town 4.12.13 minutes

TOWN  OF  WESTBORO  The  meeting  was  called  to  order  on  Friday,  April  12,  2013  at  6:00  p.m.  by  Supervisor  Steve  Peterson.    Present  was  supervisor  Rocky  Jones,  Clerk  Julie  Scott,  Treasurer  Denise  Johnson,  and  Road  &  Maintenance  Director  Jeff  Peterson.    Absent  was  Chairman  Tim  Roiger.    Also  present  were  chair  elect  Ed  Schlosser,  supervisor  elect  John  Pipkorn,  Diane  Miles,  Gene  Lucia,  Harry  Stroik,  Carolyn  Jones,  Wendy  Thums,  Duane  Rademacher,  Bob  Shook,  Tracy  Shook,  Pipes  Edens,  Allison  Kempen,  Patrick  Tlusty,  Smokey  &  Nancy  Wiitala,  Jerry  Clark,  Tony  Matyka,  Candice  Celestina-­‐Smith,  Mike  Kennedy,  Steve  Thums,  and  Michelle  Grimm.    Dave  Pantzlaff  of  Ayres  Associates  gave  a  presentation  on  the  planned  improvements  for  the  Silver  Creek  Bridge  on  Business  Highway  13.      Notes  on  the  project:  ADT  of  390  card  per  day  for  2014;  bridge  will  be  225’  long  and  28’  wide,  two  11’  lanes  and  3’  shoulders  for  walking,  railing  pedestrian  height;  approach  to  the  north  125’,  south  approach  150’;  the  retaining  wall  by  Miles  property  should  not  be  affected.    Bids  estimated  to  come  in  at  about  $900,000.    Right-­‐of-­‐Way  acquisitions  to  occur  in  May  with  reports  signed  June-­‐July  2013;  property  owners  and  total  acreage  needed  to  purchase  was  conveyed.            Mr.  Pantzlaff  left  the  meeting  at  7:00  p.m.    S.  Peterson/Jones  motioned  to  approve  the  minutes  of  the  March  8,  2013  meeting  with  clarification:  $723  per  mile  per  ATV  route  and  gravel  of  6,000  yards  ‘plus  or  minus’.    Motion  carried.    Jones/S.  Peterson  motioned  to  approve  the  Treasurer’s  Report  as  presented.    Motion  carried.    S.  Peterson/Jones  motioned  to  approve  payment  of  bills  #17326-­‐#17379  in  the  amount  of  $45,091.81.    Motion  carried.    Jones/S.  Peterson  motioned  to  approve  elected  officials  to  attend  “Town  Officials  Workshop”.    Motion  carried.    Bob  Shook  questioned  the  weight  limit  posting  on  Zimmerman  Road;  he  felt  it  should  have  been  posted  on  both  ends  of  the  road.    Mr.  Shook  also  wanted  the  issue  of  the  town  purchasing  shop  tools  to  be  discussed  at  the  Annual  Meeting.    Jeff  reported  on  the  Asphalt  Maintenance  workshop  he  attended  on  3/8/13;  grader  was  transported  to  Green  Bay  for  repair,  four  quotes  were  received  with  Krug’s  Towing  being  the  best  price;  three  private  driveway  culverts  were  thawed  due  to  potential  damage  to  town  road;  James  Peterson  Sons  is  charging  $4.50/yd  for  gravel  and  $4.15.yd  for  breaker  run  in  their  Fischer  Creek  Road  pit;  information  is  available  for  the  Quick  N  Easy  shouldering  machine.    Jeff  met  with  Bill  Gantz  of  the  DNR  regarding  the  Fischer  Creek  Road  project,  paperwork  is  needed  and  Senator  Jerry  Petrowski  has  not  viewed  the  site.      Parts  for  the  culvert  steamer  are  needed.      The  library  is  requesting  availability  of  town  machinery  (grader  &  wheel  loader)  for  a  summer  reading  activity.    