town 05.12.2012 minutes

WESTBORO  TOWN  BOARD    The  meeting  was  called  to  order  on  Saturday,  May  12,  2012  at  8:30  a.m.  by  Chairman  Tim  Roiger.    Present  were  supervisors  Steve  Peterson  and  Eldred  Gumz,  Clerk  Julie  Scott,  Treasurer  Denise  Johnson,  and  Road  &  Maintenance  Director  Jeff  Peterson.    Also  present  were  Marlene  Rymer,  Violet  Thums,  and  Marvin  Webster  of  American  Asphalt  (left  at  8:53  a.m.).    Gene  Lucia  arrived  at  8:45  a.m.    Douglas  Thums  arrived  at  9:06  a.m.        S.  Peterson/Gumz  motioned  to  approve  the  April  21,  2012  minutes  with  the  word  change  of  ‘bid’  to  ‘quote’  in  regards  to  the  crack  sealing  item.    Motion  carried.    Roiger/S.  Peterson  motioned  to  approve  the  Treasurer’s  report  as  submitted.    Motion  carried.    Roiger/Gumz  motioned  to  approve  the  contract  amendment  with  Ayres  Associates  as  stipulated  in  an  e-­‐mail  from  Dan  Sydow.    Motion  carried.    The  bridge  was  inspected  on  May  3rd.    Jeff  reported  the  town  has  incurred  $4,200  so  far  in  the  newly  constructed  road.    Extra  breaker  run  was  needed  with  more  gravel  to  be  placed  and  compacted.    An  estimate  of  $3,623  was  received  from  American  Asphalt  to  pulverize  the  VFW  and  shop/firehall  parking  areas  and  $22,713.58  to  blacktop;  action  to  be  held  at  a  special  meeting  set  for  May  18th  at  7  p.m.      Discussion  was  held  as  to  when  Ruprich,  West,  and  Grittner  were  to  be  blacktopped  –  portion  to  be  done  before  Memorial  Day.    At  the  Asphalt  Maintenance  Class  attended  in  Marathon  it  was  recommended  that  nine  passes  be  made  when  grading  a  gravel  road.      Estimate  of  $200  per  toilet  was  received  from  Al’s  Plumbing  and  $240  from  Wojcik  Plumbing  for  new  toilets  at  the  VFW  Hall  and  basement  of  Community  Center.    Action  on  the  installation  of  a  ceiling  in  the  town  office  will  occur  at  the  special  May  18th  meeting.    A  sticker  will  be  placed  on  the  existing  Recycling  sign  indicating  that  ‘persons  are  under  surveillance’.      The  town  was  denied  the  Discretionary  Fund  grant  monies.        Jeff  updated  the  board  on  the  County  Mining  Committee  meeting.    Aquila  has  damaged  our  road,  so  will  keep  track  of  labor/gravel  charges.    Roiger/S.  Peterson  motioned  to  keep  the  street  name  of  West  Street.    Motion  carried.    S.  Peterson/Roiger  motioned  to  name  the  newly  constructed  road  from  Grittner  Street  to  County  Road  D  as  “June’s  Lane”.    Motion  carried.    S.  Peterson/Roiger  motioned  to  advertise  for  quotes  for  culvert  installation,  ditching,  and  the  construction  of  the  monument.    Motion  carried.      Action  to  be  taken  on  the  construction  of  the  roof  for  the  community  building  sign  will  occur  at  the  May  18th  meeting.    Motion  carried.    Roiger/S.  Peterson  motioned  to  purchase  a  150’  and  45’  culvert  for  the  Everson  Lane  and  Bus.  Hwy.  13  projects  from  Taylor  County  at  a  cost  of  $1,828.75.    Central  Culverts  submitted  a  quote  of  $2,299.68.    Motion  carried.              Price  estimate  received  from  Master  Clean  to  strip,  buff  and  wax  the  basement  floor  was  between  $705-­‐$806.    The  board  agreed  to  hire  a  private  party  to  do  this.    Action  to  hot  patch  Fawn  Avenue  East  and  West  will  occur  at  the  May  18th  meeting.    Gumz/S.  