society, in order to take advantage  of offered resources and increase museum visibility to a statewide level.  There is no fee associated with this  action.    CULTURE & RECREATION Recreation HISTORICAL MUSEUM   160     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Downtown & Central Corridor Vibrancy  *2021 data reflects information through July 31, 2021       Serve and engage the community through programs, tours, displays, and exhibits  that result in an increase of museum visitors.    Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Total Number of Visitors  2,886  3,642  350  200  321  282      Council Strategic Priority: Quality City Services    The  Sun  Prairie  Historical  Library  &  Museum  recognizes  the  priority  of  volunteer  recruitment  and  engagement  as  a  necessary  means  to  continue  an  efficient  operation of the museum.    Measure  2016  2017  2018 2019   2020  2021*  Total Number of Volunteers  N/A  N/A  15  25  18  15  Total Volunteer Hours**  N/A  N/A  N/A  126  298  277  CULTURE & RECREATION Recreation HISTORICAL MUSEUM       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     161      CULTURE & RECREATION Recreation RECREATION       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     163  MISSION   Inspiring the health, wellness, and connectedness of all those who live, work, and play in the Sun Prairie  community.  It is our mission to:   Provide and maintain an accessible, equitable, and sustainable park system.   Offer high‐quality recreational programming that is affordable and inclusive.   Restore, manage, and protect a diverse urban forest.   Promote and preserve open, natural spaces that provide local opportunities for exploration and  connectedness to nature.   Serve the community and provide programs and services that contribute to a high quality of life in Sun  Prairie.    DESCRIPTION   The Parks, Recreation & Forestry Department consists  of six divisions; Administration, Parks Maintenance,  Recreation Services, Forestry, Family Aquatic Center, and the Historical Museum.    The Administration Division coordinates, monitors, and manages the six divisions to form a system of services  that is responsive to the recreational, cultural, and preservation needs of the community.    Parks and Recreation Department staff  provide programming and administrative support for a community‐wide  parks and recreation program.    Programs utilize part‐time seasonal labor and vendors.  Programs are offered under one of the following  categories: Fitness & Wellness, Sports, Enrichment, Aquatics, Special Events, Family Programs, Out‐of‐School  Time, and Trips.    The Park, Recreations & Forestry  Divisions develop and maintain quality parks and recreational facilities for the  community.  Park space includes neighborhood parks, community parks, a citywide park, and special use areas  such as the Family Aquatic Center and the Pet Exercise Area.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Further expansion into new programming and the addition of more sessions  of existing programs,  specifically to preschool and youth sports and enrichment that have proven to be very successful in 2021.  o Explore feasibility of adding adaptive recreation programming to the program lineup.  o Continue to offer virtual, hybrid, and “at‐home/delivery” programs that were established in the midst of the  COVID‐19 pandemic.  o Re‐establish flagship programs such as youth track & field (100+ participants) and bus trips that were  suspended due to the ongoing COVID‐19 pandemic.  o Expansion of community events such as concerts and movies in the park by offering more events and  revamping the sponsorship program.  o Implementation of the financial sustainability plan.  o Addition of an LTE Office Assistant position.    CULTURE & RECREATION Recreation RECREATION   164     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       2021 BUDGET OVERVIEW    Established a healthy balance in the Recreation Special Revenue Fund that was fully instituted in 2020.   Continued to offer popular virtual, hybrid, and “at‐home/delivery” programs that were well received in  2020.   Successfully implemented Camp Cardinal Day Camp in partnership with the YMCA.   Continued expansion of the Neighborhood Navigators program by adding more staff and servicing more  neighborhoods/individuals.   Hired a second Recreations Program Specialist for the program areas of school‐based recreation.   Developed a financial sustainability strategy.    CULTURE & RECREATION Recreation RECREATION       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     165  PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services & Human Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021    Provide programs, services, and activities that are high quality and relevant to the community’s needs.  The Parks, Recreation & Forestry Department strives to achieve a rating of 80% of higher reporting that the overall satisfaction with the program,  department and registration process being “good” or “very good” with a return rate of 20% or greater.    Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Number of Evaluations Distributed  2,953  2,893  4606  901  398  344  Number of Evaluations Returned  585  493  432  287  116  84  Return Rate  20%  17%  9%  32%  29%  24%  Percentage of Evaluations reporting “Good”  or “Very Good” Overall Satisfaction  94%  96%  91%  81%  91%  97%      Provide programs that the community wants and needs. Program relevancy is evidenced by an increase in enrollments year after year in Parks  and Recreation Programs.  The program success rate measures the percentage of programs offered vs. the number of programs that were cancelled. Ensuring that the program  success rate stays above 75% indicates the programs offered are relevant to the community’s wants and needs.    Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Total Number of Enrollments  4,986  4,983  4,661  3,946  1,925  2,173  Total Number of Programs Offered  629  642  523  659  654  320  Total Number of Programs Cancelled due to  low or no enrollment  85  118  116  148  442  85  Program Success Rate  86%  82%  78%  78%  32%  73%      Maintain a fiscally responsible Parks, Recreation & Forestry Department  In 2020, the Parks, Recreation and Forestry Commission, which set forth Cost Recovery Goals aligned with national standards and best practices,  approved a Fees and Charges Policy. The cost recovery goals are based on the impact the program or service has on the community as a whole,  with a higher impact receiving a higher subsidy and a lower impact receiving lower or no subsidy.    