Board  requested  this  be  placed  on  the  May  agenda.        S.  Peterson/Jones  motioned  to  allow  the  R&M  Director  attend  the  MSHA  class  in  Medford.    Motion  carried.    Jones/S.  Peterson  motioned  to  release  bids  for  excavator/backhoe/ditching/  culvert  installation/chip  sealing.    Motion  carried.    Jones/S.  Peterson  motioned  to  table  the  issue  of  culvert  work  needed  for  2013  until  the  May  meeting.    Motion  carried.    Possible  replacements  needed  on  Everson,  Bus.  Hwy.  13,  Peterson,  Zimmerman  Road  South.     S.  Peterson/Jones  motioned  to  approve  two  days’  worth  of  brush  mowing  ($1500)  utilizing  J.J.’s  Brush  Cutting  Service.    Motion  carried.    At  7:30  p.m.  two  sealed  bids  were  opened  for  6,000  (+/-­‐)  yards  of  gravel.  John  S.  Olynick,  Jump  River,  WI  -­‐  $7.18  per  yard  James  Peterson  Sons,  Medford,  WI  -­‐  $7.90  per  yard  S.  Peterson/Jones  motioned  to  accept  the  bid  for  gravel  submitted  by  John  S.  Olynick  at  $7.18  per  yard.    Motion  carried.    At  7:45  p.m.,  four  sealed  bids  were  opened  for  crack  filling.  Lakes  Asphalt  Maintenance,  N3403  County  Road  E,  Medford  $10,866.00  +  Blow  &  Go  $1,573.00  for  a  total  of  $12,439.00     Scott  Construction  Inc.,  PO  Box  340,  Lake  Delton,  WI  $28,773.00  +  Blow  &  Go  $858.00  for  a  total  of  $29,631.00    Chippewa  Valley  Sealcoat,  13160  36th  Avenue,  Chippewa  Falls,  WI  $42,903.00  +  Blow  &  Go  $7,452.00  for  a  total  of  $50,355.00    Fahrner  Asphalt  Sealers,  PO  Box  659,  Eau  Claire,  WI  $24,052.00  with  Blow  &  Go  not  itemized    S.  Peterson/Jones  motioned  to  table  award  of  bid  due  to  verification  of  bids  submitted  and  new  town  board  to  review  roads  to  be  crack  filled.    Motion  carried.        It  was  decided  that  a  special  meeting  will  be  held  on  Friday,  April  19th  at  11:00  a.m.  to  view  roads  with  bid  award  to  occur  at  a  special  meeting  on  Saturday,  April  20,  2013  at  12:15  p.m.        Smokey  Wiitala  updated  the  board  on  the  proposed  ATV  plan/routes.    A  petition  was  presented  from  Chelsea  Avenue  property  owners  objecting  to  Chelsea  Avenue  being  open  to  ATV-­‐UTV  use.        S.  Peterson/Jones  motioned  to  open  all  town  roads  to  ATV/UTV  use  as  soon  as  signage  is  installed  and  adopted  an  ordinance  to  this  effect.    Motion  carried.    S.  Peterson/Jones  motioned  to  approve  the  request  by  Jacqueline  K.  Thums,  The  Korner  Bar  &  Grill,  N8847  Bus.  Hwy.  13,  Westboro  for  issuance  of  a  Combination  Beer  &  Liquor  License  and  cigarette  license  effective  May  1,  2013  thru  June  30,  2013.    Motion  carried.    Smokey  Wiitala  has  volunteered  to  be  the  Town  Constable.    S.  Peterson/Jones  motioned  to  table  this  until  more  information  is  obtained  and  insurance  questions  are  answered.    Motion  carried.    The  next  regular  meeting  was  set  for  Friday,  May  10,  2013  at  6:00  p.m.    S.  Peterson/Jones  motioned  to  adjourn  the  meeting  at  8:20  p.m.    Motion  carried.      Julie  Scott,  Clerk