Peterson  motioned  to  approve  replacement  of  the  personal  handheld  GPS  for  Jeff  Peterson  and  also  purchase  a  handheld  GPS  for  the  town  sign  and  culvert  programs.    Motion  carried.     Roiger/S.  Peterson  motioned  to  eliminate  the  bag  phones,  purchase  two  new  cell  phones,  and  enter  into  a  new  phone  contract  which  will  increase  Jeff’s  cell  phone  monthly  minutes  to  1000  and  charge  six  cents  per  minute  on  the  other  two  phones,  monthly  cost  to  be  $55.70.    Motion  carried.      Roiger/S.  Peterson  motioned  to  permit  Lanny  Thums  to  bore  under  Bus.  Hwy.  13  when  installing  a  water  lateral.    Thums  would  be  responsible  to  replace  concrete/rock  in  road  as  needed.    Motion  carried.    The  board  agreed  to  participate  in  the  County  Tire  Collection  to  be  held  in  August  2012.      Jeff  ordered  more  signs/flashing  lights  for  Fischer  Creek  Road.    Update  on  the  wheel  loader  tire  problem.    Pomp’s  will  come  to  Westboro  and  do  work  with  Aring  to  pay  costs.        A  request  for  more  topsoil  at  the  new  park  was  received;  wait  until  after  the  Park  Committee’s  meeting  to  find  out  where  to  be  placed.    VFW  Post  7817  plans  to  repaint  the  sign  on  the  VFW  Hall.    The  board  felt  the  wording  “Community  Center”  could  be  eliminated.    Mush  Switlick  viewed  the  cracked  sidewalk  and  expressed  a  proposal  to  insert  epoxy  in  the  cracks.    Decker  Lumber  Company  must  submit  in  writing  that  if  this  does  not  work,  the  broken  section  of  sidewalk  must  be  replaced.    Minor  repairs  needed  in  the  firehall  will  be  done  later  this  year.    Town  Board  agreed  to  install  grounding  wire  for  firehall  on  a  Saturday.        A  written  agreement  was  received  from  John  S.  Olynick  Inc.  stating  they  agree  to  a  continuation  of  the  2011  gravel  contract  to  maintain  price  of  $7.18  per  yard.        An  e-­‐mail  from  Klinner  Insurance  was  received  regarding  the  coverage  for  town  road  signs.    The  old  shop  truck  and  fire  department  van  will  be  put  on  the  Wisconsin  Auction  site.    Ron  Zuleger  recommended  that  the  clear  silicone  be  placed  in  the  sidewalk  cracks.    Roiger/S.  Peterson  motioned  to  appoint  Deb  Koehler  to  the  Library  Board  serving  a  three  year  term.    Motion  carried.        S.  Peterson/Roiger  motioned  to  maintain  the  annual  operator  fee  of  $20.    Motion  carried.    S.  Peterson/Gumz  motioned  to  approve  the  request  from  Free  Spirit  MC  for  a  temporary  Class  “B”  license  for  an  event  to  be  held  May  25-­‐29,  2012.    Motion  carried.    Gumz/S.  Peterson  motioned  to  approve  the  request  from  the  VFW  Ladies  Auxiliary  for  a  temporary  Class  “B”  license  for  an  event  to  be  held  on  May  28,  2012.    Motion  carried.    Permission  was  granted  to  plant  flowers  in  the  building  planters.    The  question  of  allowing  4-­‐Wheelers  on  town  roads  was  briefly  discussed  with  no  change  in  policy.    Westboro  Pride  Day  is  scheduled  for  Saturday,  July  21st.    No  action  was  needed  regarding  the  letter  received  from  Richard  Waskowiak.    Roiger/S.  Peterson  motioned  to  approve  bills  #16753-­‐#16795  in  the  amount  of  $25,989.44.    Motion  carried.    A  special  meeting  was  set  for  Friday,  May  18,  2012  at  7:00  p.m.    Board  of  Review  is  Saturday,  June  2,  2012  from  9  a.m.  until  11  a.m.  with  the  June  board  meeting  to  follow.      Roiger/S.  Peterson  motioned  to  adjourn  the  meeting  at  10:35  a.m.    Motion  carried.      Julie  Scott,  Town  Clerk