2021 Cost Recovery Goals:  o Community Benefit – 0‐50% cost recovery  o Community Investment – 50‐100% cost recovery  o Individual Benefit – 100‐150% cost recovery  o Highly Specialized – 110% of greater cost recovery,  plus 20% surcharge to cover indirect costs    Cost Recovery Level  2016 2017   2018 2019 2020 2021* General Fund Cost Recovery  96%  94%  83%  86%  0%  0%  Total General Fund Investment*  $7,545 $10,769   $35,574  $19,771  $0  $0  Special Revenue Cost Recovery**  n/a  n/a  n/a  128%  117%  118%  Total Special Revenue Contribution**  n/a n/a   n/a $10,264  $8,678  $10,267    *Direct Program Costs only – does not include administrative costs.  **Excludes Community Events budget    Note: The goal is to offset program specific costs with program fees. There are general park and recreation administration expenses not allocated to a specific program  that are not included in this calculation.    Develop and nurture collaborative partnerships with a holistic, community‐centered approach  The Parks and Recreation Department seeks to develop two new collaborative partnerships annually.    Measure  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Collaborative Partnerships  21  21  34  41  55  30  CULTURE & RECREATION Recreation RECREATION   166     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget       CULTURE & RECREATION Recreation FAMILY AQUATIC CENTER       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     167  MISSION   Inspiring the health, wellness, and connectedness pf all those who live, work, and play in the Sun Prairie  community.  It is our mission to:   Provide and maintain an accessible, equitable, and sustainable park system.   Offer high‐quality recreational programming that is affordable and inclusive.   Restore, manage, and protect a diverse urban forest.   Promote and preserve open, natural spaces that provide local opportunities for exploration and  connectedness to nature.   Serve the community and provide programs and services that contribute to a high quality of life in Sun  Prairie.    DESCRIPTION   Each summer, thousands of individuals participate in  aquatics programs at the Family Aquatic Center.  Aquatics  programs include open swim, swimming lessons, swim team, lap swimming, water fitness classes, specialty  classes, special events, and private group rentals.    The pool is managed by a seasonal Pool Manager who oversees the Family Aquatic Center during the summer  months, with the Recreations  Supervisor overseeing off‐season operations and facility needs, as well as assisting  the Pool Manager throughout the summer as needed.    Additionally, one Aquatic Programs Coordinator and three Head Lifeguards directly manage the lifeguards, swim  instructors, and cashiers.    The Family Aquatic Center utilizes the Parks, Recreation & Forestry Department office for  administrative  support.  Seasonal labor is utilized to staff all open hours including swimming lessons, open swim, and swim  team.    2022 BUDGET HIGHLIGHTS o Planning to open with a full schedule of swim lessons, longer open swim times, and an operational  concession stand.  o Will renew contract to continue after‐hours cleaning.  o Re‐establish a schedule of special events.  o Group rentals will be allowed after suspending them in 2021.  o Purchase of Inclusive Aquatic Fitness equipment.  o Replacement of Pool Lane Lines, Poles, and Backstroke Flags.  o Replacement of Pool Starting Blocks.    2021 BUDGET OVERVIEW  The facility re‐opened after being closed for the 2020 season due to the COVID‐19 pandemic.  Parks,  Recreation & Forestry administrative staff developed a detailed COVID‐19 risk mitigation reopening plan to  ensure safety for patrons and pool staff throughout the summer.   Maintenance staff discovered a water loss issue just weeks before opening and successfully fixed it, only  delaying the opening by two days.  CULTURE & RECREATION Recreation FAMILY AQUATIC CENTER   168     City of Sun Prairie 2022 Annual Budget        The pool opened with a more limited open swim schedule than in previous years.  The concession stand  remained closed for the 2021 season.   The pool water heater was replaced in the preseason.   Contracted with a cleaning company to clean the facility bath house after hours.    CULTURE & RECREATION Recreation FAMILY AQUATIC CENTER       City of Sun Prairie 2022 Annual Budget     169  PERFORMANCE METRICS Council Strategic Priority: Quality City Services & Human Services  *2021 data reflects information through July 31, 2021  Provide aquatic programs, services and events that are high quality, accessible and relevant to the community’s needs.  Relevancy: A measure used to ensure that programs and services being offered are wanted and needed by the community is swimming lesson  enrollments compared to the total number of swimming lesson spots available (program capacity). The Family Aquatic Center’s goal is to  continue an upward trend of filling all swimming lessons with a goal to remain above 80% capacity.  Swimming Lesson Class Capacity  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Number of lessons offered  174  174  118  174  91  158  Number of available spots  1,822  1,735  1,187  1,172  1,234  1,162  Swim Lessons Enrollment  1,234  1,320  981  925  0  832  Percentage to full program capacity  68%  76%  75%  79%  0  72%    Affordability/Accessibility: A majority of revenue from the Family Aquatic Center is generated through season pass sales, token sales and daily  admissions.    Season Pass Type  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Total Family Season Passes  153  145  168  126  0  105  Total Individual Season Passes  21  18  22  18  0  21  Cumulative Season Passes  174  163  190  144  0  126    Tokens & Discount Punch Card Sales  2016  2017  2018  2019  2020  2021*  Total Number of Tokens Sold  3,760  3,756  3,486  n/a  0  0  Total Number of Discount Punch Cards Sold  n/a  n/a  n/a  34  0  7  Total number of group entries  n/a  n/a  n/a  1,953  0  550  Cumulative Discount Entry Sales  3,760  3,756  3,486  2,494  0  557    Note: Tokens were discontinued in 2019 and replaced with Discount Punch Cards. In previous  years, tokens were required for group entry, but in 2019, groups were allowed to pay for their  entry at the gate.       Attendance  2017  2018  2019  2020  2021*  June  7,204  5,948 3,909 0   828 July  11,984  10,104 10,409 0   8,769 August  7,165  6,401 4,533 0   n/a Total  26,353  22,453 18,840 0   9,047      Number of Closures  2017  2018  2019   2020